档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析

杜雅霞 刘璠

摘 要：随着国家经济的发展，档案管理工作受到广泛重视，传统的档案管理方式已经不能满足现代化管理要求，因此，相关人员必须要科学分析档案管理原理，并将其应用在档案管理现代化系统中，提升档案管理工作质量，为其发展奠定基础。

关键词：档案管理原理；档案管理现代化；应用措施

1 档案管理原理分析

档案管理工作是现代化社会发展中，进步较为缓慢的管理体系，具有长期发展的特征，因此，管理人员必须要予以足够重视，逐渐提升档案管理工作质量，优化其发展体系。但是，在档案管理工作长期发展与进步中，工作阶层与特征存在差异，在一定程度上，导致档案管理工作通用性与流通性受到影响，难以增强档案管理工作效果。这也表明档案管理工作具备封闭性特征，导致档案管理工作在实际开展中，出现一些矛盾性问题，难以优化其发展体系。由此可见，在实际工作中，相关部门必须要科学应用档案管理先进方式，促进其向着更好的方向进步。

2 档案管理现代化分析

档案管理现代化，就是管理工作人员利用现代化管理学科知识，采取先进管理方式开展相关活动，例如：应用网络信息技术与先进基础设施等开展管理工作，促进档案管理的现代化进步。管理工作人员必须要重视自身主动性与创造性，积极转变传统的管理工作方式，对其进行一定的改革，在社会经济发展的情况下，发挥计算机基础设施与网络信息技术的作用。同时，档案管理工作人员需要重视各个领域的现代化管理需求，利用不同的工作方式对其进行处理。

3 档案管理现代化改革必要性

随着国家经济的发展，档案管理工作受到广泛重视。然而，目前部分企业在档案管理工作中，还存在一些问题，无法提升现代化信息技术的应用效率，难以保证数据信息的准确性，不能保证数据信息储存的安全性与合理性。传统的纸张档案管理方式已经不能满足我国现代化发展需求，除了会导致数据信息搜集与整理速度降低之外，还会引发一系列的管理问题。然而，在应用现代化管理方式之后，工作人员可以利用网络信息技术等对信息数据进行收集与整理，提升档案信息数据查阅的便利性与安全性。在备份处理之后，可以做好应急工作，规避信息数据丢失等问题。对于档案自身管理环境而言，现代化管理方式可以拓宽其储存空间，减少纸张的应用，减少资源浪费问题。在现代化管理工作条件下，档案管理人员可以提升数据信息资源共享工作的可靠性，建设专门的管理系统，利用先进的管理方式对其进行处理，规避档案管理中存在的各类问题。由此可见，在档案管理工作中，对其进行现代化改革较为必要，相关部门在实际工作中，必须要制定完善的管理方案，创新工作方式，发挥现代化技术的应用作用。

4 档案管理原理在档案现代化中的应用

4.1 档案系统管理措施

在对档案系统进行管理的时候，相关工作人员需要制定完善的管理制度，创新工作方案，提升其工作质量。要想促进档案管理现代化发展，就要制定核心系统理论机制，明确工作目标，摒弃传统的管理模式，打破传统管理方式的局限性，树立正确的现代化发展观念，创建全面的系统管理理论系统，对其进行有效的管理。同时，还要树立整体管理观念，利用分层次管理的方式对其进行处理，保证可以优化档案管理工作系统。档案管理人员可以利用系统工程建设方式全面开展各类管理活动，发挥系统中各个管理分支的运行价值，并对其进行有效的融合，形成整体档案管理结构，以此提升其工作效率与工作质量。对于档案管理工作而言，工作原理的应用较为重要，只有掌握工作原理，才能逐步创新工作方式，并对其进行有效的归纳总结，利用先进技术促进档案管理工作的现代化进步。

4.2 加强重视力度

档案管理部门在实际发展中，必须要加强对于档案管理工作的重视力度，树立正确的工作观念，并严格、谨慎的开展相关管理活动。首先，要正确应用档案材料，根据社会经济发展情况、文化发展情况与产业发展情况等，丰富档案管理材料，为其后续发展奠定基础。其次，相关工作人员在实际管理中，必须要明确档案管理对象，大力开发各类信息资源，在信息资源共享的情况下，节省人力与物力，降低其管理成本，以此提升档案管理部门的经济效益，达到预期的管理目的。

4.3 发挥外向与内向作用

在档案管理期间，相关工作人员必须要重视工作原理的向外与向内功能，遵循相关管理原则。对于向外功能而言，主要就是档案管理人员为社会做出的各类共享，根据社会的实际发展需求，逐渐优化自身工作形式，并创新工作方式，保证可以根据社会发展需求等为其做出较多的贡献，以此提升档案管理工作质量与社会价值。对于向内功能而言，主要就是促进档案管理部门的良好进步，提升内部部门的发展效率，根据自身工作要求与部门的发展需求，对各类工作进行全面的处理。同时，档案管理工作还具备一定的服务特征，工作人员需要树立正确的服务观念，发挥自身工作价值，灵活运用向外与向内功能，促进社会的长远进步。

4.4 科学应用反馈原理

在档案现代化发展中，相关人员需要科学应用反馈原理，保证可以提升其工作质量。首先，工作人员可以将自身工作分為几个要素，通过良好的排列与组织，对各类要素进行全面的规范、约束，在提升自身工作效率的情况下，发挥现代化档案管理方式的应用作用。其次，管理人员需要站在不同角度看待事物，对其进行全面的分析与排列组合，在科学分工的形势下，逐步优化自身工作方式，提升自身工作质量。同时，还要明确档案管理职责，做好各类科研工作，提升其工作可靠性。最后，相关部门在开展档案管理工作的时候，必须要制定完善的管理制度，创新工作方式，并对其社会效益等进行处理，明确工作目标，逐渐增强档案管理机构的工作效果，发挥其工作作用，达到预期的工作目的。

5 结束语

在档案管理过程中，管理人员需要制定完善的管理方案，将工作原理应用在档案现代化中，提升其工作质量与可靠性，发挥现代化技术的应用作用，满足社会档案管理发展需求。

参考文献

[1]许惠玮.基于档案管理原理在档案管理现代化中应用的几点思考[J].黑龙江档案，2014（04）：149.

[2]马蕴.浅议档案管理原理在现代化档案管理中的应用[J].经营管理者，2015（06）：308.

[3]叶永清.档案管理现代化原理应用初探[J].城建档案，2015（04）：58-59.

作者简介

杜雅霞（1965-），女，中共党员，承德市交通运输管理处，从事档案管理工作。