会计档案电子化的实现路径探讨

麦浪

2012年，中国电信开展会计档案电子化试点，其利用信息化技术的优势，形成了“系统省集中，数据集团集中”的财务信息系统架构和“省内集中，全国查询”的档案信息共享平台。随着现代科技的不断发展，信息化、电子化已经成为时代发展趋势，作为经济活动主要“记录者”的会计档案也在进行一场全新的变革，逐渐向电子化管理的方向迈进。

一、关键概念

新的《会计档案管理办法》对会计档案进行了定义。会计档案是指单位会计核算、财务管理等过程中接受或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。目前，对于会计档案电子化还没有统一、规范性的定义，笔者认为陈迈、贾宇霞对会计档案电子化的概念表述相对科学，他指出會计档案电子化主要是指将传统的纸质会计档案，转变为在计算机等介质上进行存储和应用的记录着企业经济业务活动的电子资料，包括电子原始凭证、电子记账凭证、电子账簿、电子报表、电子文档及其他资料等。会计档案电子化管理不仅包含会计档案数据、信息的收集、录入、整理、归档、查询及分析，还需要融合网络技术和计算机技术，构建软件应用管理平台，对档案实行全面管控，更需要相应的技术、管理人才。

二、会计档案电子化的可行性分析

（一）不利因素

1、思想上的障碍

档案电子化是档案管理发展趋势，任何行业都需要适应这种变化趋势，会计行业也是如此。但是在会计档案电子化管理模式推进过程中，部分机构和人员在思想上、认识上还不理解、不认同。一是存在“恐惧”心理，认为会计档案具有保密性，实行会计档案电子化可能泄密，导致会计工作的灾难性后果；二是存在“排斥”情绪，认为实行会计档案电子化既增加工作量和成本，又费时费力不讨好，加重会计人员的心理负担；三是存在“麻木”状态，有些人或多或少存在着对会计档案电子化管理不思、不学、不懂、不会的现象。由于观念上的落后，认识上的偏差，严重阻碍了会计档案电子化的实施和发展。

2、技术上的障碍

实行会计档案电子化，技术支撑是关键。档案所包含的信息资源能有效促进行业的发展，但同时档案很多信息具有机密性。因此，档案电子化管理的保密性和安全性是基本的技术要求。档案电子化管理的信息采集、传输、存储、信息处理、共享、运维等各环节，都面临安全风险，需要专业化的技术管理团队保障运行，并不断提升技术、完善系统，提高系统、数据、信息的安全性。

3、法律上的障碍

档案电子化管理需要建立相关的法律法规来确认管理的责、权、利，这是普及应用和提升使用价值的前提条件。我国现有档案方面的法律法规还停留在纸质档案的管理范围，无法满足会计档案电子化管理快速发展的需要。电子化管理模式和方法的认可度不够，法律效力的不足，法律法规建设的滞后等等都可能导致档案管理中出现一些问题，由于法律依据不足而无法进行处理。

（二）有利因素

1、信息化技术水平不断进步

现代信息技术的发展日新月异。2010年，财政部推出XBRL技术标准，推动了会计管理、互联网应用、大数据技术等先进管理方法的有机融合，为会计管理提供了新的发展平台。高效、高集成的系统平台和通信技术可以让会计管理工作与各种相关管理工作相联系，实现了高度共享的财务管理模式，打破地域限制，使会计信息的公开和会计资料的传递更加高效便捷。这为企业实现网络化的会计档案管理提供了技术平台的支持。计算机网络平台对电子会计档案的管理、利用提供了有力的技术保障。

2、降低了档案管理成本

纸质档案的保管需要建立档案室，要温度、湿度控制，需要各种设施保障档案室的安全、持续运行；档案信息的利用也需要寻找、查阅浩瀚的档案资源。档案的形成也需要大量的纸张、粉墨来支撑，需要人力、物力的保障。电子化档案能够实现从获得原始凭证、记账凭证、会计账簿、会计报表、财务报告等各种电子会计资料的系统自动化归档，无须打印纸质凭证，无须人工分拣匹配，自动归纳、整理、储存。相对纸质会计档案管理来说，既能减少纸张的浪费、节省保存空间，又能减少人力的付出，大大降低档案管理成本。

3、提高了档案管理和档案利用效率

会计档案电子化管理后，系统形成的电子会计数据库，实现了会计档案数据集中、统一、全程管理，提高了档案资料管理的规范性、效益性和科学性。同时，在合理地授权下，使用者可以对归档后的会计档案信息进行检索、查阅，提高了档案利用率和数据共享率，帮助档案人员从繁琐的档案查阅中解放出来。

4、档案安全有保障

网络安全技术、电子管理技术的安全性大大提升，如传输加密技术、用户认证机制区别不同使用者等等安全技术措施，能够有效保证会计档案的安全性，能够有效控制用户查阅权限，能够有效防范管理人员、操作人员对会计资料人为篡改。而且电子会计档案最终采用存储介质备份保存，相对纸质会计档案管理来说，其安全性明显要高，同时在传递的过程中可以通过检索后直接提取所需信息，也不必担心档案会遗失。

