国土档案信息化相关问题思考

黄宝华

摘 要：在互联网以及信息化技术的快速发展背景下，档案管理工作也在不断的产生变革，电子信息化办公模式已经逐渐被手工管理操作模式给代替。国土档案管理在该趋势下也不能例外，纸质档案的数字化加工以及信息化管理体系在不断的进行建设，已经打算将其进行全面的展开，而且随着国土档案信息资源库构建的日趋完善，最终必定会发展为集成式的国土档案管理信息系统。但是在国土档案信息化的过程中仍然存在诸多难点，本文对其进行分析探讨总结出有效的解决途径，为推动国土档案信息化进程提供一定的参考。

关键词：国土档案 信息化 问题思考

1 国土档案信息化的发展概况

21世纪以来，房地产市场经济的火热发展直接增加了国土业务办理卷宗的频次，同时又在全国土地第二次调查与土地利用规划修编等大型专题项目的落实，从而使得国土档案量急剧增加。因此为了强化管理，各地都已经针对国土档案信息工作作出一定的应对。国土档案信息化进程的起始主要就是构建案卷级的电子条目，也就是常用的Excel表格，从此可以说是手工登记向信息化管理的转变，为档案查询节省大量时间；直到2000年，在电子设备与数字化加工软件的基础上，国土部门开始运用照片式或者是数字化的加工扫描为主的全文档案资源库建设，纸质档案的调阅也就相应减少许多；最近几年，国土档案信息化在全国迅速展开之后，主要的省会城市都在不断的将档案数字化工作进行推进，该阶段的国土信息化建设就表现的更加规范化、制度化。尤其是传统的C/S架构的档案管理系统逐渐向B/S架构进行转化；同时为了运用无纸化办公提升办公效率，政府也在电子政务系统的基础上对档案管理系统集成式开发也开始逐渐步入正轨。

2 国土档案信息化建设的技术保障

国土部门在落实档案信息化建设时应该与本部门的档案管理的特点进行结合，要充分考虑档案信息化的现实基础，有针对、有计划、分步骤的进行落实。笔者依据所参与的档案数字化项目的经验，以及结合当下档案信息化建设的主要技术，对国土档案信息化建设的技术进行分析，为其提供参考资料。

2.1 强化国土档案标准规范化建设

国土档案信息化要想能够合理、有序的落实就需要以标准规范化建设作为前提。其中最关键的就是两类标准，第一类就是业务档案分类标准，在1991年国土管理局针对县级土地制定《县级土地管理档案分类方案（试行）》，可以说这个方案是国土业务分类的重要标准基础，然而由于该方案的颁布时间较长，其所包含的业务也是极其有限，基本上都是以用地与地籍类等为主，因此各地在针对自身的档案进行分类鉴定时一定要结合实际情况，基本上可以增加创设某些分类。同时也要注意分类的标准，因为国土档案分类的重要目的就是为了能够将档案库房保管单元进行合理的划分，方便档案上架与盘点，倘若划分的太细反而会使得档案分类繁冗复杂，对档案库房的整体规划不是十分有利。在进行分类标准时可以运用物理分类或者是逻辑分类相结合的方式，能够直接满足国土档案信息化建设的需要。

此外就是档案信息化技术的标准，其中又涵盖采集著录项标准与扫描加工标准。采集著录项是一本档案重要信息的直接体现，同时也是落实档案迅速、准确查找的基础，因此必须要依据各类业务的特征与实体档案的主要内容进行严格筛选，从而确定关键字段，而通常所说的大而统的著录标准都是不满足国土档案信息化的基本要求。尤其是針对扫描加工标准涵盖扫描的分辨率，在原则上基本上是以打印清晰为主，但并不是分辨率越高越有用。

2.2 加大国土档案管理系统集成式开发力度

当下市场上已经出现较多的成熟的档案管理系统，但是多数都是针对企业的，国土档案信息管理不同于企业档案管理，一定不能主张拿来主义。企业的档案管理系统基本上都是针对纯档案管理进行设计的，更加适用于批量化的档案数字化与单一类型的档案管理。因此这些系统缺乏灵活定制，在开放性与包容性都十分的欠缺。所以国土档案管理系统应该与电子政务办公的电子化档案集中管理平台进行结合，不仅只是为了解决一般的档案管理问题，同时也能够对国土档案的搜集、整理与加工等各个流程进行信息化管理，从而能够尽可能的体现出与国土部门当下系统在系统架构、功能以及数据结构上的无缝集成。主要体现在以下方面。（1）统一认证：当国土档案管理系统与电子政务系统进行接洽后，档案管理系统就能够运用电子政府系统实现单点登录，也就是直接通过统一访问控制，用户只需要持有有效的认证证书就能够访问相应的数字档案管理系统，根据用户的不同身份或者级别赋予其不同的权限。

（2）模块集成：结合双向集成的需要将定制开发进行落实，同时将电子政务系统中某些功能模块直接嵌入到国土档案管理系统当中，根据电子政务流程式的管理将归档待办案卷等直接归入到档案管理系统查询与管理，此外就是档案管理系统的扫描收集功能也能够在电子政务系统中进行体现，直接使得系统切换与数据对接查看变得更加便捷。

2.3 科学有效的落实纸质档案数字化加工

从国土档案需要加工内容以及传统档案管理的主要工作，档案数字化加工主要涵盖收集、整理、著录、扫描、图像处理、数据嫁接、装订归档等等整个环节，笔者建议运用流程式的工程方法将其实现。数字化加工流的定制不仅需要结合工作量，同时也要从人力资源的角度出发，某些环节能够进行适当调整，但是某些环节应该进行严格区分，诸如档案质检。而且对于积压遗留档案的批量处理，应该交由更加专业化的数字加工模式。

3 国土档案信息化需要重点关注的问题

3.1 数据的自动嫁接

尽管国土档案信息化后为查询统计提供了便利，但是同传统的手工管理模式来说，档案人员的工作量也会有所增加。必须要在人力资源可控的范围内使得档案信息化工作能够步入常态，就必须要在数据自动嫁接上想办法。数据嫁接的方式最好的是运用中间库，也就是通过电子政务系统直接向中间库进行推送，然后档案系统再从中间库中进行数据抓取，该设计主要就是能够在档案管理系统产生故障时能够更快的查询其中的原因，为数据安全性也提供一定的保障。数据嫁接的内容主要涵盖了办理结算卷宗的自动归档，档案系统其能够直接从电子政务系统中获得归档任务，从而自动构建出档案管理的内部线化流程；其次就是电子政务系统内重要审批事项的信息打包进入档案卷级著录项，从而能够降低人工录入量并且提升数据的准确性；最后就是通过构建电子政务系统扫描目录与档案系统卷内目录一一对应关系，从而将无纸化办公形成的扫描资料向档案系统全文库进行对接，有效的避免了重复扫描。

3.2 档案的历史回溯

在国土档案管理中档案的历史回溯是十分关键的问题。其中就是要落实相关联档案的自由查阅，首先就要改变将宗地号作为档案朱关键字甚至是唯一串联字段的局限性，梳理与分析档案查产生的业务流程，找到档案之间真正的承载关系，运用构建主关键字加次关键字的形式构建出多源关联信息，从而落实档案生命周期式的管理。

4 结束语

综上所述，国土档案管理信息化建设是信息技术发展的必须要经历的，但是在国土档案管理信息化建设中需要不断的针对技术进行调整，同时重视其中各个环节的关键问题，最终才能够构建出高效的国土档案信息化管理模式。

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