基于SAP系统采购业务的思考

黄诗雯

采购业务是企业控制营运成本、持续盈利的重要环节，利用SAP系统强大的功能来完善企业采购业务，在企业中备受推崇。本文结合SAP系统中采购业务的特点，对SAP系统的采购业务存在的问题，提出一些思考并尝试提出相关对策，以提高SAP系统在企业的运行效率。

ERP SAP 采购业务

SAP Business ByDesign简介

SAP为了打开中小企业的市场，抓住中小企业的特点，有针对性的研发出一套最完善、适应能力最强，贴近市场需求的业务解决方案SAP BusinessByDesign。企业可以借助SAP BusinessByDesign方案，迅速获得实现目标所需的统一业务过程的控制力。它将企业的各项运营流程紧密联系在一起，使企业能达成目标、完善财务流程、关注客户、管理职工队伍、整合供应链、操作智能化，并实现完全合规性。SAP BusinessByDesign能帮助提高业务的透明度和可支配性，与此同时保证流程更加简化，扩大职工和管理者的操作空间，从而提高企业灵活性与敏捷性。

SAP Business ByDesign采购业务简介与相关流程

（1）采购业务简介

SAP的采购业务循环主要涉及到物料需求计划（Material RequirementsPlanning）。SAP的采购业务可以识别和选择合适的新供应商以及管理与现有供应商的关系以满足公司的日常采购需求。从最合适供应商的识别和选择到最终与选定供应商谈判采购合同和创建相应采购合同。

（2） SAP Business ByDesign采购业务流程

在ALMIKA公司的采购部门实习的阶段，对采购流程总结如下：

ALMIKA是专门生产和销售商用和私人应用加热器的公司。采购经理在海外贸易展览会上发现一种新的太阳能锅炉，并将太阳能加热系统添加到ALMIKA的产品组合中。

首先得到ALMIKA产品及其供应商的概述，了解ALMIKA的产品组合和供应商。使用SAP Business ByDesign的分析选项，来得到最畅销的产品和供应商的概述。

其次，在一个电子市场产品目录的太阳能锅炉提供研究。在选择一个产品，创建它在SAP Business ByDesign和分配一个产品类别。在成功地创建产品之后，可以在供应商目录中为您的新材料找到新的供应商进入系统。新产品是从两个不同的供应商采购的，整个采购量将由两份合同负责，因此，一份此类合同的报价请求将被启动发送给潜在供应商。

进入AMS和外国供应商通过邮寄提交刚刚创建的RFQ报价。之后，双方签订合同。谈判了特殊的付款条件之后，增加合同，然后下达它。但是在合同成立的时候，首先必需得到经理的批准，状态将从正在进行变成发布。

接管物料计划（MRP和可用性检查），需要输入与物料清单相关的计划和发票数据，执行物料的供应计划过程并创建购买建议，购买建议将通过自动操作运行在SAP Business ByDesign自动释放，发行将导致从供应计划转移到采购，生成的购买请求在被批准之后，就可以开始订购了。

采购订单通过RFQ的方式发送，货物几天之后到底，。将在SAP BusinessByDesign系统收货发货通知记录，入库货物由仓库工人带到相应的物流区，最后进入SAP Business ByDesign中开出发票。

对SAP采购业务的思考

在一个企业中，企业物资的重点人口部门便是采购部门。采购部门与各个部门都有密切的关系，与生产部门、财务部门和仓库部门的业务联系是根据生产计划和物料需求计划制定采购计划，并形成用款计划交财务；再发出采购订单，供应商按照计划发货，仓库部门根据订单收料，安排检验，办理入库，财务根据发票形成应收款。

SAP系统的采购业务虽然逻辑严密、自动化程度高，但是由于对数据的过分依赖，导致对公司操作人员的素质和能力要求较高，进而增加了采购业务内部监管的难度。虽然SAP系统将不同的职务权限分配给各个不相容的岗位，再有这些人员去执行。例如采购申请根据采购物料的金额和性质分别交给不同权限的人员审批，付款与申请付款权限相分离，财务部门需要在其他部门提交付款申请，审核通过之后，才能付款，通过这样的方式对企业资产进行保护。但采购业务有其业务性质的特殊性，涉及到个人或部门的相关利益，在执行采购业务过程中，一些决策的判断是否正确与参与工作人员的能力与经验相关性很大。

针对这些问题，提出-些对策。首先，企业管理层必需强化对SAP系统的认识，管理和把握好各个部门的协调合作，加强对操作人员的技术培训和思想指導。其次，根据SAP的流程和企业实际情况建立相应的管理制度，并且对管理制度的规范运行进行监督。最后是对采购人员进行SAP操作和流程的培训，使采购人员对SAP采购业务产生真正的理解，加强对员工的监督，避免人员疏忽和操作错误，降低数据差错。

结论

在当下信息时代，ERP软件的应用越来越普及。因为采购业务的敏感和特殊性，历来是企业关注的重中之重，即使在计算机代替人工的环境下，也不能忽视采购业务的风险性。本文通过对ALMIKA公司SAP系统采购业务的梳理，提出来对采购业务的思考，并提出一些对策。对于实施SAP项目的企业来说，进一步完善采购业务流程，提高对企业采购的管理，对于有效的控制采购成本，提高企业盈利水平，都是具有一定现实意义的。

[1]公维军.浅析SAP系统的采购业务内控探讨[J].中国集体经济.2017（11）

[2]陶如纯.SAP环境下S公司应付账款流程内部控制研究[D].江苏大学.2016

[3]曹晰，浦曲.基于SAP的采购系统设计[J].长春师范学院学报.2013（04）

[4]陆海平.SAP与采购系统的集成研究与设计[D].上海交通大学.2013

[5] SAP Business ByDesign功能概要

[6]基于SAP采购系统设计——曹晰

[7]浅析SAP系统的采购业务内控探讨——公维军