档案管理电子化服务的建设

蹇天祥

摘要：随着现代信息技术和互联网的普及，电子档案已经取代了传统的档案，而且电子档案的使用频率也越来越高，如今电子档案在档案管理方面有着重要的影响。电子档案是现代社会发展的必然趋势，互联网信息技术的不断发展，让电子档案成为了新型的档案模式。相比传统的档案管理来讲，电子档案在信息储存方面更加的精准、快速，能提高更加精准的服务。就目前的发展情况来看，档案管理电子化建设变得越来越重要，是顺应社会发展趋势的一大重要问题，如何对电子档案进行管理和使用，是迫切需要解决的问题。本篇文章对电子档案的影响和作用进行分析和探究，并对如何进行档案管理电子化建设提出可行建议。

关键词：档案管理；电子化建设；建议

引言：

随着我国互联网电子信息技术的不断提高，各行各业都受到了互联网技术带来的积极影响，在档案管理工作方面也不例外。传统的档案管理是在纸上进行，在纸上进行文字信息的记录和存档，随着互联网技术的普及，电子档案逐渐取缔了传统的纸质档案管理，电子档案是互联网信息技术快速发展下的产物，是一种新型的存档方式。档案管理是目前我国事业单位极为重视的问题，档案管理的电子化更是为诸多企业提供了便捷，国家也加大了对档案管理电子化建设的重视。

一、电子档案在管理中存在的问题

（一）对电子档案重要性认识不足

电子档案的出现对于很多企业来说是新事物，相关工作人员还未认识到电子档案的重要性，对于电子档案的功能和作用还了解的不是很充分，对电子档案重视程度不高，忽略了电子档案的存在没有认识到电子档案为工作带来的便利。

（二）电子文件的存放问题和安全隐患

我们都知道，纸质的档案存放对环境是有一定要求的，不适宜的温度或湿度都会对纸质档案造成影响。同样的，电子档案在存放的过程中，也对存放环境有一定的要求，例如存放环境的温度、湿度、灰尘磁场和机械振动等等。电子档案存放的理想温湿度是14到20摄氏度，电子档案在存放过程中，灰尘会对电子档案会发生化学反应，导致所记录的信息无法读取和恢复，因此，电子档案在存放的过程中，对存放环境必须要加以重视，避免信息的丢失和损坏。电子档案还存在着一个极大的安全隐患，就是计算机病毒，一旦电子档案感染了病毒，信息就会被篡改和删除，影响非常大，所以在电子档案的存放和安全管理方面一定要加以重视。

二、电子档案为档案管理带来的影响

（一）档案管理的内容更加的丰富

随着互联网信息技术的快速发展，电子档案的内容方面也发生了比较大的变化，传统的档案都是文字来记录相关的工作内容，电子档案的出现，使档案管理的内容不再单一，可以采用文字、图片、音频结合的方式，进而能够提高档案管理工作的价值，其实电子档案就是对传统档案管理的不断升级和优化，扩大了档案管理的范围，丰富了档案管理的内容。

（二）提高了服务质量

档案管理的最终目的就是为企业或者机构服务，服务质量是档案管理的重要问题。互联网时代的到来，优化了档案管理的服务质量，电子档案的到来，改变了档案的生成方式，例如文件的起草、签发、催办、归档过程都可以在计算机上来实现，很多繁琐复杂的程序在计算机上也能得到简化，提高了档案管理的工作效率，由于互联网上信息可以实现互通，在企业使用档案的时候也大大的提高了使用速率，电子档案的出现，打破了传统了归档方式，很大程度上为使用者提供了便捷的服务，同时也提高了服务质量。

（三）优化档案信息的资源配置

电子档案的出现，使得许多程序在计算机上就可以得以实现，减少了很多繁琐且不必要的过程，提高了工作效率，实现了档案信息资源的共享和档案资源的合理配置，有利于为企业和事业单位提供更优质的服务。

三、加强档案管理电子化建设的建议

（一）注重电子信息数据的保存

电子档案就是数据可以和载体分开，在电子档案为企业带来便捷的同时，信息和载体的分离容易产生信息被篡改、破坏、盗窃以及病毒感染等诸多危害。所以必须要注重电子档案的存放，尽管目前对电子档案的保护技术有所进步，例如信息加密、权限管理、防火墙技术等，但是同样网络上解密的手段也在不断地创新和改进，保护电子信息数据的安全，是档案管理电子化建设的核心内容。因此，企业相关部门要加大对电子档案的保护，防止信息泄露被破坏甚至进行非法利用。

（二）把传统档案转换为电子档案

目前很多行业还没有实现档案电子化业务，由于企业内部缺少统一的电子信息平台，所以最后档案归档的仍然是传统的纸质档案。现在由于电子信息技术的提高，可以采用电子扫描仪或数码相机等设备对纸质的档案进行数字化加工和处理，传统的纸质档案转化为电子档案存储在载体上。相关工作人员在进行纸质档案扫描之前，需要对纸质档案进行鉴定和整理，来确保转化出来的数字化信息的质量，最后在完成数据的对接，注意要对信息资源进行及时的备份。

（三）加大硬件设施的构建

档案管理电子化建设工作的开展需要硬件设备作为支撑，档案管理电子化需要通过硬件设备才能发挥出电子档案的实际作用和价值，因此，国家和企业要结合目前档案信息系统的实际发展情况加大加快硬件设备的构建，来不断的提高电子档案的管理效果。

（四）做好电子信息资源的收集

档案管理电子化建设是一个长期的过程，并不是是一朝一夕就可以完成的，需要相关工作人员在传统的纸质档案管理中做好电子文件的收集，不断的完善档案管理电子化的内容，促进档案管理的电子化建设进程。

四、结语

综上所述，电子档案对企业和国家的发展都有重要的意义，档案管理电子化建设也成为档案管理工作的发展趋势，因此国家和企业要不断的加快档案管理电子化的建设，来提高档案管理的服务质量和工作效率。

参考文献：

[1]王子鹏，董伟琴.浅谈档案电子化服务相关问题[J].信息管理，2009（2）：45-46.

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