事业单位档案管理信息化建设存在的问题以及改进策略

摘 要：随着我国经济的不断发展和科技的不断创新，我国的事业单位档案管理信息化建设工作也正在不断改善。但是其目前还存在一些问题影响着我国档案管理信息化的进步。所以在事业单位日常的档案管理工作中，应该将解决其存在的问题当成工作的重点。本文将就我国事业单位档案管理信息化存在的问题及其解决方案进行全面的讨论。

关键字：档案管理；信息化；存在问题；解决方案

近年来，我国经济水平和科技水平不断上升，导致相关事业单位在其档案管理信息化工作上的要求越来越严格，致使我国的档案管理制度越来越完善。在新型档案管理模式的基础上，我国的档案管理工作也出现了很多新的问题。所以，如何解决这些问题就成为了当下工作的关键因素。

1 目前我国事业单位信息化档案管理出现的问题

1.1 盲目进行档案信息化工作

当代社会电子办公设备已经非常普及，将档案管理工作与电子技术相结合，能够很大程度的帮助工作人员查找自己的资料。在信息化平台的应用，能够使事业单位充分的利用资源，减少在查找档案上时间的浪费。所以，档案管理信息化能够有效的提高工作效率，但也不是随便的一个平台就能够完成该项工作的。虽然大多数应用软件能够完成书面档案管理工作，但是在档案管理信息化方面，只有少数的专业软件能够满足其工作要求。我国的一些企业单位已经开通了公司内部局域网络的使用，所有的文件都能被存储在资料库里面，而且公司的内部员工也会有阅读限制，拓展了档案的交流合作，但是存在着公司管理不当的问题，对于电子档案的存储位置没有清楚的规定，或者因为工作人员的操作不当导致档案丢失情况。

1.2 档案的信息化管理的安全系数较低

目前来看，我国事业单位的重要档案管理方式与普通档案管理方式有所不同，甚至会涉及到我国的国际机密，所以这就要求我国档案信息化管理必须具有极高的安全水平，关键资料一旦流出后果不堪设想。但是现阶段来讲，我国的档案管理工作在很大程度上忽视了其安全系数的重要性，使一些重要信息收到了威胁。在资料调取过程中的身份验证工作不够导致了资料的泄露，还有个别事业单位仍允许外网的登陆，这就给不法分子提供了可乘之机。因此，相关事业单位必须严格控制内部网络的监管力度，将档案的信息化管理安全性作为目前工作的重点。

1.3 档案的信息化管理工作人员的专业水平不够

当今社会给人们提供了很多新的职业选择，求职者也更愿意选择一些自由程度较高且创新能力强的工作单位。应届毕业生对于那些过于平淡的工作，无法提起较高的兴趣。导致事业单位的档案管理人员多数是工作经验不足，专业水平较低的人群，这就会在很大程度上影响档案的管理工作，使得档案管理工作秩序紊乱，甚至导致档案丢失的情况发生。所以事业单位必须严格控制档案管理人员的工作能力，选择专业水平较高的工作人员担任此职务，全面优化档案管理的工作队伍。

2 根据当前档案信息化管理工作的问题制定解决方案

2.1 设计完善的档案信息化管理体制

事业单位是我国较为特殊的一个工作单位，事业单位的档案信息化管理工作也处于相对偏僻的情况，但是我国有在此方面拥有相当明确的的法律条文规定。因此，我国目前的档案信息化管理工作必须严格遵守我国相关法律法规的要求进行，也就是说我国的档案信息化管理工作必须受到相关法律条文的限制，必须有明确的工作准则。不同类型的事业单位也应该结合自身的特点，制定科学、适合的事业单位档案信息化管理制度，增强工作人员的责任意识，从而达到较强的自我约束能力。

2.2 严格要求档案管理的监督工作

严格的监督管理工作能够在很大程度上帮助事业单位档案信息化管理工作的顺利开展，并且必须保证相关工作在法律允许的情况下展开。良好的监督管理工作能够在一定程度上提高工作人员的积极性，从而培养工作人员的创造力，提高事业单位档案信息化管理工作的安全系数。事业单位应该同时进行内部监督和外部监督工作，两者之间相互平衡，相互支持。使得工作中的错误操作行为得到正确的指导，为我国事业单位档案信息化管理工作贡献力量。

2.3 加大档案信息化管理设备的管理工作

事业单位的档案管理工作是一项较为系统的工作，不管是信息收集、储存、提取工作都具有非常关键的意义。各个部门联系密切，相辅相成。所以这就要求事业单位具备全面的档案信息化管理设备，符合国家的法律规定，其储存方式不仅要做到方便快捷还要节约资料的查找时间，当发生意外情况是还要能够得到及时的解决。档案管理的工作人员还要促进全文数据库和多媒体数据库的系统建设。还可以通过接受电子资料的方式实现各种资料的信息化录入和管理工作。最大程度上我国档案信息化管理工作的工作效率。

2.4 從整体上提升相关工作人员的专业水平

增强相关人员的培养工作，提高工作人员的专业技能来实现提高档案管理工作的工作效率这一终极目标。事业单位应该定期对工作人员进行专门且要求严格的专业培训工作，给工作人员提供更多的向外界学习的机会，在传统档案管理模式的基础上不断的更新档案信息化管理的工作模式，使工作人员最大程度的掌握相关技能，结合自身情况分配不同的工作种类，将工作人员的工作效率发挥大最大水平。使档案信息化管理能够更好的为社会提供便利的服务。

2.5 对档案的信息化管理提出科学的规划

事业单位需结合单位的自身情况，如经济情况，工作人员工作情况等合理的安排档案信息化管理工作的发展目标，不能急于求成，窃取其他事业单位的成功经验，必须对自身情况有一个全面而且正确的分析判断。将实现档案信息化管理这一终极目标分成多个小目标逐一完成，从而实现档案信息化管理工作的科学合理的发展。

3 结束语

近年来我国经济水平迅速提高，为我国事业单位的档案信息化管理工作提供了优良的发展环境，建立事业单位信息化管理制度是我国当今社会发展要求的必要选择，能够有效的提高档案管理水平，大大缩短在资料查找上浪费的时间，所以解决现存的档案信息化管理问题是相关事业单位日后的工作重点。

参考文献

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[2]冯跃萍.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].黑龙江科学，2016，7（13）：138-139.

[3]马晓娟.事业单位档案管理信息化建设中存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2017（04）：83.

作者简介

陈媛（980-），女，汉族，江西上饶，当前职务：综合处副处长，当前职称：助理馆员，本科，研究方向：档案管理