电子发票对财务工作的影响

巴宁 王璇 杜博为

[摘要]随着信息技术发展，电子发票的普及为经济管理活动带来了极大的便利。在享受快捷便利的同时，电子发票重复入账、难以与现有系统集成、电子发票的信息泄漏等问题很容易给企业造成不利影响。针对一家具有推广条件的Y互联网公司进行调查研究，发现较高的人工成本和低效率的财务工作已成为制约公司发展的一大瓶颈，通过分析电子发票的发展状况和优势，以及对财务工作者的影响，提出在该公司推广应用电子发票的建议。

[关键词]电子发票；财务工作；推广策略

[中图分类号]F275；F812.42 [文献标识码]A

电子发票是“互联网+财务”以及发票形态和企业服务管理方式变革的产物。作為一种新兴事物，一般来说，电子发票是指在经济活动中开具、收取的以电子形式存储的收付款凭证。2015年，国家税务局正式发布公告，明确电子发票应用范围，为电子发票未来普及提供了制度支持。但就企业角度看，电子发票的推广和普及还存在很多困难，企业要及时更新软硬件设备，并且提高财务人员的素质。

1 电子发票的发展状况和优势分析

1.1 电子发票的发展状况

伴随互联网技术不断地在财务领域被应用，电子商务的快速发展给会计凭证的形式提出了更多更高的要求。我国传统纸质发票管理模式受到了很大制约，难以适应新兴商业快节奏的需求。在这样的背景下，我国开始逐步推行电子发票管理。2012 年 5 月，国家发改委发布《关于组织开展国家电子商务示范城市电子商务试点专项的通知》，提出建设电子商务示范城市的地区可以满足电子发票的要求，属于早期的推广阶段；2013 年 6 月，中国内地首张电子发票在京东商城开出；电子发票试点进入早期扩张阶段。在行业方面，从电商、零售到金融保险，再到电信行业；2015 年 12月，增值税发票系统升级版推向全国。2016 年 1月，增值税电子发票在全国推出，这标志着电子发票推广应用进入了一个新阶段。

客观的说，相比于美国和欧盟，我国的电子发票起步较晚，但推广普及速度更快，推行力度更大，社会接受程度更高。如果把一个事物的兴衰发展分成创新者、早期采用者、早期大众、后期大众和落后者五个阶段，现阶段在包括Y公司在内的我国大部分企业，在电子发票方面的发展仍旧处于从早期大众向早期使用者的跨越阶段，且正处于一个比较难以跨越的鸿沟阶段。

电子发票有如下两个亟待完善的方面。第一，电子发票管理相关制度尚不完备，电子发票的法律地位在《税收征管法》及相关法律法规中尚未被明确。在《网络发票管理办法》中有专门针对网络发票管理的条例，但电子发票管理的有关制度目前尚未制定。第二，电子发票标准尚未完全统一。电子发票作为经济活动证明的原始凭证，必须建立统一的格式标准。既要国内统一，又要参照国际标准，符合国际商务贸易发展的要求和通行会计准则，更加利于企业进一步走向世界全方位的开放。

以Y公司为例，现阶段Y公司对于电子发票的管理仍旧处于原始状态，公司没有云端的存储解决方案，只是用原始电子表格登记已经登记入账的电子发票，无法实现批量电子审核、无法多点位同时录入发票因为容易产生重复入账的情况、需要转化成普通发票之后才能与现有系统集成、发票上的商业信息可能被泄露等问题，极易给企业造成不利影响。在这样的原始的状态下，Y公司作为一家集成多项业务的互联网公司，开出的发票和接受的发票存在很多格式不统一的现象，单一的识别系统已然不能满足需求。

1.2 电子发票的优势分析

首先，采用电子发票能大幅提高票据在企业、客户、供应商之间的流转效率。依托于传统邮政系统的纸质发票，陈旧的物流系统加之地区不确定性让企业失去了对发票收到时间的可控性。

按照国际惯例，付款行为一般是发生在取得发票之后，对于奉行现金为王的现代企业来说，失去了对收票时间的控制也就失去了部分应收应付账款的控制力。此外，物流失误对发票传递造成不利影响的概率可以被大大降低。在企业ERP 系统中，供应商可以提前预知客户的需求时间和需求量，提前做好产品调配和物流的准备。以此可以避免频繁发送采购订单和核对采购订单，发货单可同销售发票同步流转，一方面降低人力物力成本，一方面提高企业效率提升企业竞争力。

其次，电子发票可以和经济活动的完成实现零时差。相对传统发票的复杂处理流程，电子发票资料全面网络信息化集中处理，节约了企业内外传递时间，能有效提高企业的账务处理效率，及时地甚至是实时地给企业经营者决策提供更有效的业务数据支持。推广电子发票以后，通过软件可以直接从电子发票里智能选用必要信息记录经济活动的发生，免去了财务人员一系列琐碎重复的手工工作浪费的时间，满足财务信息传递时效性要求。

第三，便于统一供应链上的各个企业业务往来凭证证明格式，尤其是利于企业之间的发票传递。电子发票使企业的业务更加规范也使得整个行业变得更加规范，其具体体现在购销关系和纳税关系两个方面。规范纳税人纳税行为，降低企业财务工作成本，允许企业在合法范围内避税，但并不是通过不开、虚开、代开发票的违法手段实现。一方面，电子发票的使用可以让纳税人实时在线领购、开具、传递发票，方便快捷；另一方面，税务部门可以随时监督企业的日常生产经营，有效地遏制企业偷税、漏税的行为，降低纳税成本。

