高职院校教学秘书队伍建设的现状与建议

高万里

摘要：随着我国高等教育大众化的普及，高等职业教育也经历了“扩容”、“提质”到目前的创新强校，建“一流”高职院校成为众多高等职业院校的改革目标。教学管理首当其冲也随着改革的不断深化在变化着，合理安排教学计划，按教学规律办事，在教学管理过程中的指导、协调、统筹都考验着作为教育教学管理一线的教学管理人员教学秘书的工作素质及专业化水平，它表明了高职院校的教学管理工作已经不再是一个低级的行政工作，而是一项专职专业的事业，需要为之精准服务的专门人才。不再是依靠个人意见和重复现有做法，而是越来越需要专业的知识和专业的人员来认真对待的一项事业。

关键词：教学管理；教学秘书；专业化

我国高职教育经过了“扩容”、“提质”，逐步迈入教育信息化2，0时代。教学管理成了当前教育改革面临的新挑战。目前高职院校教育教学管理的理论化程度与系统化水平还处于职工大学及中专转制为大专阶段的管理水平。教学秘书作为教学管理一线管理人员，在教学运行工作中属于全程监控者，既是教学管理工作的具体组织者，又是具体执行人，还要充当二级学院领导的教学业务助手起到教学管理参谋的作用。然而随着我国高等教育大众化局面的到来，院校教学管理的主要精力都集中在人才培养方案的修订、扩招后学生大量增加带来的一系列问题，都无暇研究处于教学一线管理人员的工作方法、工作流程、工作效率是否可以匹配院校高速发展的步伐。教学秘书作为教学一线管理人员的代表，队伍非常不稳定，平均一年就换岗的占大多数，甚至做了一个学期就换岗的也不是少数。即使留下来在教学秘书岗位上工作的人员也往往是因为个人原因无法换岗而被迫继续做教学秘书工作。

一、教学秘书专业化相关研究

20世纪70年代末，教学管理研究随着改革开放，随着高等教育大众化，得到了质的发展。从1983年教育管理首次作为专业，作为一门独立的学科在北京教育行政学院开始首次招生，全国才慢慢形成一支教育管理研究专业队伍。而对于直接从事教育管理一线工作的教学秘书群体的研究始于1984年。鸟成荣提出：随着高校教学管理手段的不断规范化和现代化，对教学管理人员的专业化要求也越来越高。教学秘书要很好的胜任工作岗位，必须走专业化建设之路。韦素玲提出：教学秘书岗位不受重视，社会地位、职业声望、工作强度等都得不到公正的认可，导致教学秘书的自我价值和需求很难得到满足，从而抑制教学秘书工作的积极性，产生不同程度的职业倦怠和心理压力，造成学校频繁更换教学秘书，严重阻碍高校教学秘书队伍的专业化建设和发展。卢耀阳认为教学秘书的组织承诺和自尊感得不到应有的重视，并提出“专业化——强化教学秘书的生命存在”。目前，高等职业院校对教学秘书工作的重要性缺乏必要的认识，还没有意识到一支专业化的教学管理队伍对于提高教学管理工作、创新教学改革、落实教育发展政策的重要性。因此，建设一支有专业理论背景的教学管理队伍，首先要改变对教学秘书工作的看法。

二、教学秘书队伍结构

本研究由广东轻工职业技术学院应用外语系教学秘书负责。本研究以2016年高等职业院校人才培养工作状态数据采集与管理平台中广东省80所高职院校的教学管理人员中的教学秘书（共751位）为研究对象。分别对广东省高职院校教学秘书这个岗位的人员在年龄结构、学历结构、职称结构、工作年限等类别中做了阐述和分析。

（一）年龄结构

从表1中可以看出，广东省80所高职院校的教学管理人员中的教学秘书以女性居多，合计571人，占总人数的76%，占据相当大的工作人员比例。25-40岁的年龄层的女性合计431人，男性131人，25-40岁的年龄层男女比例为1：3，29人。25-40岁的女性在工作中处于旺盛期，但是在家庭生活中却承担着比较重的照顾家庭的工作。此年龄层的工作女性容易被家庭工作分心，事业心相比其他年龄段容易产生偏移。

（二）学历结构

从表2中可以看出，广东省80所高职院校的教学管理人员中的教学秘书的学历以大学居多，专科排第2位，研究生排第3位。大学和专科的总人数为606人，占总人数的80.7%。从学历结构上来说，基本满足目前高职教育管理一线工作人员学历要求。因数据中未捉及学科经历，因此对于多少从事过教育学、管理学专业训练的人数还未可知。

（三）职称结构

从表3中可以看出，广东省80所高职院校的教学管理人员中的教学秘书中未定职称的人数454人，占总人数的60.4%。中级职称168人，初级职称104人。从职称结构上来说，教学秘书整体职称不高，从侧面来讲受到的专业训练也比较少。

（四）工作年限

从表5中可以看出，广东省80所高职院校的教学管理人员中的教学秘书工作年限在5年以内的最多有466人，占总人数的62%：工作年限3年以内的人数合计有326人，占总人数的43.4%。工作年限5-10年的人数有266人，占总人数的35.4%。绝大多数的教学秘书工作年限在5年以内，也就是说这项工作的吸引力不足以使年轻人投入工作热情。

从年龄结构、学历结构、职称结构、工作年限四个观测点可以看出，教学秘书年龄偏低、女性居多、学历偏低、职称偏低、专业不集中、工作年限偏低，这样一支队伍很难从专业的角度履行自己的职责，专业化水平成为制约这支队伍成长的“瓶颈”。

