人事档案管理信息化建设分析

杨丽

摘要：现如今的时代是信息化的时代，而随着互联网的普及和网络技术的不断发展，其在我们生活中的应用也愈来愈广泛。而人事档案管理工作，也需要跟随时代的潮流，充分运用互联网技术的优势。而信息技术的进步，也会使得人事档案管理变得更加便捷迅速，效率也会有大幅度的提升。目前我国档案管理还存在许多的弊端和缺陷，如果能够将信息化建设落实到其中，很多问题就可以得到完美的解决。本文主要对人事档案管理信息化建设的必要性进行了系统的分析，同时探讨了将其落实的几种有效措施，来建设更加合理的档案管理系统。

关键词：人事档案管理；信息化建设；必要性

所谓人事档案管理，即为将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。现如今在新的市场形势下，社会治理和企业管理的内容和要求都发生了变化，人事档案管理需要做出相应改变。目前我国的档案管理仍然存在许多的缺陷和弊端，如档案信息的利用率不足、专业人员的缺乏、信息化管理的方式落后等，都牵绊着档案管理的发展和进步。而顺应时代的发展潮流，我们必须要落实信息化管理，运用网络技术方便快捷的特点，改进传统的档案管理体系，才能构建一个合理便捷的行业机制和环境。

1 人事档案管理信息化现状

现如今我国的人事档案管理仍然存在着许多问题，比如档案信息的利用率不足。其实对于档案管理人员来说，对档案中的信息进行提取，进行有效利用，可以解决很多不必要的麻烦，而目前的人员却没有更加深入地了解档案的利用价值，从而导致其利用率低下；基础设施不够完善，这也是目前档案管理存在的问题。由于档案管理工作繁重复杂，因此对于基础硬件設施的要求也很高，可是目前未对其有足够的重视，导致设施跟不上，更多的依靠人力来进行维持，从而造成我国档案管理的落后，同时各个档案管理单位之间，信息交流闭塞，未能形成一个有效的整体，导致信息传递落后；另一方面，档案管理的模式也同样有缺陷，未能够充分利用信息化技术，在很多时间里仅仅只停留在表面，从而导致管理质量落后。因此我国目前的档案管理仍然存在许多的问题，需要我们不断探索，创造出一个更好的模式。

2 人事档案管理信息化的必要性

2.1 信息化管理有利于提高档案资源的利用率

人事档案真实地记录了企业每一个职工的个人信息，而对这些信息进行系统的管理，可以大大提高对它的利用率。而人事档案由于存着许多人的信息，因此很多工作的开展都离不开它，所以提高利用率，也同时能够减少不必要的时间浪费，它同时也承载着许多员工的切身利益，而且如今企业对于人事档案的使用频率越来越高，如何跟上发展脚步，就需要对其进行信息化的管理。

2.2 信息化管理有利于提高管理效率

传统的档案管理，是将人员信息用纸质文件进行记录，然后将其封存起来，这样做不仅浪费资源，消耗了大量财力物力，也同时降低了空间利用率，查找起来也十分麻烦。而如果进行信息化的管理，将档案录入于电脑中，就可以大大减少工作人员的工作量，提高工作效率，而且这种方式也能节省空间上的占用，利用计算机技术对档案进行管理分类，大大提高了管理效率，同时降低了管理成本。因此信息化的管理方式，已经成了档案管理改革的总方向，随着科技的进步，如何合理地运用新的技术，可以大大改善整体的管理效率低下的问题，这已经成了档案管理的必然趋势。

3 人事档案管理信息化的途径

3.1 培养具备专业素质的人才，提高全行业信息化管理意识

当今社会说一个信息化时代，所以人们对于档案信息的利用频率也在大大提高。这对整个行业的人来说都是一个挑战，因此需要提高人们的信息化意识，这是做出改革的第一步，加快向数字管理的转变。充分利用先进的人事档案管理模式，提高档案管理质量，实现档案管理的高效化。

3.2 建立全面的档案数据库

目前档案管理的现状是相互独立，未能实现在保证隐私和安全的情况下，对档案进行共享。而建立起一套档案数据库，就可以随时随地对档案进行查询和运用，实现信息的高效利用。建立起先进且完善的信息管理系统，实现各单位部门之间的档案资源共享，可以大大提高工作的效率，顺应当今信息化的时代潮流。

3.3 打破传统模式，构建网络信息平台

传统的管理模式，需要大量的人力作为支撑保证，而建立起信息化的管理模式，就可以减少人力资源的浪费。使用现代化的技术，可以让档案得到及时的更新，实现档案的动态管理。同时建立电子档案，打破传统的统一模式，构建一套完善的档案管理体系。而要构建一个网络信息平台，就需要各单位之间通过局域网进行连接，实现档案资源的快速共享，以便在有需要时能够及时得到相关资料。同时为了实现这一目标，也需要专业的技术人才为保障，为了保护人员的隐私，也要注意对于档案管理的安全保护工作，避免信息流出造成的一系列影响，同时在信息传递时也要进行有效监控和记录保存，避免造成档案安全问题。

4 结语

当今时代的高速发展，跟不上时代的脚步就会被淘汰。人事档案的管理是一个非常重要的行业，它与人们的生活息息相关，而加快改革的步伐，才能顺应时代潮流。信息化时代的到来，为管理指明了方向。事业单位的不断变革，对档案管理提出了挑战，同时也是一个机遇。抓住这个机遇，就需要我们转变以往的观念，建立一个完善的档案管理体系，培养专业的信息化管理人才，才能构建完善合理的档案管理体系，更好的服务人民、服务社会。

参考文献：

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