2 电子发票对Y公司财务工作的影响

2.1 对Y公司财务制度的影响

从企业战略来看，发展扩大必然伴随更多的财务工作需求，庞大的财务体制会拖累财务工作效率，Y公司财务人员增长速度明显超过业务量增长速度。人员数量必须加以限制，所以从制度上提高运行效率非常必要。财务体制通常应该服务于管理体制，并随之变革而适应。

Y集团财务部门存在这样的抉择：集权化，下属企业就无法拥有法人地位，实质上成为了集团的附属分部，集团内部公司区分被淡化成部分，服从管理和财务的“统一领导”；分权化，子公司拥有财务制度独立权，集团公司控制协调难度增加，业务能力不同导致上下财务效率不同，内部财务管理水平参差不齐。

但在电子发票环境下这种上下级财务不平等的原则就可以被很好的避免。Y企业有两个选择：分散化或者是集中化管理。在分散化体制下，下属企业需要实时进行核算，进行开票收票业务工作。在集中化体制下，开票业务都集中在地区总部或者是省区分布，下属分布无需进行发票的核算，只需要实时地接收上级分部实时传输的电子票据，并进行账务处理工作即可。集中化的处理方式可以简化分部的财务工作，利于整体业务的管理，同时也利于税务部门和审计部门开展工作。

2.2 对业务处理流程的影响

传统的财务工作完全依托于单据来实现并作为工作的起点，具体来说是根据有关经济业务的单据来填制记账凭证，记账、核对最后编制报表。然而随着电子发票的普及推广，电子会计档案正在逐步取代甚至缩减传统的工作流程。财务人员的工作不仅被局限在“凭单入账”，一切和发票实物流相关的工作将被互联网取代，磁盘数据变成“云数据”。财务工作变成网络在线方式、在线报告、在线审核、在线信息分布等方式，任何财务信息都可以直接从网络上获得，并能真正地实现网络无纸化办公模式。

例如在Y公司，一张纸质发票报账流程可以分为电子流和实物流两部分同步实现，电子流主要有报账员报账、扫描员扫描、审批人审批、共享中心主管派工、应付会计审核凭证、出纳审核付单、最后归档等七步骤；同时实物经历了扫描、邮寄、匹配、装订和归档等五步骤。但是在Y公司引进电子发票体制后，仅有电子流没有实物流，并且主要步骤也从七步骤减少至报账、审批、派工、审核后付款五步骤。大大减少工作环节，缩短报账周期，全面支持异地审计和随时审计，同时可以实现实时财务的目标。

3 电子发票在Y公司深入推广应用的建议

3.1 制定电子发票战略发展规划

未来的财务工作模式，诸如二次记账或者二次审计等为降低财务重复率的工作将逐步被电算化机器人取代，宏观的看通过低专业要求和高强度工作来满足的工作岗位将会消失。企业要在财务人员精通财务工作原理的基础上，制定长远的战略规划，不断指导财务人员学习先进的电算化技能，更多涉及管理、审计相关的政策、法规。进一步的，财务工作要和司法工作一样，施行永久责任制。简言之，对人的培养必须要赶在对设备的升级之前。

Y企业应该从财务战略发展层面制定电子发票指导纲要或长期行动计划，稳步对电子发票施行内部改革。为适应不同业务发展的需要，既要实现在不同空间和地域电子发票的开具应用，又要考虑与现有财务体制和未开发电子发票系统的企业更迭接轨。做好电子发票在各级企业分部的统筹规划，建议成立企业电子发票推广小组，主要职责包括对电子发票制度进行软件设备更新改造，对外应用服务的指导和对内的技术革新。

3.2 一键开票系统的设计

所谓一键开票系统的设计，就是针对订单或者是购销合同一键生成并自动交付。消费者通过在线下单和线上线下支付等多种渠道进行采购时，订单被接受以后进入代开票系统，发票的信息通过服务器传递至税控盘，此时发票数据已经被传递至发票的后端服务平台，系统内生成板式文件和下载授权码，最后电子发票服务凭条将发票传递回企业的业务系统。在这样一个一键开票系统下，Y企业可以以多元化的方式，诸如邮件、短信、APP内含信息的方式将电子发票传递至销售者手中，便于Y企业及时确认业务收入。

3.3 基于区块链技术的研究

当下，区块链技术正在不断渗透进财务工作，而电子发票系统是实现区块链全民记账目标的基础。

结合区块链技术，Y公司可以构建一个包含其上游供应商和下游客户的具有产业链性质的联盟。在这个区块链中，税务机关负责区块链制度上的监管，是监察机构，统一制定联盟的运行标准和标准合约条件。区块链中还可以积极引入拥有税务机关颁发的税务数字证书的第三方代理记账平台，作为区块链发票的产生者和真伪公允检验者。链上各节点的使用者和信息共享者，必须按照事先制定的交易规则参与和运行，分布式记账并生成报表，共同维护区块链秩序。所谓分布式记账，就是在多个站点、不同地理位置或者多个机构组成的网络里进行分享的资产数据库，账本由所有参与者共同進行更新，可信度更高。

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