财务档案信息化管理的完善措施研究

摘 要：财务档案信息化管理模式自出现以来，在财务档案管理方面得到了大规模的应用，而财务档案信息化管理过程中，遇到了诸多问题，如财务档案信息管理机制不完善、信息管理水平不高等，对整体财务档案管理工作的顺利进行造成了阻碍，因此本文根据现阶段财务档案信息化管理工作出现的问题进行分析，结合财务档案信息化管理特点，提出了一些财务档案信息化管理优化措施，以便提高财务档案信息化管理工作效率。

关键词：财务档案；信息化管理；完善

《会计档案制度》的相关内容规定在财务档案管理过程中应定期进行财务档案整理、分类，以保证整体财务档案信息的规范有序。而现阶段财务档案信息化管理过程中财务管理人员并没有严格依据相关规范进行财务档案信息化管理工作，从而导致财务档案信息化管理工作质量受到了不利影响，因此结合财务档案信息化管理特点对其进行全面分析非常重要。

1 财务档案信息化管理问题

1.1 档案管理水平不高

纸质档案管理仍然是我国财务档案管理的主要模式，在信息化档案管理方面并没有充足的人力支持。由于财务机构人力不足，在财务档案收集环节个别工作人员并没有进行严格、仔细的划分，更不用说进行分类归档储存，从而导致信息化档案资料价值不明、作用不清晰，进而影响了财务档案信息利用价值的充分发挥。

1.2 档案信息化管理认识不足

财务档案管理是整个财务管理工作的重要部分，其工作的进行情况直接影响了财务管理的质量。但是个别机构管理人员并没有对财务档案管理工作提供足够的关注，如管理层对财务档案信息化管理要求没有足够的认识，认为财务档案管理仅仅是简单的信息储存，从而导致相关机构财务档案信息无法进行系统科学整理，个别财务档案核算机构并没有依照相关规定见财务信息移交、整合，甚至出现了电子介质档案忽视不管的情况。

1.3 档案管理机制不规范

现阶段财务档案信息化管理过程中，部分机构虽然进行了财务档案信息整理分类，但是由于缺乏规范科学的分类方法，且没有专业统一的档案处理设施，导致整体财务档案信息整理工作出现了一些混乱无序的情况，再加上一些财务数据及信息软件磁介质丢失情况，促使整体财务档案信息化系统出现了缺损情况。

2 财务档案信息化管理优化措施

2.1 完善信息化财务档案管理机制

在财务档案信息化管理过程中，相关信息化管理机制的建立可以为财务档案信息化管理工作提供有效的依据，依据财务档案信息化管理特点，财务档案信息化管理机制主要有保管机制、借用机制、归档机制等几个方面[1]。首先依照档案管理的相关规定可进行电子化财务档案管理机制的建立，在建立完成后应第一时间选择相应的磁盘介质进行备份处理，并将相应的备份磁盘进行独立存放。同时根据不同财务档案类型的区别进行分类有序标号，并注明相应的时间、内容主题等；其次进行信息化财务档案归档机制的建立完善，依据财务档案管理的实际情况可将财务账簿、财务计划、经济合同、开发设计说明、财务凭证、用户规划、财务信息化科目等相关信息纳入财务信息化归档机制中，除此之外还应将财务信息处理方式进行集中处理，如财务数据检验公式、财务自动转账公式、财务报表格式、财务科目代码表等。在相关财务信息化管理应用档案及其软件程序编制完善后，应选择相应的磁盘介质进行备份处理，并将现金日记、记账凭证、银行存款日记等重要信息进行打印保存；最后进行财务信息化借用机制的构建，财务信息化借用机制主要是针对企业财务档案使用人群需求进行相关权限的设立，主要有未经企业主管人员同意财务信息管理人员不可进行信息私自拷贝行为；相关财务档案信息管理人员在进行信息管理时，应根据相关规定进行有序借还，若需要机构核心财务信息，应提交上级部门申请，上级主管部门同意后方可进行借用手续的办理；机构内部人员均不得将相关财务数据磁盘或其备份财务磁盘带出管理机构，若其他机构人员需借用本机构信息时可持相关单位介绍文件及其他有效身份证件向本单位主管人员申请，获得主管人员同意后，方可在相关人员的陪同下进行财务档案信息查阅[2]。此外在财务磁盘介质保存过程中应注意避光保存，并注意防止腐蚀性物质及灰尘等物质进入磁盘介质储存区域内，在磁盘借出返还后应及时仔细检查是否感染病毒，保证磁盘介质的稳定性。

