加强档案管理的策略探讨

王红岗

摘 要：单位档案记录着单位日常决策问题的全过程，是单位日常活动中所形成的价值文件的总和，其涉及到单位的安全、生产、经营、管理等诸多方面的秘密，其中还包括核心秘密，一旦泄密，很可能影响到单位的发展。因此，单位的档案管理者和全体员工应当切实履行好单位保密的义务，加强档案保密工作，以此保护单位的利益，提高单位的整体形象。

关键词：档案管理；重要性；策略

单位档案管理工作是整体工作的基础，其他的工作都是在此基础之上展开的。档案管理工作整理的好坏直接影响单位的工作效率和质量，同时也会影响工作工作人员的工作情绪。单位的档案整理是个巨大的工程，文件整理的数量较大，有很多是非资料进行维护和记录的工作，只有不断的加强工作人员的档案管理工作机制才能，不断增强自身的文化素质。但是在很多的单位中，很多管理工作人员对档案管理这项工作不是很重视，对部门的档案管理不是太熟悉，导致档案管理工作非常的混乱，从而阻碍了单位对档案管理工作的重视，随着社会的不断发展，档案工作也就越来越重要，单位要想走可持续发展之路，就必须使得档案管理工作要有更深层次的要求，跟上时代的步伐。

1 档案管理的重要性

知识经济时代，档案管理作为一种知识管理，在社会发展中具有越来越重要的地位和作用。档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，为了使档案工作规范化、标准化，必须建立健全切合实际的档案管理制度，实施“以我为主”的立卷归档原则，严格公文制发；提高纸质档案立卷的质量，做好文书以及电子文件的处理工作。做好档案管理工作的健康发展，档案管理工作是机关管理工作的一部分，是提高机关工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个单位部门工作业绩与管理水平的重要尺度。机关档案记载着这个单位或部门发展史上的优秀成果，对进一步促进本单位或部门科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为领导及时了解本单位工作开展情况，适时调整工作思路提供准确依据，为领导决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定单位取得的成果，为本单位或部门科学发展奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映本单位或部门工作状况和工作成果。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位部门在经济社会发展中的影响力具有重要意义。

2 加强档案管理工作的策略探讨

2.1 提高档案管理意识，强化重视程度

增强全员的档案管理意识，是搞好档案工作的重要保证。首先单位领导层要重视档案工作，并将这种意识辐射到广大员工当中。领导层要将档案管理工作列入议事日程，采取切实措施，确保资金投入充足、设备配置到位、人员配置齐全。其次要经常性地开展宣传工作，例如通过举办《档案法》的相关讲座、展览、开展知识竞赛等形式，来提高职工的档案意识，树立合理利用档案的观念。

2.2 逐步实现档案管理的现代化

现阶段，已经有很多单位配置了先进的档案设备，购置了档案管理软件。但仍有很多单位的档案设施相对落后，这些单位需要充分认识到档案管理工作的重要性，引进现代化高科技手段，来提高档案管理工作的效率。对于已经具有较高信息化档案管理水平的单位，则需要提高数据处理方式、管理对象和功能实现程度等方面的管理水平，实现已有设备、软件的高效率使用。

2.3 建立健全档案管理制度

单位需要建立完善的档案管理工作制度，以制度管人，凭规矩办事。具体包括建立档案管理员工作职责、档案保密制度、档案室管理规定、档案库房管理制度、卫生制度、档案利用制度、档案管理员目标考核办法等。其次，各科室做到职责明确，使归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施、开发利用有目标，在细节上保证档案管理的顺利开展。第三，要定期检查各项制度的执行情况，赏罚分明，充分调动档案管理员的积极性，保证档案管理工作高效有序地开展。

2.4 重视档案信息资源的主动开发利用

档案作为一种信息资源，可以为将来的工作提供重要的数据支持。档案的信息资源开发与利用，需要坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。其次，强化单位档案室的服务功能，努力开发其功能，使档案由过去的以记录为主转化为以开发利用为主。第三，从不同角度编制多种检索工具，汇编各种能反映单位特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。最后，根据档案室所藏档案内容和利用者的不同需要，有目的、有步骤地开展编撰研究工作，将其作为一项基础工作，常抓不懈，这样才能使工作逐渐走入正轨。

2.5 稳定档案管理队伍，改善工作条件

单位应通过人事制度改革，引进竞争和激励机制，因岗择人，全员聘任竞争上岗，优胜劣汰，坚决克服要做的工作没人做，能做的工作做不好的弊端，通过岗位的设置和工资待遇的分级，调动工作人员的积极性。从而建立一只较好的政治业务素质较高的档案管理队伍，并保持相对稳定。

档案经费应列入单位预算经费，因为要搞好档案管理工作，设备设施建设尤为关键。档案管理部门一定要把档案设备设施建设作为单位基本建设的一项重要内容，根据单位经费情况设置档案管理办公室、档案借阅室、库房以及管理过程中所需的防盗、防潮、防雷、防蛀、防火、调温和通风等设施，尽可能做到“三室分开”。对于音像、实物、电子材料等特殊而有长期保存价值的档案，要设立专门的库房，确保它们的保存质量。

2.6 挖掘潜能，提供服务，开发利用

为了充分发挥档案信息资源的开发与利用，我们要坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。做好后勤服务工作。强化档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。为了开发档案服务潜能，必须健全和完善档案的检索工具，汇编各种能反映单位具有较高利用价值的编研材料，使管理方法科学化，管理机构高效化，档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能。

3 结束语

档案管理是一项技术性很强的工作，加强档案管理工作将成为本单位重中之重的根本任务。合理科学的对档案进行管理，不但可以对企業或单位的业绩给予衡量，还可以对企业或单位的管理水平给予衡量；同时要把握新《保密法》精神实质，紧密结合城乡规划部门工作特点，积极研究把握城乡规划相关保密工作的规律，学以致用。

参考文献

[1]孟志红.浅谈学校档案管理工作的重要性[J].办公室业务，2012（13）.

[2]孙立霞.如何加强高校档案管理工作[J].商业经济， 2010（7）.

[3]潘冬梅.浅析如何加强高校档案管理工作[J].黑龙江省政法管理干部学院学报，2009（3）.

[4]王朝霞.如何加强高校档案管理工作[J].西安档案，2007 （3）.

[5]林丽红，公私合作模式下城市基础设施项目风险研究[D]，中国海洋大学硕士学位论文，2014，35