高职院校档案电子信息化建设的影响因素分析

许琪玮

摘 要：随着科技时代的飞速发展，高职院校档案电子信息化建设成为必然趋势。作为高职院校综合建设体系中的重要组成部分，高职院校档案对优化学校教学品质、提升学校综合素质能力具有不可忽视的促进作用。本文从高职院校档案电子信息化建设的必然性入手，分析了高职院校档案电子信息化建设的影响因素和所面临的问题，简要的提出了新时代高职院校档案信息化的解决方法。

关键词：高职院校；档案管理；不利因素；信息化；数字化

1.前言

随着信息时代的到来，数字化成为新时期社会各领域发展建设的主流模式。教育领域作为知识传播的主要载体，必然走在时代发展的最前沿。近年来，高等职业技术教育的迅速发展，对档案规范化管理提出了更高、更新的需求和标准，必须加强和完善档案信息化建设，以更好地适应新时代的要求。要充分利用和借助数字化、网络化等现代化技术手段，以现代化管理模式取代传统档案管理模式，以达到高效快捷的利用和共享资源的目的。因此，加强档案电子信息化建设对提升高职院校整体办学管理水平具有十分重要的现实意义。

2.档案电子信息化建设是高职档案管理的必然趋势

2.1.社会的发展离不开信息化建设

随着经济、科技的不断进程，高校带动国民经济未来的发展已成为社会公认的事实。随着高校地位的提高，高校档案作为高校发展的重要一环，其价值也越来越受到社会的重视，其涉及领域也从原来的单一性发展到多个领域。因此，为了满足档案开放式的网络化管理需求，更快地适应社会对自动化的强烈需求，必须加快档案信息化建设，以更好地和时代接轨。

2.2.现代高等教育对信息化的需求

新时代的档案不仅在数量上有很大的提升，其内容也更为新颖、全面，形式上更为系统化、规模化，档案信息资源共享、归档材料配套实现电子信息化、调取档案的利用手段等将逐渐成为档案发展的必然趋势。然而，传统管理模式根深蒂固，给档案管理带来很多不便，新型的档案资源对管理的条件以及技术都有更高、更新、更细、更精准的要求，这就要求创造出一种更科学、高效的方式来适应工作发展的需要，这种方式就是档案电子信息化建设。

2.3.时代发展对档案自身的要求

随着技术的不断发展，信息的表现形式也不再拘泥于纸质文字，纸质档案已无法满足信息对载体的需求。同时，档案的利用方式也同以往有了巨大的差异，档案的利用不仅体现在纸质翻查，其更多地要求能通过档案资源共享得到更广泛、更方便和快捷的服务。为了满足社会各领域的不同需求，必须实现档案自身的信息化。

3.高职院校档案电子信息化建设的现状

3.1.重视程度不足

大部分高职院校是通过中专、中职等学校晋升而成，因此档案管理的条件和水平相对落后，对档案信息现代化建设没有清醒的认识且投入甚少。有些学校甚至纯粹为应付检查而设置了一些基本条件。这严重拖后了档案建设的进程，不仅违背了高职院校档案信息化与时俱进的原则，同时也制约了高校自身的发展。

3.2.基础设施不足

一些高校档案设施设备的配置还相对落后，档案管理系统软件不成熟，使得数据无法及时传递及共享，从而滞后了档案信息化的速度。缺乏安全保障措施和技术支持，一旦档案管理软件被病毒或某些不安全因素破坏，后果不堪设想。

3.3.专业管理人才不足

档案专业管理人员、信息处理人员、系统维护人员严重缺乏，或者与实际工作不相匹配。

4.高职院校档案电子信息化建设的制约因素

4.1思想认识不到位，缺乏大档案建设意识

主要是领导基层思想认识不到位，尤其是认识不到档案信息化建设的技术含量，认识不到档案管理职能的办学功效，有意识的削弱档案管理职务的功能与地位，使相关的档案管理机构存在的价值大打折扣，所以在人员配置方面随意性、散漫性比较强，有些专业技术岗位高职低配，甚至有些档案管理人员身兼数职，致使档案信息化建设成为纸上谈兵，无法实现资源共享和利用。

4.2专业管理团队综合素质偏低，跟不上现代化发展步伐

檔案管理团队专业素质低、专业专职人员少的问题普遍存在。档案管理工作十分繁重，枯燥单调，一些高学历的专业人员不愿意从事档案管理工作，因此，档案管理工作团队大多由非专业、学历低、年龄大的人员组成。这些人对数据存储和压缩技术、声像技术、安全技术几乎一窍不通，对专业知识也是一知半解，缺少专业技能，很难满足高职院校对档案信息化建设发展的需要，严重影响了高职院校档案信息化的进程。

档案管理人员缺乏相关专业知识和学历，或者只有专业知识而缺乏相关的信息技术知识。直接导致专业合作工作能力严重不足，无法实现互联互通，使档案讯息的获取渠道受阻，无法搜集到相关档案资料资源。甚至有的工作人员缺乏电脑、数字化基础设施、多媒体等电子设备的操作能力，导致档案管理信息化的变革更新很难实施和进行。

4.3基础设施建设相对薄弱，满足不了数字化建设的需要

新时期社会各个领域都已经实现了智能化办公，很多高职院校的档案信息化建设还处在开发和利用的初级起步阶段，总体状况相对落后。一些高职档案管理机构仍然存在使用初级计算机办公的情况，无纸、数字、网络电子化得不到基本实现。甚至有部分高职档案管理机构还在用已经淘汰或弃用的计算机，难以配置现代化的管理软件系统。硬件建设环境设施不全，对档案信息化建设投入不足，不能实现档案目录网络管理与档案信息网络化管理共享信息资源的要求。

4.4管理体制机制滞后，不能适应信息化建设进程。

部分高职院校档案管理制度不完善、不健全，形同虚设，工作人员不能严格按照操作规程执行操作程序，甚至不能严格按法规管理档案，造成档案资源管理混乱。目前一些高职院校档案管理内容，依然是一些传统的基础建设为主，缺乏图片、语音、录像、实体物档案，从而大大降低和减少档案的利用率。

5 结语

高职院校档案工作者应从增强档案意识、加强建章立制、丰富档案信息、实施网络化管理、做好毕业追踪、加大开发利用等相应措施入手，积极转变观念，提高思想认识，树立大档案的服务性意识，不断优化和完善档案管理制度，通过建立数据库、加强网络化、数字化等信息化基础工作建设，并建立安全保障系统，提升档案信息化管理的标准化水平和工作品质。

参考文献

[1]刘瑛.网络环境下高校档案信息化建设进程中的问题与对策探析[J].中国教育信息化.2012.（5）

[2]孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].情报科学.2012[2].（2）