档案信息化建设与档案管理的思考与实践

摘 要：随着社会的发展与进步，档案管理逐渐形成信息化建设的趋势，然而在档案信息化建设不断发展与不断推进的同时，档案信息的管理技术也在不断的发展当中，并也已形成相对较健全的管理机制。但是，在对档案信息进行实际的管理中，仍存在一定的弊端或者问题有待改进。基于此，本文针对档案的信息化建设与管理进行具体的分析，进而使得档案的信息化建设与管理得到有效的提高。

关键词：档案信息化建设；档案管理；思考与实践

基于我国的经济发展正处于不断进步与发展的阶段中，传统的纸质档案管理已然无法满足当前的经济状况。传统的档案管理在进行资料的相关整理与放置或者是共享上，未得到很好的处理，难以跟上社会发展的脚步。因此，在现代社会中更需要不断发展档案信息化管理，而要想实现档案信息化管理就必须要对档案管理内容通过系统化的方式展开，并对计算机数字化进行有效的管理以及利用，进而能够使档案相关管理人员在展开工作期间得到一定的便利，更好地发展档案管理。

1 档案信息化建设与档案管理的概念

档案信息化建设是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。

档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。另外，档案是历史的见证，反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。

2 改善档案信息化建设与档案管理的思考与实践

2.1 提高管理人员的服务意识

档案信息化的有效建设和档案管理工作的有效执行，主要取决于档案管理人员是否具备良好的服务意识，因此，相关部门应有效加强档案管理人员树立正确的工作态度。首先，需要引导相关管理人员充分意识到自身职责的作用和重要性，同时也要意识到自身工作内容无法顺利进行所产生的影响，并强调相关人员积极与其他部門人员进行交流，并养成人人平等的意识，在执行实际工作过程中，尽可能的避免出现懈怠或者消极的现象。其次，应定期对档案管理人员进行专业化的服务培训，使相关人员能够在潜移默化中不断提高自身的服务意识。另外，还可组织档案管理人员进行实际工作情况的相关评价与考察，对于表现优异的管理人员适当的给予一些鼓励或者是福利，使管理人员能够更好的开展自身的职责。还能对表现优异的管理人员给予职位晋升的优先权利，将这些作为诱饵，使管理人员能够更加约束自己的行为规范并做好自身的工作，从真正意义上提高管理人员的服务意识。

2.2 提高档案信息化管理水平

在加强档案管理信息化的建设过程中，档案管理人员对信息化知识与技能的熟悉度、掌握度，对于档案信息化建设具有非常重要的作用与意义，直接关乎着档案信息化管理水平的高低，所以，有效促进档案管理人员在信息化方面知识与技能的提高，对于加强档案信息化管理水平而言，具有极大的作用。通常而言，档案管理人员的年龄普遍偏大，对于一些比较新兴的知识与技能在进行学习的过程中，其接受能力与一些比较年轻的、青年人相比一般会较弱些，这便需要相关部门能够制定并执行一系列培训计划，有针对性的对档案管理人员展开相应的培训。譬如，可组织档案管理人员进行理论知识与实践操作相结合的方式展开培训，理论与实践之间的有效结合，能够帮助档案管理人员更有效的理解并掌握关于信息化方面的知识与技能，进而也就使档案信息化的建设以及相关管理工作得到有效开展，同时也为其发展带来有效的保障。

2.3 引入优秀的网络信息人才

档案信息化建设与管理是一个比较新兴且考验相关人员综合素质的工作，因此，只有具备较高的综合素质和专业知识技能的人才，才能胜任这一项工作，并保证其工作得以顺利运行。倘若相关部门普遍认为档案管理人员只需要加强对自身工作的培训便可，那将会难以使档案信息化建设的速度得到有效提高，基于这一情况，相关部门应积极引入优秀的网络信息人才，进而使档案信息化建设得到充分的发展。优秀的网络信息人才不仅具备相对较专业化的知识与技能，在日常工作期间遇到疑难时能够运用自身所掌握的专业知识与技能进行有效的解决，同时，优秀的网络信息人才还具备相对较丰富的建设经验与管理经验，能够帮助相关部门在进行档案信息化建设过程中给予一些有效的意见与方向，使档案信息化建设得到良好的发展。相关部门引入优秀的网络信息人才，对于档案信息化建设与档案管理工作的发展而言，就像是催化剂一样，能够在具有优秀网络信息人才的基础下，进一步促进档案信息化建设与档案管理的发展，进而使得档案管理工作在得以顺利开展的基础下加强其发展，同时这也是有效节约相关部门人力、物力、资金的一种表现。

3 结束语

总的来说，基于新时代发展的背景下，互联网逐渐蔓延在人们生活的各个角落中，并得到广泛的应用，而互联网的出现也给人们的生活与工作带来了极大的便利，可以说是彻底改变了人们的生活。但是，互联网的存在就像是一把双刃剑，在展开档案信息化建设以及管理的相关工作过程中，互联网在有效降低人力物力的同时，也给档案信息的安全性造成了一定的影响。基于此，相关单位便需要充分提高管理人员的服务意识、提高档案信息化管理水平以及引入优秀的网络信息化人才，进而使得档案管理得以更好地发展。

参考文献

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[2]周海英.军队科研单位档案信息化建设的实践与思考——记“军队后勤科研数字档案网络服务系统”试点工作[J].兰台世界.2017（S2）

[3]李艳.关于高职院校档案管理信息化建设的思考[J].时代教育.2016（17）：252

作者简介

周艳，广西桂林，钦州市建恒森林建设投资有限公司，职称：助理馆员（初级），本科， 研究方向：档案管理