2.2 强化基础设施建设

信息化基础设施的建设完善是财务档案信息化管理工作顺利进行的基础。在财务档案信息化管理工作进行过程中相关财务管理机构应根据自身工作需要加大财务信息化管理资金投入，可建立专门的财务档案信息化管理資料室，然后根据不同财务信息等级配置相应的财务管理人员，在相关财务权限及岗位职责机制的管理下，保证财务档案管理工作高效、稳定进行。然后根据实际需要优先购置质量较优良的磁盘介质及其他计算机硬件设备，并依据硬件设备需求对财务档案信息化管理系统内部相关软件进行及时更新完善，保证财务档案信息数据的有效管理。

2.3 提升财务管理服务效能

财务档案信息的可利用价值是财务档案管理的核心内容。在财务档案信息化管理过程中，通过信息采集、信息整理、数据储存、数据共享等过程可为各项财务决策提供有力的支持。财务管理服务效能的提升可从档案信息查询服务优化及信息传输范围拓展两个方面进行。一方面相关财务机构可利用电子邮件或者微信公众平台的建立进行财务档案信息服务拓展，通过财务信息咨询、公共目录查询、财务资源汇总等相关服务的完善，提高整体财务档案信息服务能力。同时为了促使相关部门对整体财务信息有正确的认识，相关机构可建立统一的财务档案网站，通过在财务档案平台上相关用户权限的设置，促使财务档案信息得到全面、技术的利用。在财务档案系统运行过程中，相关企业管理人员还可以将企业发展过程中出现的新业务、新技术等相关信息进行汇总宣传，进一步拓展相关机构财务工作公众信服度。另一方面财务管理部门可通过财务档案信息管理服务的优化，在本部门进行各项财务信息查询服务的开设，便于内部工作人员及时了解财务信息出处，同时利用财务档案信息在线管理功能将档案形成、调阅工作进行有效的整合，促使财务资源得到有效的应用。

此外，在财务信息管理过程中应将重要的或者损害频率较高的纸质财务信息进行电子化处理，即在财务管理及档案管理规范的指导下，结合安全性、科学标准的管理原则，通过财务数据收集、整理、筛选、储存管理等过程促使档案管理信息化工作正常开展，然后根据其内容不同进行分类整合，如管理、技术、业务开发等，并依据相应的资料类型进行相关档案检索目录的编制，根据档案信息重要程度的差别可分为专题目录、案卷目录、全引目录等类型，在数据目录编制完成之后可将其汇总到统一的财务信息管理平台上，并结合不同财务基础数据应用评论，进行不同检索权限的设置，便于档案信息的有效利用[3]。

3 总结

综上所述，在信息化时代发展过程中，财务档案信息化管理工作在机构发展过程中发挥着越来越重要的作用，其不仅仅是财务工作的一部分，而且也是相关机构财务管理能力的重要衡量标准，因此你在财务档案信息化管理过程中，相关机构管理人员应正确认识自身不足，根据实际需求进一步完善财务档案信息化管理机制，在财务档案信息化模式拓展的基础上促使自身财务档案信息化管理能力不断提升。

参考文献

[1]王瑜. 优化医院会计档案管理的信息化探讨[J]. 长江丛刊， 2017（28）：138-138.

[2]吴冬梅. 基于信息化建设的高校档案管理探究[J]. 通讯世界， 2016（21）：215-216.

[3]林晓娟， LINXiao-juan. 基于档案信息化建设研究[J]. 信息技术， 2017（3）：179-180.

作者简介

李晶（1977-），女，汉族，河南省淇县，本科，中级馆员，研究方向：档案管理、地名档案的编研.