关于餐饮企业采购业务的内部控制

付志岩

一、餐饮企业采购环节内部控制相关要求

（一）确保采购过程中会计信息的真实有效性。开展采购业务时，要清晰的了解每一个采购物品的踪迹，在会计核算中都应该能有所反映和体现，同时也要保证核算中每个信息都是正确真实存在的，从而能够确切的记录及展示采购工作的过程，确保相关金额、支出等信息的有效性。餐饮企业能否顺利开展内部控制的基础就是采购业务资料是否存在漏洞或者虚假。

（二） 要求采购内容与生产销售计划相匹配。在开展采购活动时，要使每一个步骤，如订货计划的制定、需求的提出及审批、所需物品的报价、采购数量等，都要根据生产及销售的计划需求来开展，这样才能保证所采购回来的原材料的价格、品质、数量等因素不会对企业后期的生产和销售活动造成较大的影响，同时也能在一定程度上避免了某些采购人员为了一己私利而进行不合理的采购现象的发生。

（三）明确餐饮企业采购中拥有的折扣权利。物品的采购中往往会存在商家为了促销或者是为了保证自身不坏账而给企业在价格上的優惠让步等现象，如此一来企业就会在经济上获得利润，另一方面，当企业发现所采购的物品中质量与价格不相对等时，可以向商家要求退货或者是经济补偿。

二、餐饮企业采购环节相关内容

只有完成了物资的采购，餐饮企业才能开展后期的产品生产以及销售。采购环节通常由计划制定、组织订购、签署订购合同、货品验收入库、资金结算以及资金支付入账等几个部分构成。

采购计划的制定。一般情况下原材料的购买申请与货品的存货情况相匹配。仓库的负责人要根据申请程序填写请购单，将其交予采购员工。其内容大概包括货品名称、规格、存货数量、需采购数量。对于正常营业重需要的材料，通常都具有一般授权，当仓库的存货量到了需要订购的数量时能够直接做出采购申请的决定。

订购环节的开展。采购人员在采购时要货比三家，挑选比较合理的供应商进行合作，如果已经有了长期和合作的伙伴，则可以将订购单直接发出。采购工作者要与商家开展谈判或竞价等工作，从而使企业物资的质量、价格以及效率等方面都存在优势。

订购合同的签署。当餐饮企业已经确定了供应商之后，需要与其签署采购合同，以此确保双方都有法律方面的保障，防止日后变化所带来的风险。

验收入库。这一过程中验收人员要根据订购单对商品进行验收，确保质量、数量等无误。验收后，验收员需要将订购单进行一式多联，将验收单作为验收证据，其中的一联交予会计处入账，然后把货物送往仓库，将物资进行入库。

货款结账。当货品验收入库完毕后，会计人员对验收单与供货单进行核对，没有出入后，根据记账记录信息和登记内容，再根据所签订的合同进行恰当的货款结账。

三、餐饮企业采购环节的内控控制规章

（一）岗位分离规章。开展采购活动中，餐饮企业要制定采购业务的岗位责任制，以保证岗位与岗位之间相互独立、约束以及监督，禁止一人全权负责采购业务。

（二）授权审批制度。企业内各部门的工作在符合授权标准的范畴内明确各自工作内容，例如采购部门进行相关采购工作时要以明确的规定和标准来进行，对采购工作的审批流程也要公开透明化，采购的过程也要有明确控制措施来监督执行。

（三）订单明细规章。订单要明确出订购数量、订购对象和订购的具体时间地点等，要根据这些内容来评定订单的合理与否，采购时考虑的商家信息要加以记录以进行后期对比，对于订单的各项目以量化明示，以专人和特定部门来对订单进行专项管理。

（四）验收控制规章。收获程序作为酒店餐饮重要的程序之一，为了保证其制度的落实，必须将其独立，独立于采购及财务部门等人员担任。重新设立货物单，建立一式多联、预先编号收获报告单等控制手段，能有效的提高存货管理工作。

（五）付款控制规章。一般来说，付款控制制度必须有三个重要步骤。一是保证付款及记录的正确，检查戳记是否规范；二是保证及时清偿负债；三是保证退换货资金的走向，多余货物的退货使资金的回流一定要做好登记管理，良好的控制制度下，这三个步骤是必不可少的。同时，也应该根据自身企业具体情况实行更为精细的管理制度，才更为有效提高酒店软实力。（作者单位为海南京诚汽车销售服务有限公司）