浅谈如何实现企业档案管理的规范化

宋云

档案管理是在企业进行生产与经营以及管理活动中形成的，把具有一定的价值的文件可能采取以文字、图表或者是音像等途径对其进行有效的保管，这些对国家、企业以及社会都是有益的，因此，制定规范的管理方针来管理企业档案是积极有用且必不可少的，实行企业档案规范化管理，不仅可以真实客观的反映企业文化背景，还能有效的促进企业的进一步发展以及提高企业的经济效益。反之，如果企业没有制定规范的档案管理制度，则企业的有关记录会紊乱不清，甚至企业的经济生产也会出现短时期的混乱局面。因此，企业必须充分的重视对于档案的管理工作，将其作为企业管理重要环节。

1 进行档案管理信息化建设

信息技术已深入到了我们的生活中，将数字信息用网络来呈现已经成了势不可挡的趋势。受信息网络化的影响，用互联网来整合管理档案也久应运而生了。因此，在对档案管理方面必须用信息化网络的方式对其进行创新和改善，建立快捷准确的档案管理系统，从而更好的为企业服务。

另外，企业要想有效的实现档案信息化管理，还必须加强对企业原有的网络基础设施进行一定的升级，为使档案管理的工作能够有效的、快速的展开，可以建议企业：购置新型的计算机服务器，设置企业内部局域网，优化升级企业外部广域网。采用档案信息化管理，企业的各个部门之间可以实现资源共享，节省了部门间的沟通的时间，使得企业各部门工作时更加协调与便捷，大大提高了企业员工的工作效率。除此之外，企业在实行档案管理信息化时，要集中化管理企业的数据中心服务体系，并对各个部分进行方式进行系统的分布，保证企业档案数据保持一致性。

2 做好企业档案管理的基础工作

想要企业档案管理的基础工作能有效的进行，首要就是要做好基础规范制度建设方面的工作，并大力完善与工作程序以及管理方法等方面的实施细节。由企业信息管理部门来制定科学有效的企业档案管理制度，并召集企业各个部门的负责人和企业的档案资料管理人员召开相关讨论会，商议企业档案管理制度以及相关的注意事项，各部门所提出的相关意见或者建议都应该予以重视，商议结束后起草出最终的企业档案管理办法，然后先在各部门中进行试用，如果試用结果非常好就可以正式确定，倘若还存在试用的过程中还存在某些方面的不足，则可对其进行针对性的更改。

其次，还必须对档案资料与数据的收集，档案的相关整理以及对不同档案进行归类等这几方面进行严格的把关。企业的档案管理员一职，不能只单纯的对档案进行简单归类管理，还要严格按照档案操作规范进行的操作，以“精益求精的”的态度努力做好与档案有关的工作。此外，对于企业各部门员工手中分散的档案也需及时整理归档，并且要严格的按照公司对于档案管理制定相关的规定进行整理，将纸质的档案和电子档案相结合，保证纸质档案完整无缺，与此同时，电子档案也应也应与纸质档案所述内容相吻合。

再次，企业需要充分的重视档案的库存管理，并对其进行全方位的监管，尽量的消除和防范各种可能出现的安全隐患，扩充和增加现有档案储存室，定期对于企业所有的档案进行及时且到位的检查，并做好库房的防火防潮及防蛀工作。

除此之外，也要进一步的做好照片资料的整理工作，提高声像档案的相关管理水平，将企业从成立到目前所有的归档资料进行扫描，并建立相关的底片光盘，制作企业年度大事记录等电子类档案，将电子档案也归类到数字管理系统中并对其进行管理，另外，企业还要针对声像档案制定相关管理制度，将声像档案制作成光盘进行保存，非常方便借阅和整理。

3 管理人员需要提升自我创新能力

现如今，档案信息化管理以及网络信息在企业中逐渐普及，今后还有大量的新的情况，新的任务，新的难题需要我们去认识、去解决。然而这些问题需要企业的档案管理人员不仅在工作上而且还要在思想上，都需要做到与时俱进，切不可墨守成规，不断的开拓创新，在实践中发展和自我提升。企业也要经常组织档案管理人员进行计算机以及互联网等方面的知识进行相关的培训与更新了解，比如对于互联网的基本知识与应用、互联网中如何使档案管理进行有效的分类以及快速查找的方法等；其次，档案管理人员还需具备对于网络档案与信息的开发与更新方面的能力，企业只要具备了丰富的档案管理专业知识并且熟悉网络档案信息搜索功能，以及经验丰富并能够随机应变的档案管理人员，才能让企业更好的对档案进行相关管理以及为客户提供更好的服务，并使得企业档案管理与网络发展并进。

4 结语

当然，要想使档案管理等方面工作实现规范化以及标准化，还有很多的相关措施与办法需要去摸索，对此我们还需要在以后的日常的工作中不断进行归纳和总结。努力做好档案管理的标准化以及规范化所进行的相关工作，使得档案管理更加接近现代微信管理标准，为企业的长久壮大与发展奠定坚实的基础。

（作者单位：江苏省连云港市工投集团徐圩投资有限公司）