三、会计档案电子化的实现路径

全面加强档案管理，实现档案“存凭、留史、资政、育人”的价值，是会计档案管理工作的任务和目标。实现新时代会计档案工作转型升级，必须认清形势，顺势而为。

（一）建立科学规范的档案管理制度

会计档案电子化管理制度是规范会计档案管理流程，保证会计档案真实性、完整性、安全性、保密性、可用性、规范性的重要保证。制度是保障，只有建立好制度才能更好的促进档案电子化管理的发展。一是强化国家的立法立规。国家相关部门必须针对档案电子化管理建立相应的法律法规，从宏观层面来建立行业规范、准则。二是企业依据国家的相关法律法规，有针对性的建立企业自身的规章制度，执行规范，标准体系，应按照行业特点和管理要求，建立科学规范的会计档案电子化管理制度，明确管理职责和要求，规范操作行为。会计档案电子化管理制度应包含会计电子档案形成、收集、整理、移交归档、保管、利用等方面，同时应有数据备份机制、数据防篡改机制、信息系统运营安全的相关控制制度等。企业在制定档案管理制度时，应该请信息技术部门、档案部门和财务部门及其他业务部门参与制度制定。努力做到档案管理有章可循，提高工作效率和工作准确度。

（二）建立完善的会计档案电子化管理信息系统

2015年12月1日，我国开始全面推行增值税电子发票系统，为了更好的接受和管理、利用电子会计凭证，可以通过对可扩展商业报告语言（XBRL）技术进行灵活运用，将其与会计核算系统相结合，建立会计档案电子化管理信息系统，促进企业会计档案管理走向智能化，使会计档案的利用更趋向于扁平化、高效化。会计档案电子化管理信息系统的构建要符合合法性、规范性、效益性、真实性、安全性的原则，系统的构建应该要以用户的需求为前提，同时又要充分保障会计档案的利用效率和对会计档案的保护管理。会计档案电子化管理信息系统的建设必须遵循《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》及《电子文件归档与管理规范》等相关法律法规。在建设系统时应该有充分的制度及物质基础、人才和技术保证，并根据建设和管理需求选择合适的系统，合理设计管理流程。在此基础上，建立以互联网为基础的会计档案电子化管理信息系统，并以该系统为基础对日常会计档案资料进行数字化归档处理，建立全面的会计档案数据库，实现企业对会计档案随时随地的检索、利用。

（三）建立信息资源共享机制

档案的价值在于充分运用，通过反复查阅不断提升档案价值。企业会计电子档案只是企业档案体系中的一部分，除此之外，还有人力资源档案、业务档案、管理档案等等。电子档案要实现数据库集成，建立集扁平化、集成化、完整性于一体的企业管理系统，使得企业的各种档案能够通过管理系统实现数据共享。首先，企业要及时把会计电子档案纳入到企业管理系统之中；其次，企业应对纸质会计凭证档案实行计算机数字化管理，解决纸质会计档案属地化而造成的会计档案在空间上难以转移的问题，便于异地会计档案的调取，加速实现企业会计档案信息的高度共享；然后，解决档案管理使用授权问题，既保证档案的充分利用又保证档案的保密性。有人认为会计档案的属性就是保密，与开放、共享精神相左，实行电子化如同引狼入室，可能给工作带来灾难性后果。由于过度强调企业内部会计档案的保密性，人为形成“信息孤岛”，导致对会计档案的利用价值认识不足，限制了会计档案在企业内部的传递共享，削弱了其对企业管理的决策和参考作用。对此，企业应该加强管理人员对会计档案保密程度的正确认识，正确认识会计档案的价值，顺应形势发展变化，建立信息资源共享机制，实现会计档案电子化。

（四）培养会计档案与电子化管理复合型人才

实现会计档案电子化管理，人才也是关键因素，需要财务管理、档案管理、网络信息技术、计算机技术应用等知识的复合型人才。目前会计档案管理所涉及到的学科不仅仅是档案管理，还包括计算机科学、会计学、管理学等多学科交叉知识。实现会计档案电子化不再是对纸质文档的看护保管，而是网络资源、数据库甚至是“档案云”的管理、使用、维护。只有知识面广、综合素质高的管理人才，才能管理、保存、利用和维护好电子化会计档案，实现企业会计档案的现代化、数字化管理，在节省空间的同时为管理决策做出服务。那么，知识面广、综合素质高的人才从哪里来？如何储备人才？一是引进人才，从大专院校、其他会计电子化档案管理相对成熟的企业引进；二是培养人才，通过培训、订单式人才培养等方式提升人才的专业知识和专业技能，强化一专多能，强化专业素养，强调实践能力的培养，从而逐步提升会计档案电子化管理队伍综合素质，推动企业会计档案电子化管理走上科学化、制度化、规范化道路；三是其它企业相互沟通交流。信息技术的高速发展，科技手段的不断提高，及时充电是档案管理人员必不可少的工作。企业可以通过多种形式、多种手段，多管齐下培养高素质的电子化会计档案管理人员。

（五）强化企业档案电子化管理安全环境

档案信息的安全性一直都是档案管理的核心。实施会计档案电子化，安全保障也是重要因素，不管是硬件，还是软件，两手都要抓，两手都要硬。一是存储的安全保障，存储介质应采用质量较好、可靠性较高的载体，档案管理人员要每年对电子档案的可读性进行评估。电子会计档案数据要定期备份，尽量采用一式三份保存，并按标准规范格式存储数据；计算机的硬件设备和存储介质要放在适宜的场所，避免外界因素诱发数据丢失。二是信息系统的安全，要构建并完善信息安全管理体系、信息保密體系、技术体系，保证信息系统安全、网络使用安全。三是使用的安全性，档案管理设立有效的分级授权管理体系，对于不同的用户采用分级管理方式，设定其操作权限，通过权限来确保档案的保密性和安全性。四是提升档案管理人员的意识和安全防护能力，只有意识到位、能力到位、执行到位，才能合理保证企业档案电子化管理环境安全。

会计档案电子化是行业发展的大趋势，尽管现实中还存在着各种问题，但笔者相信，会计档案电子化管理将日益科学、合理、高效。（作者单位为湖南省湘潭市疾病预防控制中心）