档案员如何管理档案探索

唐春仙

摘 要：有效的档案管理可以很好的提高工作效率。本文通过阐述当前档案管理普遍存在的问题，通过对现有问题的分析，针对性的提出相关改善意见。希望可以给相关档案管理工作者提供参考借鉴。

关键词：档案管理；工作模式；改善意见；

随着城市信息化建设不断推进，档案管理工作发生了重大变化。电子商务的诞生给了人们更加便捷的工作方式，同时也为档案的管理等工作提供了更加新的工作形式，进一步提升了档案工作的效率以及高度。如何有效的运用现代化技术实现档案管理的新变革这也成了摆在当前需要攻克的难关。

1 现状分析

长期以来对于档案的管理一直在追求将现代化技术与传统的档案管理模式相融合。最早期人们试图将档案管理与单机管理相配合，后来开始建立全方位的系统管理模式，这些都在一定程度上提高了档案管理的互通性与数字化处理的快捷性，一定程度上实现了传统档案管理的创新与技术改进。但究其而言这些都没有很好的在一定程度上对传统的管理模式产生真正意义上的变革。管理的核心仍旧围绕着纸质文件进行，这也一定程度上严重制约了现代化信息技术建设的发展。

而当前，信息时代理念逐渐兴起其强大的优越性使得其在全球范围内掀起一轮新的信息化浪潮。基于数字理念的城市建设正逐渐改变人们的思维模式。“电子文件”应运而生，这是一种完全垫付传统档案管理的新理念，基于此人们可以更加便捷、快速的或许需要的内容，大大提高了办事效率的同时改变了档案管理的运作模式。此外近些年国家大力提倡开展电子商务模式，将传统束缚的档案学接轨到信息与信息系统领域，提出了二元理论，为实际工作提供了新的内容与方向。

2 新的管理形式

新的時期下，档案管理的模式应当适当的摒弃传统形式的思想以及管理手段，其应当将数字管理系统与传统管理相结合，即将实体档案管理与信息技术并行，将传统的纸质档案以数字技术形式与信息技术相融合。

2.1档案接收处理

档案的接收是整个档案管理的首要前提，基于传统形式的档案管理模式改革首先就要以此为出发点进行。传统形式的纸质档案管理其主要特征是对实物纸质文件的管理，基于管理的特殊性其经常采用”后控制”的管理模式，随着电子文件等的兴起，“前段控制”的新型管理模式逐渐成为时下研究的热点。基于前段控制理念，新时期下档案文件的管理应当将电子文件的可靠性、可读性以及完整性等技术与文件的形成过程相结合。基于该理念可以最大可能的避免工作的重复性以及滞后性，很好的将原本重复的工作内容进行简化提升，大大提高了整个工作的运行效率。

2.2信息处理模式上的改革

未来基于计算机技术的不断优化，档案管理的模式必将迎来变革。基于计算机技术辅助，可以建立完善的档案管理系统，其可以集成化的将档案的接受、处理、分类、存储等进行集中处理。这也一定程度上为实现用户端集中处理综合信息提供极大便利，便于用户快速查阅所需内容。与此同时，基于计算机强大的信息处理能力，对于档案的统计可以更加全面快捷，有效的提高对档案的深度处理技术。

2.3服务模式的改革

目前，随着人们对档案的管理意识不断增强，也同时为了顺应社会的需求，未来对于档案的管理势必将进一步开放化，服务的形式也将迎来巨大变化。

传统形式的档案服务形式，其主要以纸质实物形式进行，这也一定程度上无法实现对档案文件的深度处理，从而无法很好实现档案的深度分析处理工作。随着计算机技术与档案管理的不断融合，基于计算机模式的新的档案服务模式，可以更好的为用户提供信息资源，档案的管理模式也逐渐转变为对信息产品的生产、开发与共享。其档案管理的核心也逐渐由传统的纸质实物的管理逐渐转化为以用户为核心，不断完善的服务体系。

此外，借助互联网环境的优势，档案管理不仅仅需要延续传统形式的面对面管理服务，同时还需要学会基于网络环境的服务提供。线上与线下两种服务模式的结合，无疑实现了相互之间的优势互补。档案管理网站集成了大量的数据信息，资源内容广泛，基于计算机的便利性可以更加高效、快捷的以及更低成本的实现对信息档案的管理。与此同时，对于档案管理者以及收益用户，借助互联网平台的优越性他们可以第一时间获取档案相关变更信息，准确的掌握用户的实际需求，有利于进一步提高用户的服务质量，从而实现档案管理工作与社会公众的密切联系。

3 新管理模式的新的契机

大数据时代的到来，改变了人们传统的思想模式。在新的市场经济条件下，任何产业都应当立足实际迎合新技术实现自我的提升与突破。而只有实现思想上的改进突破，实现观念上的转变才可以真正意义上的实现新形势下的档案管理模式的改革。在新形势下，档案管理模式较以往有了巨大变革，其工作的核心由传统的实物纸质档案的管理转变为以数字化平台为基础的围绕用户打造的管理服务平台。此外，基于新时期的档案管理模式，也必将是基于大量新技术以及新设备的改革应用。这也就需要具备的新的人才，具备新的技术管理模式。综合性人才，尤其是计算机领域的专业人才将是未来档案管理的核心需求，也因此未来挖掘该方面的专业人才将成为档案管理需要面临的严峻问题。

4 总结

随着计算机技术的不断普及，传统的档案管理行业迎来了新的发展契机。传统的档案管理其在效率上已经无法很好的满足时下用户需求。借助计算机平台的辅助，不仅仅可以提升管理效率，同时还可以为用户提供良好的使用体验。因此发展计算机技术与档案管理是未来发展的必然趋势，只有实现两者的高度融合才可以为档案管理提供新的契机，带来新的变革。同样，拥抱新的变革势必带来一定的困难，尤其是人才领域的匮乏，是未来发展急需解决的问题。

参考文献

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