浅析档案管理信息数据库建设工作

高玲

摘 要：随着信息化时代的发展，档案管理信息数据化是档案管理的未来发展趋势。虽然这种管理方式已经成为了一个发展方向，但是不少国内外专家在研究电子档案管理信息数据化时遇到了很多问题。我国的电子档案管理也存在着这样的问题，而且大部分的电子档案对于纸质档案来说，只是辅助性的工具，并没能充分发挥电子档案的功能。档案数据库可以看作是一些档案数据的集合，将档案管理与现代化科技结合起来，从而实现对档案有效地管理。这在档案信息化的建设过程之中起着至关重要的作用。因此本文将对这些问题进行简单的探讨，并给出个人对于改善这些问题的觀点。

关键词：档案管理；信息；数据库建设

档案数据库技术是伴随着互联网技术发展起来的档案数据处理方式，通过利用互联网技术对档案数据进行数据化管理模式。由于它是利用一定的数据模型且主要面对着企业部门的数据，因此它具有独立性强、数据安全性高、信息完整等优点。档案数据库的建设可以节省纸质档案，还可以提升档案管理的效率，并且档案数据库可以进行长时间的保存。

1.档案管理信息数据库建设的问题

1.1缺乏统筹规划

虽然档案信息库的建设有着许多的优点，但是这个过程中也出现了很多的问题。缺乏统筹规划就是档案信息库建设过程中不能被忽视的一个问题。因为我国的答案信息库建立比较晚，因此档案信息数据库的各种标准不够完善，多年以来，我国的信息数据库的建设过程都与世界其他国家有较大的区别，而且建设的质量又参差不齐。因为没有具体的标准体系可以供大家学习，所以我国各地的信息档案数据库的建设都各有其优缺点，结构更是五花八门。尤其是在选取网络系统和数据描述等方面严重缺乏标准化管理方式。由于我国档案数据库的建立在统筹规划方面有所欠缺，因此它的安全可靠性就被大家质疑，更大的缺点就是由于各地采用的标准不相同，因此造成了在使用电子档案管理时极大的不便。

1.2数据库建设的定位不准确

档案信息数据库的建立应该包括两个方面：实体档案数字化和网络信息数据化地建设。而我国的档案数据库的建设还处于比较低级的状态，只停留在把纸质档案转化成数据库信息的阶段，这样对实质工作并没有什么太大的意义，也无法解决纸质档案信息冗杂查找速度较慢的问题。我们国家对于数字库建设的定位是存在一定误区的，只是把纸质档案数据转移至网络中无法真正做到利用网络来实现档案数据库的信息化管理，不能够通过互联网形成一个信息源，所建成的数据库中的信息并不能做到共享。要想实现档案信息之间的真实共享，必须要加强对档案信息数据库建设工作的完善更好的促进数据档案信息化的管理水平以及服务质量。为了更好的提高档案信息服务的质量，需要不断地建立数据库管理标准。在制定具体的标准时，要充分的借鉴国内外的先进水准但还要结合我国的具体情况，将国外的先进水平，融入到我国的具体国情之中，这样才能从根本上加快建立数据库管理的标准规范流程。

1.3缺少专业人才和发展资金

要想发展一个事物，必须要有人才支持和资金支持，发展档案信息数据库建立和完善，更是需要专业人才和大量资金储备。而在目前的档案库信息建立过程中，专业的信息管理人才是很缺乏的。因为数据档案库信息化管理需要有专门的互联网方面的人才来对所建成的软件进行维护管理，当前这种人才缺失的状况，造成了数据档案库信息化进程缓慢。另一个致命的限制条件就是资金缺失，没有资金储备的支撑就没有办法，快速的发展数据档案库信息化地建设。因为数据化建设一般需要软硬件的开发以及互联网的应用，这些东西都是需要巨大的资金投入的，经费不足严重影响了档案数据库的建设与开发。

2档案管理信息数据库建设的发展方向

2.1加强统筹规划

要想建立和完善档案信息数据库，必须要加强对这项工作的统筹规划，为其树立一个行业标准，因此这需要档案事业管理部门的积极配合。档案事业管理部门应该制定相应的宏观政策来调控当前状况下各地数据库建设各有标准的窘状，我们应该适当的学习国外的先进理论，合理安排地区与行业之间的层级规划标准。详细的规划建设好数据库的总体思路和目标，一定要以数据库的共享为基础来发展，要协调好各地的数据信息，在数据的框架结构以及内容方面有严格的标准，这样就能有效的避免不同地区之间由于标准不同而出现的信息不能够共享的状况。政府部门一定要做好引导的职能，来协调各个地区之间由于标准不统一，质量层次分级的局面；各地区部门只要根据上级指导，严格的按照标准来执行计划，以实现全局数据库共享的远大目标。

2.2完善信息数据库的建设技术

数据库的建立是需要有技术的支撑的，因为档案数据库的信息化建立需要有计算机知识的支持，因此，这个工作比较繁杂和困难。因为它涉及的技术层面比较广，所以当管理部门在进行工作之前一定要进行充分的论证，以保证数据的可靠和正确。不仅要考虑到当前状况下人们对其需求，更要将目光放远高瞻远瞩考虑其未来发展方向，尽可能的完善信息数据库档案的内容。还应该培养一批懂得计算机网络以及数据库建设的人才，因为这个工作需要的专业化知识较高，因此专业化的人才对于数据库的开发和建立有着至关重要的作用。

2.3培养人才并给与资金支持

因为档案库数据化建设工作在我国，还仍然处于一种比较小众的状态，真正有专业技能知识的人才对这个工作没有太大的好感，因此真正投入这个工作的人其实他们的专业技能并不足以匹配这个工作。所以国家一定要从观念上向广大有计算机知识的青年树立这个工作的意义，并且培养一批既懂的计算机网络知识，又能熟练管理档案数据的专业化人才。举个并不恰如其当的例子来说，古人言重赏之下必有勇夫，这句话在当代依然适用。如果进行这项工作可以获得高工资回报，那么我相信专业化人才也会更多的涌向这个领域中来。由于数据库档案的建设需要大批的资金投入，政府一定要做到在资金方面的支持，每年拨出的专项经费应该更可能的多一些，只有这种做法才能推动我国数据库档案信息化管理的进程。

3 结语

我国的信息化档案数据库建设起步较世界许多国家都晚，因此我国的档案数据库建设还仍处于比较落后的状态。对档案进行数据库信息化管理，可以满足不同用户对于不同信息资源的需求，在对于建立数据库档案的过程中出现的各种问题，要及时地进行完善。只有不断的完善数据库档案的信息化过程，才能保证它的安全性以及信息完整性，对其未来发展也有着重大的意义。

参考文献

[1]王艳.谈档案管理理论与档案数据库建设[J].黑龙江史志，2014-8-8.

[2]张冬弘，郭先安.关于档案数据库建设问题的探讨[J].陕西档案，2012-4-25.