关于加强新时期企业文档保管工作的思考

王艳

摘 要：在企业的经营发展历程中，会形成大量的文档，而这些文档是帮助企业进行重大决策的重要依据，更是企业发展中的宝贵资源。新时期下，如何加强企业文档保管工作，使之能够在企业发展过程中得到最大化的利用，是企业有关职能部门面临的重点课题。基于此，文章就加强文档保管工作的重要意义出发，并以此为基础，展开关于加强新时期企业文档保管工作的思考，以供参考。

关键字：新时期 企业文档保管工作 思考

企业文档是指企业过去和现在的各项经营生产和管理活动直接形成的，对企业有保存价值的历史记录，是企业发展历程的再现。21世纪的今天是一个全新的知识经济时代，时代的变更向企业的文档保管工作提出了新的要求，企业的各项管理工作面临着新的机遇与挑战，其中包括文档保管工作。由此可见，就加强新时期企业文档保管工作这一课题进行思考，并探索有效的对策，无论是对于提高文档保管水平，还是优化企业资源配置，都有着十分重要的意义。

1 加强企业文档保管工作的意义

市场经济体制改革的深入推进，在一定程度上影响了企业文档保管工作的实施。在此背景下，如何加强文档保管工作已经成为帮助企业提高市场竞争力的重要手段之一，文档保管工作显得愈发重要。下面就加强文档保管工作的意义进行论述：

1.1 加强企业文档保管工作是推动企业改革与发展的客观需要

对于企业来说，文档是企业开展各项生产经营管理活动的重要依据之一，其和企业的经营发展建设和内部管理活动等都有着密切性的关联。所以说，加强文档保管工作，做好文档资料的归档工作，能够及时提供企业所需的第一手资料，促使企业健康发展。

1.2 加强企业文档保管工作是实现社会信息交流与共享的体现

企业文档资料中存储了企业历年来的发展信息资源，还包括了一些人才资源信息等。通过加强文档保管工作，及时地为企业提供必须的资料，帮助各部门获取相关的资料信息，能够在一定程度上加强各部门之间的交流，拓展信息交流渠道，实现信息的共建共享，从而达到为企业经营发展建设服务的目的。

2 当前企业文档保管工作存在的主要问题

2.1 企业重视程度不足，缺乏有效管理机制

企业文档是对企业的经营发展历程、经营活动等的记载，只有以文档为依据，才能够做好各项经营生产活动。但是，就当前的实际来看，企业在开展经营管理活动的过程中，仍旧是把重点放在企业在经济市场的占有率上，而对文档的保管工作关注力度很低，甚至把文档保管工作和档案管理工作列为同一工种，并由同一个人来完成，随便应付了事。企业对文档保管工作的重视度低，使得文档保管工作在企业内部管理体系中的地位日趋弱化，这就一定程度上阻碍了保管工作的开展，严重影响了文档资料功能作用的发挥。

2.2 管理制度不完善，缺乏制约协调机制

当前的绝大多数企业在开展文档保管工作时，都习惯沿用“一条龙”模式，即是负责该项工作的人员，其所取得的文档资料由他自己负责去装订归档，并担任保管职责。在这种“一条龙”管理模式下，倘若某一个负责人员调到其他部门工作或者辞职，那么他所负责保管的文档资料就会受到使用限制。一旦离岗的工作人员对其所负责保管的文档资料交代不清楚，那么中途接手的工作人员也就会“无从下手”，从而引发文档资料保管混乱的问题。

3 新时期下加强企业文档保管的可行性对策

3.1 增强时代认识，提高企业员工文档意识

企业的文档保管工作之所以成效不高，与企业员工文档意识不高有着密切的关系。因此要想稳步落实文档保管工作，首先就要解决企业员工的认识问题，只有帮助他们进一步解放思想，脱离传统陈旧观念的束缚，树立新理念，才能够让他们充分认识到文档保管工作是企业全局工作的重要内容之一。而在此过程中，企业还可以通过讲座、广播等渠道广泛宣传文档保管工作的相关知识，让企业员工能够对文档工作有一种全新的认识。而对于负责文档保管工作的相关人员，则可以强化他们的能力培训，让他们接触先进的文档保管知识，使他们能够用一种开放性、前瞻性的视角在更高的层面上筹划文档工作，实实在在地解决文档保管工作中存在的问题。

3.2 完善管理制度，规范文档保管工作建设

规范合理的管理制度是文档保管活动得以正常开展的前提基础与保障。现今虽然企业在稳定管理上都建立了一定的管理制度，制定了一系列的规则，但是许多都只是流于形式，模仿其他一般管理活动的规则制定样式。这些脱离了文档保管工作实际的制度条例，并不能很好地指导文档工作运作，不仅无法起到应有的管理效果，还导致整项文档保管作效率下降。所以，建立完善的管理制度，并严格按照这个制度进行执行是非常有必要的。首先，企業应认真贯彻执行《文档法》、《省文档条例》，强化依法治档，使各项文档保管工作能够逐步实现规范化管理，做到归档有范围，立卷有标准。此外，企业还要结合自身实际，加强对《文档保管制度》、《文档借阅制度》等制度的制定，认真落实各项文档保管工作任务，确保文档工作得以有条不紊地开展。

3.3 重视设施建设，提升文档保管工作的设备条件

通过信息化技术的深入应用，能够实现管理的自动化，从而提高企业文档保管工作的质量。因此，相关职能人员首先需要加强文档保管的设施设备建设，通过计算机以及网络化技术的应用，实现保管手段以及工作方式的自动化。尤其是对于文档资料的存储以及传递等，更需要最新的信息化文档管理技术——电子文档，将其运用到计算机的控制中。一方面，电子文档可以有效借阅文档的存储空间，将文档资料存储到载体光盘、硬盘中去。而另一方面，电子文档的查阅调用也十分方便，当员工需要查阅某一文档时，他们无需在文档架上“苦苦寻觅”，只需要在电脑上通过输入文档相关关键字点击搜索即可。如此一来，不仅实现对文档资料的高效有序管理，并能够大大减少工作人员的负担，有效地解决了繁琐复杂的工作，这明显有助于文档保管整体效率的提升。

3.4 建立特色数据库，全面提高文档保管水平

新时期下，传统的纯人力文档保管模式已经远远落后于企业的发展水平。在此背景下，要想做好文档保管工作，全面提高保管水平，就必须要引进现代化的科学技术，优化工作流程。数据库管理作为一种现代化的信息技术，其在当下已经被应用到各大领域中，并获得了一致认可。企业可以根据文档保管工作的实际需要，利用相关技术建立特色的数据库系统，以实现文档的高效管理。首先，可以建立数字化的档案数据库，并引进如：数码相机、电子扫描仪等信息化设备，对档案进行信息化处理，并将其刻录成光盘，便捷、高效存储。其次，可以建立文档信息化服务站，提高重要文档信息资料存储的安全性。当然，企业还要加大对技术领域的关注力度，适时引进云计算、大数据等核心技术，并将这些技术投入使用，为文档保管工作所利用。

4 结语

综上所述，新时期下，文档保管工作愈发受到各大企业的重视，在未来，其也将会在企业的发展过程中占据着越来越重要的地位。因此，作为负责文档保管工作的相关职能部门和人员，必须要充分认识到文档保管工作的意义所在，并不断实践与探索，找出有效的保管对策，以全面提高文档保管水平，确保企业得以健康顺利地发展。

参考文献

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