三、教學秘书队伍专业化建设策略

教学管理运行日益复杂和繁重，各种教学信息逐步实现网络化的同时，对教学秘书的专业要求也日益提高，这些变化导致了教学秘书队伍建设的技术性和专业性必须提高，教学秘书队伍的素质状况和管理水平也将直接影响整个教学管理的过程和质量。因此，提升高职院校教学管理水平，必然要先建设一支专业化的教学秘书管理队伍。

（一）提供合理的人事管理制度

目前高职院校给予教学管理岗为专业技术岗位的学校很少，给予教学管理岗为教辅部门的也比较少，正常情况下教学管理岗为行政岗。这在很大程度上制约了教学管理人员岗位晋升以及专业晋升的通道。建议学校人事管理部门提供更为合理的人事晋升制度，以保证在教学管理岗位上工作人员的职业尊严。

（二）提供科学规范的绩效管理

高职院校的教学秘书队伍的绩效成绩来自两个部门，一是教务处，二是二级学院。但是，即便是獲得优秀教学秘书的称号，也只是微小的物质奖励。这个奖励不能对职称评聘起到帮助作用，不能对职级晋升起到关键作用。科学规范的绩效管理是通过有效的绩效管理，分解学校的年度规划目标，实现组织目标与个人目标相互协调一致、充分调动员工的积极性、帮助各级部门及员工发现自身的不足、在工作过程中不断修正方向，并激励和帮助员工取得优异绩效从而实现组织目标的管理方法。建议现行的绩效管理中明确教学秘书获得的奖励可以在薪酬调整、晋升、奖金分配等人事决策中成为有效绩效依据。确保绩效管理各项规范得到落实，明确考核对象的绩效成绩，真正落实绩效考核结果的应用，最终在薪酬、晋升等方面得到体现。

（三）提供有效的激励机制

目前教学秘书群体，最需要的激励机制是职级的晋升通道和职称的晋升通道，相比学校中其他专业技术岗位，他们缺乏一个平台来肯定他们的工作激情。教学秘书岗位评职称特别困难。第一，基本没有机会获得课题立项。没有课题立项在我国的职称评审体系中就缺少了一块最重要的职业资历。而业务即使做得再出色，也没有可以表现的机会，甚至无人表扬。第二，没有相关的职业技能大赛可以展现出色的管理水平。因此，没有有效的激励机制可以给教学秘书以清晰的职业发展目标。

（四）提供健全的岗位培训制度

高职院校教学管理岗位的工作特点就是以老带新，大规模的岗位培训几乎没有。以老带新也是走走形式，需要离职的或者调换工作岗位的教学秘书都是着急走人，对工作岗位没有一丝的留恋。新人来报到都是摸着石头过河，边学习边上岗的居多。排山倒海的工作容不得有喘息的时间，这也是教学管理工作的特点，从开学到学期末，工作一环扣着一环，虽说很多都是重复性的工作，但是因人因事还是不断变化的。每个环节都不容有错，错了就是教学事故。也根本没有时间静下心来想想怎样优化流程，怎样提高工作效率，怎样工作创新。因此只有提供健全的岗位培训制度才能有效地指引教学秘书工作专业化。

1.提供岗前培训制度

要严格遵循“先培训，后上岗”的原则，组织教务处、二级学院两级业务培训，尽可能以最快的时间熟悉教务处和院系各自的工作特点，引导教学秘书以专业的目标来具体对待所从事的各项具体业务。

2.提供教学管理专业提升培训制度

定期组织教学管理专项业务提升培训以提升教学秘书专业化水平，培训时间以及培训效果计入绩效考核成绩中。

3.提供教学管理专业理论研究平台

组织教学管理专业理论研讨会，提供教学管理方面的课题、论文写作等专项指导，引导教学秘书队伍研究教学管理现象，总结教学管理过程中遇到的问题，从而提高教学管理质量，提升学校教学管理专业化建设水平。

4.提供教学管理学历晋升培训制度

教学秘书队伍普遍学历偏低，所学专业比较杂，鼓励教学秘书报考更高学历的教学管理专业的学历考试，并在经费上予以支持。建议和专业教师及其他管理队伍保持同等待遇。

（五）提供教学管理与科研的发展平台

在学校的科研立项中，很少看到有教学秘书主持的科研项目。究其原因，一个是工作岗位不受重视：另一个是工作繁杂很难静下心来做研究：还有一个是教学秘书群体普遍具有职业自卑感，感觉专业低人一等，这也是造成职业倦怠的主要原因。建议院校多关注这个群体，把教学秘书队伍也纳入学校科研考核体系中，保持与专业教师和其他管理队伍同等待遇。

四、结语

教学、管理、科研是立校之本，“有了教育的科学，才会有科学的教育”，相同的是“有了管理的科学，才会有科学的管理”。综上可以看出教学秘书队伍专业化建设是一个多方面共同努力的工作。教学管理肩负教学与管理的双重职能，必然要求教学管理人员既要熟悉教学规律，按教学规律办事，具有合理安排教学的技能，又要熟悉管理的一般现象，比如在教学管理过程中的指导、协调、统筹规划的技能。它表明了高职院校的教学管理工作已经不再是一个低级的行政工作，而是一项专职专业的事务。不再是只依靠个人意见和重复已有做法，而是越来越需要专门的知识和技术。那么推进教学秘书队伍专业化建设就是对高职院校教学管理创新的一个充分肯定。