试论如何提高办公室档案管理工作效率

付兴

【摘要】在社會市场经济发展过程中，科学技术越来越先进，逐步突显了档案管理工作的重要性。但是对于传统办公室档案管理工作而言，已经显得过于落后，不仅效率长时间得不到提升，也不能将档案资料的价值充分发挥出来。因此我们要在思想上引起足够重视，不断创新工作方法，确保办公室档案管理效率不断提升。本文将简述提升办公室档案管理工作效率的意义，并提出了具体可行的策略。

【关键词】办公室；档案管理；效率

加强办公室档案管理工作，能够促使单位各项工作顺利开展。在高科技时代，信息技术在社会各个领域得到了广泛应用，如果仍然采用传统工作方法，则很难提升档案管理工作效率，也不利于今后档案资料的查询与利用。因此我们应该清楚意识到当前办公室档案管理中的不足之处，尽快采取切实可行的解决措施，为单位的发展与建设创造良好的条件。

一、提高办公室档案管理工作效率的意义

做好办公室档案管理工作具有重要意义，这与单位其他各项工作的正常运行密切相关，只有不断提升办公室档案管理工作效率，才能更好地为领导制定决策提供可靠依据。对办公室档案管理工作而言，主要内容是收集与保存资料，档案种类较多，任务繁重，尤其是随着时代的发展，档案数量与日俱增，极大增加了档案管理人员的压力。因此各单位要结合实际情况，全面掌握办公室档案管理工作的现状，有针对性地采取解决措施，安排专业人员负责这项工作，确保办公室档案收集、分类、存储、利用等环节更加规范化。如此一来，才能保障办公室档案管理工作效率得到提升，确保各项档案资料的完整性与真实性，为单位的进一步发展奠定坚实的基础。

二、提高办公室档案管理工作效率的策略

（一）增强档案管理意识。当前很多单位缺乏较强的档案管理意识，导致办公室档案管理工作效率长时间得不到提升。对此单位相关领导必须尽快转变思想观念，从实际工作情况出发，与办公室档案管理结合起来，对工作方法进行创新与改进，确保能够满足时代发展的需求。此外，在办公室档案管理过程中，还需要坚持以人为本的理念，将档案管理人员的工作职责明确下来，合理确定档案管理的范围、目标和内容，同时积极引进现代信息技术，在先进设备购置上给予更多支持。这样一来，办公室档案管理工作才能顺利进行，并实现效率的提升。

（二）健全办公室档案管理制度。单位领导对办公室档案管理工作的重要性要有正确的认识，应该尽快制定科学合理的档案管理制度，确保档案管理工作各个程序得到规范。档案管理和文件管理有着密切关系，我们需要将两者结合起来，加强管理。要建立专门的档案室，按照时期、类别等将档案存放好，同时用标签注明，为今后的查询与利用提供方便。档案管理人员要将档案室安全工作做到位，对于一些重要文件而言，必须做好加密处理，单独放在规定的地方。此外，单位还要将档案管理程序进行完善，安排专人负责监督管理工作，这样办公室档案管理工作开展才更加有序，效率也将获得提高。

（三）重视档案收集工作。档案收集工作在办公室档案管理工作中占有重要的地位，为提升工作的效率，还需要认真开展档案资料收集工作。一是要对档案范文进行规范，分类并编排各类档案，将档案收集起来以后，需要根据类目做好整理与保管措施。二是对档案文书范文工作进行规范，收集来的档案在分门别类以后，应对档案做出文字编号与正文提要等工作，将档案主题词提取出来，并进行附件处理，为今后档案的使用与管理提供有利条件。三是在完成上述工作以后，还要对档案进行目录编号，这样才能保障检索的速度，将档案管理信息输入到计算机系统内，形成检索体，在先进管理软件的支持下，可以实现对办公室档案的网络化管理。

（四）运用先进信息技术。与纸质文件管理方法相比，网络电子信息化档案管理方法效率更高，有利于提升办公室档案管理的准确性。对此需要将计算机技术存储优势发挥出来，尽快打造网络信息平台与电子数据库，在办公室档案管理工作中发挥出网络电子信息化技术的作用。如此一来，可以实现对单位中各类别档案的分门别类管理，尤其是能够让复杂的档案资料得到有序整理，同时避免了办公室档案资料的长期堆积，让查找变得简单，也避免浪费人力、物力和财力。这样不仅提升了办公室档案管理工作效率，也让检索变得更加快捷与准确。

（五）提升档案管理人员综合素质。提升档案管理人员的素质与能力，能促进办公室档案管理工作效率不断提升。因此要定期开展对档案管理人员的业务培训工作，让他们尽快掌握更多丰富的档案管理知识，懂得信息技术的运用方法，能够满足新时期办公室档案管理工作的要求。对于档案管理人员而言，也要积极投入到学习中，认真学习计算机技术、网络技术和数字化技术等，熟悉办公室档案管理工作的各个流程，将单位制定的各项规章制度落到实处，不断规范自身的行为。这样才能确保办公室档案管理工作效率得到提高，最大限度发挥出档案资料应有的作用。

三、结语

总之，办公室档案管理工作效率与单位其他各项工作的正常开展密切相关，发挥出极其关键的作用。对此我们必须在思想上引起足够的重视，尽快转变工作方法，将信息技术应用到工作中，制定完善的档案管理制度，并培养更多综合素质高、专业技能强的档案管理人员。这样办公室档案管理工作效率必然得到提升，实现预期的目标。

【参考文献】

[1]谢蓉.提高办公室档案管理工作效率的策略分析[J].办公室业务，2016（03）：109.

[2]张韶华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技资讯，2015（13）：149.