计算机在档案管理信息化建设方面的应用

李凤琴

档案信息化建设 作用 问题 计算机 应用

以计算机为主的现代信息技术已被各个领域广泛应用。信息时代的信息化建设已成为各领域现代化发展的必然选择，档案管理亦是如此。实现档案管理信息化建设，推进档案管理现代化发展，离不开对计算机技术的广泛应用。以下就计算机在档案信息化建设方面的应用进行探讨。

档案信息化建设的主要作用

档案信息化建设的作用主要表现为：一是，提高档案使用效率。档案管理的最终目的是对档案的信息进行使用。采用信息化管理的模式不仅能够提高管理的效率同时也能提高对于档案信息的使用效率。二是，以网络化为基础实现信息化管理。档案信息化建设的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化的基础上进行档案的管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省相关的人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大的优势。三是，基于数字化的管理模式。对档案信息化建设就是指基于数字化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源的形式。电子资源的最大优势就是能最大限度的节省空间，提高管理工作的效率和准确性，而且在查询和整理环节，也提供了巨大的便捷。

档案信息化建设存在的主要问题

档案信息化建设存在的问题主要表现为：一是，档案信息化建设缺乏统一的标准与规范。片面重视高档的计算机系统以及先进通信设备的购置，忽视了档案信息的规范化与标准化建设，这是当前我国档案信息化建设普遍存在的问题。这不仅增加了档案信息化建设中的资金投入，还没能体现出档案信息化的服务功能。二是，档案信息化建设缺乏有力的支持。其一，缺乏国家与政府的有力支持。我国当前的档案信息化建设无论是在技术上还是在组织都缺乏政府的支持，没有明确的技术性与管理性标准，处于自我探索的阶段，影响了档案信息化建设。其二，缺乏可靠的硬件环境。我国当前档案馆所开发的计算机软件，实用性与通用性还比较滞后，且设备的性能不能满足档案信息化建设对硬件设备的要求。三是，档案信息化建设的安全问题。虽然网络可以向人们提供较大便利，但同时也会引发一系列问题，如档案信息可靠性与安全问题的出现，使网络存在诸多不安全、不稳定因素，最终阻碍了档案管理工作的开展与此同时，网络安全因素还包括：黑客与计算机病毒等，基于计算机用户的持续增加，网络危险性会随之不断增加，需要引起人们的高度重视。

计算机在档案信息化建设方面的应用分析

（1）计算机在提升档案管理工作标准化中的应用。若要确保档案管理工作的顺利进行，则应按照计算机技术应用情况与特点，对当前极易出现问题进行总结和分析，例如：档案网络管理、数据著录与信息输入等方面，对其问题进行逐一列举，以此进行管理标准、制度的制定，使其更加针对性与科学化，在提升档案管理标准化的同时，还可以强化计算机技术的应用，以发挥计算机技术独特作用。

（2）计算机在档案保管使用方面中的应用分析。计算机因其自身软件特性所决定，可以针对图片及照片进行很好的档案管理，以往档案管理并不具备此功能，人们在进行照片档案管理时，要将其内容进行一一对照才能很好的进行查询。如，同一类别、主题图片有很多种，在选取中就需要浪费大量的时间才能完成。然计算机技术却可以通过系统扫描在第一时间内将其分类，存储且照片、图片可以进行复制。从长远角度来看，不会出现褪色等情况。

（3）计算机在档案信息化安全建设方面的应用。计算机技術的发展，除了会对档案管理提供便利之外，还会产生安全问题，对此，档案信息管理过程，应该按照资料级别对档案信息进行安全管理，例如：一级保密信息不联网，对于二级保密信息进行局部联网，而三级保密信息则可以正常联网除此之外，还应该构建完整档案相关法律规定，强化管理人员法律宣传，使其具有较强法律意识。现阶段，我国已经颁布《中华人民共和国档案实施办法》、《档案法》等，使档案管理部门执法力度显著提升，并成为档案管理工作的重要衡量标准

（4）计算机在档案自动检索方面的应用。计算机庞大的系统功能为档案管理提供了方便快捷的查找功能，从而节省了大量的时间；另一方面提供了多种检索功能进行信息的全面整合。在以往的档案管理过程中，针对某一信息进行查找时，要翻阅很多的信息资料，才能进行查询，浪费了大量的时间。而今计算机技术的使用却彻底改变了此现状，计算机查找可以进行多项查询，而且保证准确高效。

（5）计算机在档案资源共享方面的应用。计算机技术实现了档案管理资源的共享化，原始记载中，档案资源根本达不到资源共享的功能，很多档案信息相对比较封闭，得不到信息资源的利用。但是计算机的出现却打破了此现状，使其信息在各个领域之中得到了充分的利用。

结束语

综上所述，随着信息技术发展与计算机技术的广泛应用，档案管理信息化建设要求不断提高，在开展档案管理工作时，将计算机技术合理应用其中，能够显著提高档案管理整体水平，从而促进档案信息化建设发展。