信息化条件下高校学费管理流程优化初探

赵敬予 刘奕孜 高芳 王翀宇

随着教育改革的不断发展，高校规模的日益扩大，高校人数逐渐增多，高校学费管理也越来越复杂化。学费收入作为高校的重要资金来源，亟需引入信息化管理手段，加强高校学费信息化管理，提高高校学费管理水平。目前的高校学费收缴过程还存在诸多问题，因此在本文中，笔者分析了当前高校在学费收缴过程中存在的问题，并提出一些改善性建议，对实际工作提供借鉴和参考。

学费管理作为高等学校财务管理的重要组成部分，加强大学生的学费管理能更加有效地为各类高校的正常运营和提升教学质量提供物質保障。一般高校内一个完整的学费收费流程包括应收学费设置、学费收缴、学费票据开具和学费入账等四个基本环节。但目前来看，高校学费管理在各个环节中均还存在许多问题，而利用信息化技术改善问题、优化学费管理流程有助于提升高校学费管理工作水平，提高高校财务管理工作的效率。

一、学费收费流程及问题分析

（一）应收学费设置。应收学费设置作为学费管理工作的基础环节，也是最核心的环节。目前，大多数高校并没有形成部门间的信息数据库平台，各部门的数据信息处于相对独立的状态。学生的住宿标准发生变化需要后勤部门提供学费相关数据信息；学生休学、复学、入伍、出国交流等学籍变动需要教务处提供学费相关数据信息；享受国家助学贷款的学生需要学工处提供学费相关数据信息。由于各个部门间数据独立、信息不共享，相关部门学生收费信息的变化不能被财务部门及时掌握，在部门间传递数据时存在传递数据滞后或者传递数据不准确的风险，导致应收学费收入不足或者收入错误，不仅影响应收学费数据的准确性也间接的增加了财务部门的日后工作量，降低工作效率。

（二）学费收缴和票据开具。随着信息化技术的不断发展，多数高校都采用了网上缴费方式，很大程度上缓解了收费人员的现场收费压力。但目前多数高校采用的还是纸质的学费票据，尽管网上缴费缓解了现场收费压力，也加大了后续票据开具和发放环节的工作强度。纸质学费票据需要耗费大量的人力打印和整理，尽管学费收据对大部分学生并无使用用途，但作为一个完整的学费管理流程体系，财务部门仍然需要通过层层分发、逐一登记的方式发放学费票据，由于学费票据使用面广量大，其工作量之大显而易见。另外，学费票据管理一般都由收费工作人员具体使用，票据打印、作废等票据处理都由是收费工作人员独立完成，使用相对随意，没有形成良好的内部控制环境。

（三）学费入账。学费管理人员初始化生成学费数据后，数据再传输到财务核算系统。由于收费系统和财务核算系统彼此间相互独立，学费不能时时入账。学生收费年度以学年为核算期间，与会计核算年度不一致，造成会计核算年度实际收费金额与当年预算不一致，两个系统之间不能相互印证。由于不能及时回拨非税收入，非税收入上缴与财政回拨资金之间存在空档管理，这些都会对会计收费核算造成一定的风险影响。

二、学费流程优化路径

（一）建立部门间共享数据平台。学费收费作为一项系统过程，需要相关部门间的共同协作。随着高校教育的不断发展，人数增多，教育模式的创新化改变，学生的学籍异动、住宿标准的变更、助学贷款等相关学生收费信息的变化更加频繁，进而加大学生收费管理难度。因此应建立学费收费的相关部门与财务部门之间的数据共享平台，随时掌握学生的学费相关信息变化，及时调整学生的学费相关信息，减少数据传输滞后和传输错误的风险，提高学费管理工作质量和效率。

（二）学费收据电子化。随着信息化的日益发展，高校收费也逐渐实现无人化的收费方式，网上缴费方式简单便捷，既节省了学生的时间成本也节约了收费管理的人力成本。但目前大部分高校的学生收费票据仍然是纸质票据，与信息化的缴费方式并不匹配。因此应建立电子收费票据管理平台，学生在网上缴费成功后即可自助打印电子票据。电子票据能改善纸质票据的购置和管理成本，同时也节约了因领用核销而带来的交通成本和时间成本等。实行电子票据后，学生也可以随时根据自已的需要导出打印缴费票据，方便快捷。提高效率的同时也简化了票据流程、节约了人力成本，使票据的整个使用和管理过程更加信息化、科学化。

（三）建立并完善财务核算和监督机制。高校可以根据自身的实际情况，运用信息化技术，建立收费系统和会计核算系统之间的数据连接，在收费完成确认无误后即可智能转化成相应的会计凭证，经审核无误后即可完成学费的入账工作。一方面加快了非税收入的回拨效率，提高财务核算质量和水平，另一方面也加强了学费管理工作的监督，尽可能降低高校学费管理工作的财务风险，从而为高校自身长远、良好、健康的发展提供坚实的资金支持和财务保障。

三、结语

良好的财务管理工作是高校健康稳定运行的基础。综上所述，目前高校的整个学费管理流程中还存在诸多需要改善和提高的地方，而学生收费管理工作作为高校财务管理工作的重要组成部分，有必要引用信息化的手段对高校学费管理工作流程进行优化，提高高校的学费管理效率，减少高校财务工作的风险，从而实现高校自身健康稳定的发展。（作者单位为哈尔滨工业大学）