提高高校档案管理水平之我见

孙宏宇

摘 要：高校档案管理直接关系到高校各阶层数据资料的管理水平，依照高校的发展需求，采用合理的档案管理办法，有利于提升高校档案管理水平的快速提升。本文将针对高校档案管理水平发展状况进行分析，重点分析基层档案意识管理，确保高校管理得到快速发展和提升。

关键词：高校；档案；管理

引言

在基层单位，领导者档案意识的高低及对档案工作的重视程度，直接影响到基层单位档案工作的发展水平。因此，档案工作人员应当具有清醒的认识，在开展基层单位档案工作的实践中，必须采取有效手段提高基层单位领导的档案意识，积极争取他们对档案工作的重视和支持，为基层档案工作开创良好的发展空间。

一、领导重视直接关系到基层单位档案工作的发展

档案作为社会实践的真实历史记录，既是人类智慧的结晶，也是民族文化的载体。社会组织或个人在实践中的所有记忆均需借助档案进行传承。无论是人类社会的发展进步，还是社会组织与个体的活动，都与档案息息相关，必须予以高度重视。近年来，重视和加强基层单位档案工作的呼声越来越高，对基层单位档案工作的发展起到了推动作用，使基层单位档案工作水平有了大幅度提高。但由于多种原因的影响，基层单位人员的档案意识仍相对薄弱，尤其是基层单位领导者的档案意识水平不同，造成不同基层单位之间的档案工作差距明显。因此，培养基层单位领导者的档案意识，提高其对基层单位档案工作的重视程度势在必行。

1、基层单位领导者的支持是做好基层单位档案工作的前提。纵观当前基层单位档案工作所遇到地种种困给，如档案材料收集举步维艰，立卷归档敷衍了事，库房面积狭小，设备落后，档案工作人员素质较低下等，都直接与基层单位领导者对档案工作的重视程度相关联。如果领导者能够主动了解档案工作，积极解决档案工作中的困难，经常深入档案工作，果断问责档案工作，务实支持档案工作，那么，基层单位档案工作就会得到长足的发展；反之，就会限制或阻碍基层单位档案工作的发展。

2、基层单位领导者的重视是发展基层单位档案工作的保障。基层单位档案工作是一项艰苦、细致的工作，也是一项功在当代、利在千秋的事业，需要各个方面支持和配合，当前，档案工作的发展正处在收集范围广、载体形式新、档案数量大以及开展档案信息化建设的紧要关头，更需要有关各方向，尤其是基层单位领导者的重视与支持。因为在基层单位，档案工作的发展与完善不是孤立的，而是牵涉机构设置、人员配备、所需经费等各个方面，需要得到基层单位领导的重视与支持。实践表明，基层单位领导者越是重视和关心档案工作，单位各部门人员的档案意识就会越强，基层单位档案工作开展也会越顺利。否则，基层单位档案工作的发展就会受到种种影响与制约。

二、影响基层单位领导者档案意识的因素分析

1、受基层档案服务方式间接化的影响。在社会实践中，基层单位领导者大多扮演着决策者的角色，其决策所面的资料多由其下属业务职能部门进行提供。而在众多下属业务职能部门中，作为提供决策参考依据源头的基层单位档案部门却往往处于神经末梢。这种基层单位档案服务方式间接化的特点，导致档案部门难以与基层单位领导者产生直接的工作接触，客观上阻碍了基层单位领导者对档案工作的深入了解。

2、受基层管理方式的影响。部分基层单位领导者在公务活动中所形成的档案由个人保存与利用的状况长期得不到解决；而受基层单位领导者的个人权威等因素的影响，所属工作人员又不愿主动催收基层单位领导者应当归档的文件材料。这不但造成应归档文件材料的流失，也使档案部门在第一个精力环节上就与基层单位领导者之间的联系被人为地割裂开来，直接影响到基层单位档案工作科学管理水平的提高。

3、受基层领导工作侧重点的影响。基层单位领导者作为单位内部的首要决策者，必然在其管理活动中有一定侧重，如果领导者重视其他工作，忽略档案工作，就会导致对档案工作的关注度降低，主动关心，支持基层单位档案工作发展的意识受到一定程度的削弱。如部分基层单位档案部门的工作人员把主要的工作精力集中在数字化、信息化建设上，对基层单位档案管理的要求有所放松，客观上也导致了基层单位领导者对档案工作重视程度的降低。

三、争取基层单位领导得重视档案工作的措施

1、依托利用实效，宣传档案工作。作为争取基层单位领导者重视档案管理的有效手段，档案宣传工作必须改变以往单一宣传档案政策法规，档案业务知识的方式，使宣传工作的类别更为多样、更具效果。基层单位的档案部门要注意通过史料展览、调查问卷、学习培训、网站建设、创新服务、信息开发等多种方式，向基层单位领导者宣传、介绍档案工作，提出有利于基层单位档案工作发展的合理建议，力求通过多角度、高强度的宣传效应缩短基层单位领导者与档案工作之间的距离，增强基层单位领导者对档案工作的认识与了解。

2、加强档案收集，从领导者入手。基层单位档案部门要向基层单位领导得宣传档案的重要性，从基层单位领导者入手，全面收集基层单位领导者在任期间形成的各种档案材料，必要时还可以为基层单位领导者建立个人档案管理全宗。这样不权能够真实准确地记录基层单位的发展历史，也能够彰显基层单位领导者的工作业贯，让基层单位领导者切身感受到重视档案工作的必要性。

3、注重服务实效，开展档案编研。基层单位的档案编研工作的发展水平往往不尽如人意，只编篡一些档案规章制度汇编、大事记、文件汇编等初级编研成果，深度开发不够。因此，基层单位档案部门要改变档案编研工作的现状，时刻关注、把握基层单位各项业务工作的发展动态，根据客观实际，以认真负责的态度，深度开发档案信息资源，编写具有科学性、客观性的档案编研成果，为基层单位领导者的科学决策提供方便快捷、准确有效的档案信息服务。

4、强化自身素质，赢得领导重视。基层单位档案部门应树立以人为本、积极向上的档案工作理念，爭取通过各种有效途径，强化队伍素质、培育团队精神、提高业务水平，引导基层档案工作人员努力钻研档案业务，了解档案工作发展的新趋势，有针对性地开展基层单位档案工作，取得优异的档案工作实绩，从而赢得基层单位领导者的重视与支持，营造适合基层单位档案工作良性发展的工作环境。

参考文献：

[1]浅谈高校档案管理工作的创新[J]. 王文惠，秦岭梅.九江职业技术学院学报. 2016（01）

[2]对当前高校档案管理工作的探究[J]. 曹仕海.科技信息. 2016（15）

[3]浅谈在新形势下如何做好高校档案管理工作[J]. 马然.黑龙江科技信息. 2017（14）