关于人事档案管理特征及作用的思考

王丹琪

摘 要：人事档案是人才信息的主要来源和承担的载体，是一个人的个人经历、工作表现以及其他重要事件的记录，充分完整地反映出一个人的生平，是管理人才信息的重要手段，如果想长久发展下去就离不开人事档案的管理，人事档案对人才的选拔和任用发挥有着十分重要的作用。本文首先分析了企事业单位人事档案管理的内容和含义，然后对企事业单位人事档案管理的特征进行分析，着重探讨企事业单位人事档案管理的作用。

关键词：人事档案管理：管理水平；特征；作用

要想不断提高人事管理水平，促进企事业单位自身的长远发展，就需结合企事业单位的实际情况，改变传统思维模式，真正建立起适应现代企事业单位的人事管理制度，使其符合时代特色，以此进一步提升企事业单位竞争力。目前，随着改革的深入，企事业单位的作用越来越突显出来，人事改革也越来越彻底，而人事档案管理在企事业单位体制改革中所占有的比重越来越大，人事档案管理也越来越重要。

1 企事业单位人事档案工作的主要内容

1.1 档案材料是否齐全、完整，档案内容是否客观、真实

人事档案是一个人经历和社会实践活动的历史记录，是历史地全面地了解一个人的重要依据，横观，是一个人所从事某项工作或某一阶段的真实记录，纵观，是对一个人一生经历与表现得全面记载，所以，档案材料的齐全、完整、客观、真实是人事档案开发利用的根本保证。通过注重档案资源的“全”和“真”，能够客观反映干部成长历史和职业生涯变化轨迹，真实展现干部自身特点和个人品行，使组织人事等利用部门对档案信息依据感到可信、可靠。

1.2 档案材料手续是否完备

干部人事档案材料手续的完备，是确保档案内容质量的重要方面。中央组织部颁布的《干部档案整理办法》指出，今后凡需归入档案但手续不完备的材料，均应先将手续补办完备才能归档。所以，人事档案所收存的每份材料都要完整，材料的时间、来源要清楚，有头有尾，不缺张少页，手续完备。在材料鉴别上要做到“取有据、舍有理”，严格把好“入口”关。

1.3 档案中有无错装、混装的材料

人事档案是本人的历史情况和现实情况的客观反映，似是而非、失实的材料不允许归入人事档案或应从人事档案中剔除出去，必须杜绝张冠李戴、同名异人等情况，否则将会对干部本人带来不应有的损失。错装混装材料的情况，在干部人事档案审核中属于“单项否决”项目，必须引起干部档案管理人员的高度重视，不断增强工作的责任心，以严密细致的工作态度对待每一卷档案。

1.4 档案整理是否符合要求

干部人事档案整理工作，是档案建设最基础的工作之一。通过整理，便于档案材料的保管、利用和科学化管理。中组部《干部档案整理工作细则》要求，“整理干部档案，须做到认真鉴别，分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”。因此，为保证原始档案材料的完整齐全，保证新整理档案材料的规则规范，对每一卷档案在技术加工中都必须力求细节到位，争取做到“六细致，六保证”，即：材料拆起细致，保证不破坏、不损伤原材料；材料裁剪细致，保证对拆起的不合规格的材料合理裁剪，方便裱糊；材料加边包边细致，保证不压字，不压线，不损伤材料内容；材料压平细致，保证已裱好的材料平整不皱折；类标页标书写细致，保证材料整齐美观；目录填写打印细致，保证与材料内容完全相符，不错位，达到“完整、真实、条理、精炼、实用”的“十字”。

2 企事业单位人事档案管理特征

2.1 企事业单位人事档案管理具有现实性

企事业单位是根据资料和档案来考察一个人的，只有了解一個人的上学期间的经历，工作期间的表现以及日常生活的行为，才可以做到对这个人的认知，更加方便对他进行工作上的调动以及人力资源上的配置；还有就是人员档案对企事业单位内部的升职提干有着十分重要的影响，在实际的工作中具有一定的现实意义。

