信息技术环境下机关单位财务档案管理刍议

孙亚文

摘 要：随著信息技术的不断发展，社会步入信息化发展时代，在这一背景之下，社会各个方面的发展都发生了翻天覆地的变化，其中受到影响最大的就是档案管理工作，信息技术环境下档案管理工作迎来了新的发展方向，朝着新发展方向的档案管理工作能够获得更好的效果。然而，在信息技术环境下，档案管理工作仍然存在不少的问题，因此，本文从机关单位财务档案管理入手，立足于此探讨信息技术环境下机关单位财务档案管理，以供参考。

关键词：信息技术；机关单位；财务档案管理

1 前言

步入二十一世纪以来，社会就已经进入到网络信息化时代，尤其是信息技术的进一步发展，无论对人们的日常生活还是对社会各个行业的发展，都发生了巨大的改变。在信息技术环境之下，社会上的各行各业都逐渐普及互联网技术，对于机关单位财务档案管理工作而言，也迎来了新的发展方向，但是由于机关单位财务档案管理工作仍然存在不少问题，导致机关单位财务档案管理工作在朝着新方向发展的过程中受到不少的阻碍，为了能够做好机关单位财务档案管理工作，以及充分发挥档案管理工作的作用，要结合信息技术的发展，采取有效的措施来优化综合机关单位财务档案管理工作，从而促进整体的进步与发展。

会计档案信息化作为社会档案信息化的重要组成部分，是社会发展和信息化时代的必然要求。对于会计信息化档案的管理还处在简单的资料保管上，对会计档案信息化管理标准化的理论虽然有所研究，但是未对档案信息化管理水平进行衡量。档案信息化管理水平的落后，体系构建的不完善，已经严重制约了行政管理以及科研工作的顺利开展。基于以上考虑，首先分析了档案信息化管理现状及问题，论述了构建会计档案信息化管理评价指标体系的必要性，提出该指标体系构建时必须遵循科学性、系统性、可延续性、代表性、可操作性、可比性基本原则；从以上原则出发，进而深入探讨了评价指标体系构建中的基础设施、信息资源、档案信息政策、标准和法规、档案信息化环境、档案信息化潜力、档案信息化人才等指标的具体实现，构建了会计档案信息化管理评价指标体系。通过对影响会计档案信息化管理的一级评价指标和二级评价指标权重的计算及一致性检验，有效证明了该指标体系构建的合理性、科学性和易操作。同时考虑到在实施过程中存在着不确定因素，文章最后从建立和完善会计档案信息化管理评价指标体系的有效途径、建立与完善保障体系的策略、建立会计档案信息化管理支持体系、建立会计档案评估的公正实施机制等方面的策略来保证会计档案信息化管理评价指标体系的实施。

随着计算机技术、网络技术和数据库技术的飞速发展， 财务系统信息化建设发展很快。随着财务系统信息化水平的不断提高，但财务系统中的档案管理和共享仍然存在很多问题。

2 机关单位财务档案管理存在的问题分析

随着信息技术的不断发展，互联网被广泛应用于社会生活的各个方面，也对传统的财务档案管理产生了不小的冲击和挑战，导致财务档案管理工作中问题横生。这一章节主要探讨的内容就是信息技术环境下机关单位财务档案管理存在的问题，通过明确这一方面的内容，从而为后续对策的探讨奠定基础。

2.1 管理信息化程度低，未实现办公自动化

在信息技术环境下，信息技术在各行各业得到广泛应用，对于机关单位财务档案管理工作而言，不仅迎来了新的发展机遇，而且也面对着不少的挑战。机关单位财务档案管理迎接的机遇，指的就是信息技术发展为机关单位财务档案管理工作的开展提供了众多的选择，合理应用就可以得到进一步发展，而机关单位财务档案管理面对的挑战就是当前机关单位财务档案管理信息化程度偏低，无法实现档案管理工作的办公室自动化，对机关单位财务档案管理工作产生了不利的影响，在很大程度上影响机关事业单位各项工作的开展。

2.2 工作效率不高，工作人员能力不高

我国机关单位财务档案管理的工作内容呈现繁杂这一特点，具体管理手续过于繁琐，在管理财务档案过程中需要消费大量的人力、物力，导致机关单位财务档案管理工作效率低下，无法满足新时代发展之下对机关单位财务档案管理工作提出的要求。与此同时，从事机关单位财务档案管理工作的员工，在面对信息技术发展环境下机关单位财务档案管理，自身具备的能力不足，没有较强的信息技术操作能力，无法很好的胜任机关单位财务档案管理工作，在一定程度上影响机关单位财务档案管理信息化的发展，进而影响整体的进步与发展。

3 信息技术环境下机关单位财务档案管理工作策略探讨

在信息技术环境之下，机关单位财务档案管理工作迎来了新的发展方向，要想在新的发展方向走到更好，机关单位财务档案管理工作必须结合信息技术的发展特点，采取合理的措施优化机关单位财务档案管理，以此来推动机关单位财务档案管理工作得到更好的发展。这一章节就主要针对于此，提出以下几个方面来进行探讨和研究，希望可以为实际的机关单位财务档案管理工作提供一些参考意见，从而促进整体的进步与发展。

3.1 从管理入手，优化财务档案管理工作

信息技术环境下机关单位财务档案管理，所能采取的第一个措施就是从管理入手，采取相对应的措施来优化档案管理工作，从而促进整体的进步与发展。首先，信息技术环境下机关单位财务档案管理，纸质文件都将转变为电子文件，因此，要确保电子文件保存完整，不仅要在收集过程中对档案内容的完整性进行核对，而且也要由档案生成部门，在此基础上进行归类和储存。其次，需要提高网络化管理水平，一方面要完善档案管理的相关法规，促使档案管理工作有规可依；另一方面在档案数据库的接口处，建立防火墙并且设置权限，以此来提高档案信息管理的安全性。最后，重视非结构性数据，所谓的非结构性数据，指的就是排除企业决策、管理信息、员工信息等直观且可利用信息之外的数据，对这些数据予以重视，有利于促进档案管理工作得到更好的开展。

3.2 加强信息化建设，提高管理人员的信息处理能力

信息技术环境下机关单位财务档案管理，所能采取的第二个措施就是加强信息化建设，提高管理人员的信息处理能力，从而促进机关单位财务档案管理工作得到良好开展。首先是加强信息化建设，机关单位要结合信息技术的发展，引入先进的设备，以实现机关单位财务档案管理的办公室自动化为要求来开展一系列工作，以此来促进机关单位财务档案管理工作质量的提升。其次是提高管理人员的信息处理能力，机关单位要定期开展培训活动，而培训内容要包括对员工知识的丰富、能力的锻炼、素质的教育、信息技术处理能力的培养等多个方面，以此来提升档案管理人员的工作能力与工作素质，

4 结论

综上所述，在信息技术发展背景之下，机关单位财务档案管理工作面对着不少的机遇与挑战，如何抓住机遇并且克服挑战，是机关单位财务档案管理工作获得发展的关键，而本文就针对于此，进行了上述论点的探讨，希望促进整体发展。

参考文献

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