微信公众号在档案利用服务中重要作用分析

郑立芳

摘 要：在当前信息时代，信息化技术在各个领域广泛应用，微信公众号被引入到档案利用服务中来，有效的保证了档案管理工作的有序开展，而且通过两者结合后，档案管理工作的质量和效果有了大幅度的提升。文中对微信公众号平台在档案利用服务中应用的现状进行了分析，并进一步对档案信息服务利用微信公众平台的策略进行了具体的阐述。

关键词：微信公众号；档案利用服务；现状；策略

在当前信息时代，人与人之间交流方式更趋向于网络平台，特别是微信的出现，在人们工作和生活中得以广泛渗透，微信公众号受到人们的广泛应用，将其与档案利用服务工作有效结合，可以为社会和人们提供更加便捷的档案服务。

1 微信公众号在档案利用服务中应用的现状

当前全国档案行业现有的微信公众号已有几百个，部分档案微信公众号运营效果较好。不仅能够为用户提供查档和预约服务，而且还能够定期向用户推送档案知识，并展示档案汇编成果，及时公布档案动态活动信息。但并非所有档案微信公众号都如此，部分档案部门的微信公众号发展较慢，并处于停滞不前的一种状态。

1.1 “空壳”账号频现

当前在档案部门中微信公众号的应用已具备一定的规模，但在实际应用过程中，部分公众号的应用情况不乐观，存在空壳账号的现象。仅是利用档案微信公众号来作为宣传的旗帜，没有具体内容展示。部分档案微信公众号自申请后就没有状态更新。部分单位和部门设立微信公众号存在追随潮流的想法，但对于微信平台却没有进行有效的管理和维护，因此导致空壳账号现象频繁出现。

1.2 表面功能丰富但不具有实用性

部分档案微信公众号虽然具有一定的服务项目和清晰的层次，但用户无法主动咨询并及时获取到所需的信息。部分档案部门在已开通的微信公众号中，只是将一些历史照片、馆藏信息及活动通知等内容进行推送，内容十分单一，没有充分的发挥出微信公众平台的功能。部分档案部门虽然利用微信平台发布了信息，但信息不及时更新，无法有效的满足用户查档需求，缺乏与用户之间的有效互动，这些档案微信公众号其实用性较差，并没有发挥出档案微信公众号在档案利用服务中的优势。

1.3 更新频率较低，关注度较少

部分档案微信公众号中，虽然有较多的单向公布信息模块，但信息更新频率较低，部分单向推送的档案信息存在内容单一问题，与用户需求的信息不相符，这也导致这些档案微信公众号普遍存在活跃度和影响力不高的问题。这部分档案微信公众号中所展示的档案信息，很难激起用户的兴趣，同时用户本身对利用公众号获取档案信息的方式也不认可，同时档案微信公众号与用户之间缺乏互动和沟通，这也导致关注档案微信公众号的人越来越少，部分档案微信公众号甚至无人关注，这就导致一些档案微信公众号失去了存在的意义。

2 档案信息服务利用微信公众平台的策略

2.1 加强宣传力度，提高公众意识

档案部门在建立微信公众号以后，应当主动推送一些有关本馆、本单位的档案信息，而这些信息最好是经过加工形成的有效信息或是一些用户们喜闻乐见的生动信息，以此来吸引更多的人关注此微信公众号，提高档案微信公众号的知名度。与此同时，这些相关部门还要对此公众号进行长期的精心管理和妥善维护，也使其具有一定的诚信度，让用户们慢慢对其建立起信任和依赖。久而久之，这些微信公众平台就会创造出一个良好的档案服务和档案利用环境。

2.2 丰富各项功能，完善服务途径

当前档案微信公众号的功能多集中于档案业务查询、档案知识科普、档案文化宣传和档案部门活动通知等。在档案业务查询功能中，主要以档案信息的查找及利用档案的预约为主，部分档案微信平台可以提供在线预警服务，从而为用户提供高效准确的档案信息，不仅节省了用户的时间，还有效的提高档案部门的服务效率。但利用档案预约功能很多档案微信公众号在使用时都存在不到位的问题，用户无法及时得到反馈或是反馈的信息与需求不相符，长此以往，用户必然会失去查询信息的兴趣。这就要求档案部门要进一步对档案业务查询功能进行完善，加强与用户的互动联系，使用户查询档案信息能够获得一个满意的结果。

在档案微信公众号推送信息中，多以档案知识科普和档案文化宣传为主，部分档案部门利用档案微信公众号来宣传档案保护技术知识、档案管理技巧，普及档案法律法规知识，展示地方文化特色和展览档案汇编成果等，而且取得了较好的成效。因此要求一些没有及时更新状态的档案微信公众号，需要努力进行改进，充分的利用微信平台的功能，将更具实用性的档案知识积极提供给用户，使档案微信公众号成为档案部门宣传的平台，使其成为用户获取知识和信息的重要渠道。

利用微信公众平台推送档案信息，完成档案的查询利用，是相关档案部门为档案信息服务工作开辟的新途径。除了要丰富现有的功能外，还要完善微信平台这一服务途径，使得微信公众号成为档案服务事业的创新平台。

2.3 努力规范管理档案微信公众平台

微信公眾平台作为网络信息的产物，在给档案工作带来便捷的同时也隐藏着一定的风险，这就需要档案管理部门要努力规范和完善对微信公众平台的管理工作。首先，要明确档案公众号的定位，建立诸如《档案微信公众平台管理办法》等相关规章条例，为档案微信公众平台的利用提供制度保障。其二，微信公众号的命名要统一规范，能够体现档案工作的权威性、严肃性，而且不同的档案馆应该设置不同的图标，突显档案工作的特色化和个性化。最后，就是要成立专门的工作小组，对档案微信公众平台的组建工作进行策划、完善、规范和纠正。比如对语音的录制要求必须能够讲标准的普通话，声音优美、服务态度良好。

2.4 挖掘档案与公众平台优势的结合

档案工作要突出特色，这种特色又需要与公众平台的优势相互结合，才能够最大限度的发挥档案微信公众平台的作用，推动档案事业的发展。譬如利用公众名人、专家的微信公众二维码加强档案宣传工作，让更多的人了解档案。针对不同的档案使用者，可以分组、分地域的去推送精准的高质量的档案信息，让档案信息为广大的用户所了解和使用，进一步发挥出档案的巨大价值。还可以利用自定义关键词进行信息回复，一旦用户输入了相关档案的关键词就可以回答系统自动提出的问题，让用户学习档案知识，了解更多的档案信息。

3 结束语

微信公众平台是信息时代的重要产物，将其与档案利用服务相结合，可以充分的借助于微信公众平台的优势，针对于档案用户的需求来为用户提供及时的档案信息服务，实现对档案微信公众号的高效利用。

参考文献

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