2.2 企事业单位人事档案管理具有真实性

企事业单位的人事档案的收集过程是十分严格的，即使是随着人员的增加，随着时间的推移，要收编和整理的档案越来越多，但是在这个过程中仍然要保持着高水准的真实和严格的要求；在日常的维护和利用等方面都是按照规章制度来严格进行的，这样才能保证企事业单位人事档案的管理有一定的权威性，保证了真实性。

2.3 企事业单位人事档案管理具有保密性

不管是企事业单位领导的档案还是普通员工的档案都是绝密的文件，不是随便就可以查阅的，需要办理一定的手续，人事档案中的东西都是真实的，其中包括一些重大的事件，如果被传播出去对员工的隐私保护是不利的，一旦机密的情报泄露不利于事業单位的发展，严重的可能会对国家的安全造成影响，因此企事业单位人事档案的管理是机密的。

2.4 企事业单位人事档案管理不是长期固定的

人事档案记录的是一个人的真实情况，但是这个情况不是一直不变的，员工职位的变化和个人情况的变化都会使得档案中的信息发生变化，从员工刚刚开始工作，一直记录到员工离开，这是不断发展着的，正是因为这样，企事业单位的人事档案管理是具有动态性的。

3 企事业单位人事档案管理的作用

3.1 促进企事业单位的进步

社会的不断发展促进科技的进步，科技的进步意味着对人才的要求进一步提升，人才素质的高低直接决定着企事业单位的成败，是科技的竞争说到底也是人力资源的竞争。人才在当今社会的竞争中地位越来越高，而人事档案是人才信息的缩影，可以尽快反映出一个人才的特点和信息。加强对企事业单位人事档案的管理，是对人才的考察和了解，可以帮助企事业单位选择出合适的人才进行发展，帮助企事业单位的进步。

3.2 企事业单位人事档案管理是人力管理的重要工具

人事档案的管理是人力资源管理的一部分，人力资源的管理就是更好地利用人才，要想充分发掘一个人的潜力就要充分了解一个人的生活经历以及工作的表现，充分了解一个人的全面信息才可以合理地进行人力资源的配置。

3.3 企事业单位人事档案管理是人力资源重要信息的储备资源

人事档案的建立是为了人力资源的配置，人力资源的科学管理是衡量工作效益和管理能力的重要标准。一份真实的人事档案不仅仅是一个人成长的历史凭证，更重要的是，一份完整真实的人事档案是企业招收员工和进行人力资源配置的重要依据。

3.4 企事业单位人事档案管理是人才资源开发的重要依据

企事业单位人事档案管理可以更好地实现人力资源的配置，人事档案的存在是为了更好地进行人力资源的开发和建设，为了使每一个员工都能够在自己的工作岗位上有更好的发挥，可以充分利用人事档案的管理，科学预测人力资源的配置，充分发挥人事档案的作用。

4 企事业单位人事档案管理工作的重要性

企事业单位的人事管理中的档案管理是有着独特的重要性的，无论是一个政府机关还是企业的工作单位都可以利用档案管理进行综合的分析，根据自己所掌握的现有的资源进行人力的配置，根据长远的发展目标确定人才的安排，不断提高人才的综合素质，从整体上提高企事业单位的工作效率，促进企事业单位的发展，对整个人力资源的合理配置也是有着重大的意义。

5 结语

总之，企事业单位人事档案的管理是十分真实可靠的，具有机密性，在实际的工作中有着一定的现实意义；人事档案是重要的信息资源，在人事管理的工作中起着十分重要的作用，保证了人力资源开发的顺利进行，是人力资源人才配置的重要保障，进行人力资源的优化配置，保证了企事业单位的健康持续发展，因此在以后的人事档案管理工作中要提高管理人员的综合素质，保护好人事档案，使得人事档案发挥更大的作用。

参考文献

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