完善事业单位办公室管理职能的侧重点思考

马宇

国家经济的快速发展，使得我国企业犹如雨后春笋，遍地开花。企事业单位办公室作为综合性管理机构，承担着服务、协调、参谋、监督等职能。办公室管理水平直接关系到企事业单位各项工作的顺利运转，以及营商、发展环境的优化。因此需要进行完善办公室管理职能，比如可以通过提高工作人员的工作效率、维护办公室的正常工作等方法，使办公室管理职能得到有效发挥。本文以事业单位办公室管理职能为切入点，分析事业单位办公室管理中存在的问题，提出针对性的管理方法，使事业单位办公室职能有效发挥的目标得以实现。

事业单位办公室管理职能 侧重点

引言

通过40年的改革开放，我国经济进入了新时达，社会的主要矛盾随之变化。优化营商环境，满足人民对美好生活的向往，成了事业单位办公室管理面临的新课题。古训“攘外必先安内”。只有不断加强办公室内部管理，才能达到优化营商环境，满足人民对美好生活的向往的目标。办公室作为作为事业单位部门之首，如何在继承传统管理方法的同时，不断学习及借鉴现代管理理论，提高管理水平，是需要认真思考和积极探索的。现阶段办公室职能管理中存在的现状

（1）管理职能不确定性过高

办公室是一个具有一定管理职能的业务部门。从业务角度分析，办公室工作有章可循，执行国家标准。如：GBT9704-2012。从管理职能角度进行分析，办公室的工作内容和类型比较多，不仅负责办文、办事、办会，还需要负责信访、保密、机要等工作，以及领导临时交办的各类事项。甚至有的单位内设科室之间发生矛盾都是办公室来调节。导致工作人员的工作压力逐渐提高。在这种情形下，办公室的工作效率无法得到提升，进而也会影响到办公室职能无法得到有效发挥。

（2）管理队伍能力不高

在时代不断进步的今天，过于单一的知识性人才已经无法适应现实的需要，只有能力全面性、素质水平高的人才才能满足时代发展的需求[3]。目前许多事业单位的办公室管理人员没有吸收新型管理信息的机会。办公室管理人

员长期处于忙碌状态，但在述职或总结的过程中，确找不到工作的亮点，每件事都有办公室的影子但又每件事都是由主办科室人员完成的。使得办公室人员的发展受到影响。容易使办公管理人员缺乏上进的意识，满足于现状，而减少对学习专业和实践知识的重视度，最终导致办公室管理工作效果逐渐下降。

完善事业单位办公室管理职能的侧重点策略

（1）确定管理体制，完善管理职能

面对管理职能不确定性过高的问题，办公室作为服务部门是不能回避的。但可以从管理手段的角度对其进行优化。办公室可以根据其人员的特点及能力，分配工作任务，让每名工作人员知道哪些工作是自己必须完成了，哪些工作是协助其他同事完成的。避免一团糟，一团麻，遇事拖延或推诿扯皮。这需要确定较完善的管理体制。管理体制的确定可以采取项目管理的手段，利用WBS网络图，将办公室的职能进行分解，对照工作的关联性，明确紧前工作、紧后工作。再将工作任务布置到每名工作人员手上，告知最迟工作开始时间以及完成时间。

（2）锤炼党性，提升团队协作精神

事业党委办公室工作人员因其工作性质，在人员配置上往往党员居多。对办公室人员的管理，可以从人的因素上下功夫。倡导职工学习党的理论知识及先锋事例，锤炼党性，唤醒初心，完成使命。鼓励办公室工作人员参加机关工委、文联、妇联、工会等组织举办的各类文体活动，在活动中培养配合的默契性及团队协作精神。团队协作精神是办公室乃至事业单位干事创业的关键，办公室人员在处理事务的过程中，经常遇到比较繁琐、冗杂需要多部门同时配合的工作，这就要求工作人员有足够的耐心，遇事多思考，多与其他部门请教交流，有一种整体观和大局观，以单位的整体利益为根本，起到良好的上传下达沟通协调的作用。团结协作的工作氛围需要每一个工作人员的付出努力，部门可以通过组织集中学习以及一些有益身心的集体活动来增强大家的凝聚力。在这样的工作氛围下大家可以团结一致众志成城，把自己的工作做好，实现单位利益的最大化。办公室管理工作人员的团结协作精神不是打造小团体，搞小团体主义，我们提倡的团结协作的精神，不仅包括办公室部门内部的工作氛围还包括整个单位的良好气氛的打造，办公室起着重要的上传下达，信息传递，沟通交流的作用，办公室工作人员应自觉主动的维护好跟其他部门同事的关系，起到良好的润滑协调的作用，将整个单位打造为团结奋进积极向上的队伍。

（3）加强技能培训，提升职工素质

我国事业单位的创建是以社会公益为目的，为给群众提供更好的服务。事业单位办公室工作算是半个窗口单位，人员的综合素质高不高，关乎整个事业单位在人民心中的形象好不好。因此重视职业道德培训，提升办公室个人修养及业务能力，也是不容忽视的事情。在某些方面，办公室工作人员可能仍存在着专业技术上的不足、不具备专业指向性等缺点，这就更加需要定期地对办公室工作人员进行有步骤、有计划的专业技术培训，提升办公室工作人员的综合素质，使得工作人员在做好各项服务工作的同时也能实现自身的价值。

（4）把握管理的基本原则，为事业单位正常运转提供保障

办公室的各项管理制度，是办公室管理工作的基本原则，办公室人员必须严格遵守并不断健全。每名办公室人员必须清醒地认识到，办公室的一切权利来源于制度，办公室的一切责任都是因为制度执行不严所导致。所谓“有权必有责，权责必相等”，必须把权利关进制度的笼子里，办公室才能有效工作，事业单位才能正常运转。

結语

办公室属于我国事业单位工作的主要内设机构之一，对沟通事业单位当中的各个部门具有重要的作用，因此需要不断完善办公室的管理职能，不断健全管理制度，使办公室管理职能得到有效发挥。在实际工作中，可以通过引用先进的管理模式、加强工作人员培训、健全办公室管理体系等方法，使办公室管理工作得到完善，有效发挥办公室的管理职能，促进事业单位优化营商、发展环境，逐步解决新时代我国社会的主要矛盾。

[1]刘聪.新时期完善办公室管理职能的几点思考[J].办公室业务，2017，12（12）：10+38.

[2]周民.完善事业单位办公室管理职能的几点思考[J].海峡科学，2014，10（09）：59-61.