高校会计档案管理工作中的问题及对策

袁华

一、高校会计档案管理的现状

（一）对会计档案管理重要性的认识不足。高校会计档案由于使用者主要集中在会计、审计、经济利益涉及的个人上，受众面狭小，高校中很多教职工并不了解会计档案管理的重要性。例如湖北某高校一位教职工曾经向会计档案管理人员提问：“经济业务已经发生，账务也已经全部处理完毕，会计凭证还有保留的必要吗？”当然这是一个极端的案例，但也充分说明高校中教职工对会计档案的不了解和轻视。这样的情况下肯定会对会计档案管理的加强带来一定的难度和阻力。

（二）高校会计档案管理人员的业务素质还需提高。会计档案管理的好坏有一个重要的因素就是管理人员的素质，毕竟再好的政策还是需要高素质的管理人员才能做到执行有力。通过湖北某高校调查发现，现在部分高校的会计档案管理人员缺乏专业的财务知识和管理知识，他们一般只具备档案的业务知识和管理经验，不符合会计档案管理人员既需要有会计基础知识也需要有档案知识的要求。在实际工作中会计档案从最初的收集，整理到保管利用，直至最后的鉴定销毁每一个环节都是离不开会计知识的应用。

（三）会计档案的载体较为传统。现阶段各个高校会计档案还主要是以纸质为主。以湖北的某高校为例，其会计档案中85%以上均为纸质，电子档案所载比例很低。传统纸质档案所占空间大，不易保存，而且查找起来费时费力，不但增加了管理成本而且不利于资源的充分利用和共享。

（四）会计档案的价值没有充分挖掘利用。高校是一个以教学科研为主的事业单位，现在对会计档案的挖掘和重视可以对高校未来的管理水平的提高有一定的作用。现在高校中对会计档案的主要是对各类经濟资料和会计资料的收集整理和归档，利用方面主要是会计和审计人员以及经济活动涉及的部分教学人员和学生对以前发生过的经济事项进行查询，会计档案的作用仅仅停留在维持高校秩序和维护个人的经济利益上，很少提高到到高校的管理层面上，其重要的经济价值并未得到充分的重视和挖掘。

二、针对高校会计档案管理中出现的问题给出的对策

（一）加强对高校会计档案的重视和利用。这要从两方面下手：首先要引起高校高层位领导的重视。这就需要会计档案的各位管理人员根据已存档的会计档案总结出学校以往在科研，教学等工作上的经验教训，在现在和将来的科研教学以及经济的发展上提出合理化的建设建议，尽量避免在管理过程中可能出现的问题，这样就可以引起领导们对会计档案的重视。只有学校高层领导重视了才能引起下一层的管理人员的重视；其次要引起档案管理每位教职工的重视。当高校的高层领导的正确引导和指示下，通过举办各类讲座和印发会计档案知识的小册子宣传的会计档案知识。

（二）加强会计档案管理人员的专业素质的提高。高校应该重视会计档案管理人员的培养，不但要改善人员的知识结构，还需要提高他们的自身素质以适应高校会计档案管理的不断发展的需求。这就要求加强高校会计档案管理人员的思想品德教育，增强他们的责任心和自觉性，只有这样会计档案管理人员才会自觉自愿的去不断充实自己的各项业务能力，不断提高业务水平。

（三）提高会计档案管理水平和手段。根据最新颁布实施的《会计档案管理办法》规定，高校可利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。高校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。这一规定在法律上肯定了电子会计档案的有效性。虽然电子会计档案不能永久保存，但是在一定时间内会计档案克服了纸质档案的单一和不足，可以大大提高查询效率。面对电子会计档案的出现和发展，档案管理上也要有针对性的摸索和实践出适合高校保管电子档案的管理办法。高校可以借助校园网络和办公自动化系统进行管理，这样不但能够加强对高校会计档案的管理，同时还可以减轻档案管理人员的工作负担，提高他们的工作效率。

（四）积极推动高校会计档案的信息化。随着现代社会的信息化进程，档案信息化、数字化将成为未来必然的趋势，高校会计档案管理也需要紧跟时代发展，从传统的管理办法向信息化科学管理转变。最新颁布的《会计档案管理办法》对于高校会计档案的信息化是一个巨大推动，各个高校的档案部门可以根据此规定，积极推动会计档案的数字化信息化进程，充分利用高校已有的校园网络和办公平台，用最短和最快捷的方法和方式满足各种需求，不断提高会计档案的可利用效率，真正体现出会计档案的价值。（作者单位为湖北科技学院财务处）