关于加强档案馆档案资源建设的思考

张兆赫

摘 要：档案管理部门的最终目标是为实际的工作收集、存储和管理档案。因此，档案资源的开发和利用是档案管理部门的一项重要任务。尤其是在一些组织中，存在大量的档案，它包含了大量的信息资源，并与实际工作密切相关。因此，有必要开展深加工这部分文件，以便为用户提供高质量的服务和反映档案信息资源的价值。

关键词：档案馆；资源；建设；思考

一、开发利用档案信息资源的途径。

随着人们对档案的日益重视，档案信息资源的开发利用形式不断增加。主要在以下方面：

1.文件进行编辑

档案室的使用是档案管理工作最传统的形式，也是档案部门最基本的工作之一在档案管理工作中，档案管理员将原始资料从原始资料中精心提炼出来，并编入出版物，供出版和内部参考。这可以有效地节省时间和改进文件用户的使用效率，也能有效地反映文件的使用频率，充分体现了文件存储的重要意义。

2.利用当前互联网的便利，为用户提供档案信息

这是自网络普及以来，档案信息资源开发的一种新形式，也成为当前檔案服务方法的主要形式。

3.建立当前文档查询和利用中心

这是档案部门近年来在档案开发利用方面所采取的一项重要措施，也受到各界人士的广泛好评。

二、是档案信息的开发利用存在不足

1.信息的衰减和质量的不均匀性存在于编译研究的结果中。由于编制结果比档案的原始信息要小，在编制过程中，编制人员的专业水平和质量也存在差异，所以说，编辑和研究结果中信息的衰减是一个特别普遍的问题。

2.在提供档案信息的服务中，档案室缺乏服务意识，服务模式中存在不科学的地方，导致服务效率低下，不利于搜索和保存，尤其是原始文件的安全性，其隐患更大

3文献检索和利用中心的及时性很差，因为从收集到利用需要一定的时间，所以在档案部门使用现有文件一定会有滞后性。

三、是加强档案信息资源的开发利用

1.通过合作，加强档案资源的开发利用

由于档案开发人员存在着专业素质不高的问题，档案的开发利用有必要通过使用外部参考来加强。同时，有必要加强档案工作与社会的方方面面之间的联系和交流，以便更好地使它更接近社会。此外，还应该采用激励方法，积极的调动单位和个人档案开发利用档案信息的使用，促进档案工作的积极参与档案资源的开发和利用。

2.加快档案数字化建设

数字档案的建设是一项长期的系统工作。因此，为了更好地提供在线服务，需要建立一个基于数字信息技术的、健全的数据库数据质量控制系统，为用户提供文件信息、文件信息处理产品和咨询等在线服务。同时，在目前各类档案网站普遍建立的现状下，有必要开展有效的档案服务。这将是一种新型的档案利用方式，具有很好的发展前景。此外，作为档案管理部门，还需要充分利用高校和科研院所的资源，使档案网站更加广泛和互动，为用户提供更好的档案信息服务。

3.结合政府信息披露工作。

随着我国经济社会的快速发展，相应的我们也应该提高档案的开放程度。由于使用文件的范围和用户的组成是多样化的，所以，在继续文件阅读中心工作的同时，我们还必须提高档案的开放性，以分期和分批方式逐渐向社会开放。与此同时，公开文件的列表也被公布了。我们必须严格执行《档案法》，使已经形成30多年的档案及时向全社会开放。正确处理文件的打开和保密性。建立合理、科学的公开和保密文件，妥善处理档案的开放性和保密性是必要的。此外，档案工作人员还应注重培养两种能力。第一是科学管理档案的能力，第二种是阅读和解析存档文本的能力和习惯。在这个方面，我们应该要借鉴国外档案工作相对成熟的经验，分配一定数量的高级人员负责口译档案和文件，并为之展开工作

4.加强资源整合

计算机技术应用于档案信息资源的管理，实现了档案信息资源的数字化，同时也实现了档案信息资源的集中，提高了整个社会对档案信息资源的利用。在对档案信息资源进行数字化转型的同时，要实现档案信息资源的整合。所谓整合档案信息资源，就是把重点放在特定的主题上，集中信息资源集中在分散的文件上，集中在某一领域或某一对象的基本情况。档案信息资源的整合包括传统的和数字的集成内容。这种融合可以进一步提高档案信息资源的开发利用水平，为今后数字档案的建立打下良好的基础。

5.全面提高档案人员的整体素质

档案保管员的作用之一是在广大信息和各类用户之间充当信息中介，承担组织管理和信息传播的重要功能。因此，有必要提高档案本身的质量，作为信息时代的档案保管员，他必须成为一个“全能”人员。并且能最大限度的加强档案工作中的服务创新。能够根据档案部门不同时期的轻重缓急，加强与其他行业的联系，走出“孤独”，了解社会各界对档案信息和档案工作的需求，积极提供优质服务，也只有这样做，档案馆档案资源的建设才能取得较好的效果。

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