浅析高职院校二级学院综合管理办公室工作人员素质的提升

龙艳琼

[摘           要]  伴随着国内职业教育的日益完善，院校二级管理体制的渐趋成熟，二级学院综合管理办公室开始承担越来越多的职能。面对繁重复杂的任务，办公室工作人员如何在学校、学院和个人三个层面的共同作用下提升自身素质、提高业务水平，开创新的工作模式是主要讨论的问题。

[关    键   词]  高职院校;二级学院;办公室;人员素质

[中图分类号]  G715                   [文献标志码]  A                    [文章编号]  2096-0603（2018）27-0214-02

二级学院综合管理办公室作为学校各职能处室的下级部门，同时又是各学院内部的管理部门，一直以来起着联结学校和学院、领导和教职工、教师和学生的作用，是学校和学院正常运行的枢纽和管理中心。随着学校规模的扩大和学校各项管理权力下移，二级学院综合管理办公室面临着更加繁重的任务和更大的挑战。目前，二级学院综合办公室的工作任务主要有以下几个方面：一是上传下达，沟通协调。作为对外展示学院风采的窗口和对内提供服务的平台，必须做好联络枢纽的作用，承担起协调沟通的责任;二是辅助与协办。综合办公室以“辅助”为核心，以“协办”为职能，思想上理解领导意图，行动上服从安排并协助办理;三是管理与服务。二级学院综合办公室的工作形式是管理，本质上是服务，需要统筹学院教学、科研、人事、行政等各项工作，为领导、教师、学生做好后勤服务[1]。

二级学院综合办工作的重要性和复杂性决定了工作人员必须具备良好的政治素养、过硬的业务能力和较强的心理素质，与此同时，在“互联网+”时代背景下，社会和学校也对二级学院综合办公室工作人员提出了新的要求。如何尽快提升综合办管理人员综合水平和素质，使之满足国家和政府对职业教育发展的规划与期待，本文认为应该从学校、学院、个人三个层面齐心协力，共同突破。

一、学校层面

（一）完善引入机制，优化人才结构

目前，大部分高校二级学院综合办公室出现人员结构（性别比例、年龄构成、学历水平、职称等）不合理现象，导致工作人员缺乏工作激情，缺乏创造热情，工作难以配合[2]。因此學校在引入人才时，应根据岗位需要配备具有管理学、教育学、秘书学、服务专业背景的优秀人才，同时考虑性别、年龄等因素，优化办公室人才结构，激发综合办公室的团队活力。

（二）做好管理工作，提供晋升平台

综合办公室工作人员长期从事师生管理和后勤服务等方面的工作，工作时间长，工作性质复杂，工作任务繁琐，没有富余时间和精力参与专业理论研究，加上外出进修、学习的机会比较少，造成其无课题、无论文，职称评聘难，工资待遇提高难，发展空间狭窄的局面[3]。因此，学校必须做好综合办公室工作人员的人事工作，打通晋升通道，拓宽发展平台。

（三）建立集训制度，提高综合素质

新知识的注入是一个单位永葆生机的动力，二级学院综合办长期在象牙塔内部重复机械地工作，与社会各界、校内各部门之间互动偏少，长时间的隔离会造成办公室工作人员思想保守、鲜有突破。因此，学校有必要效仿企业建立集训机制，定期组织各办公室工作员工参加各种形式、各种内容的集训活动，如：新政策新思想的讲座、户外团队活动、新技能的现场讲解等。多层次、多形式的集训既能丰富综合办公室人员的工作、生活，又可以提升他们的思想水平，增强业务能力。

二、学院层面

（一）转变固有观念，给予鼓励关注

学院领导和各级师生应清楚地认识综合办公室工作的复杂性和专业性，理解综合办工作人员的付出，尊重综合办工作人员的劳动。在社会经济、科技飞速发展的现在，处于高校这样一个引领新思想、新观念、新文化、新知识的阵地，综合办公室工作人员要面对的服务对象是高知识分子，要不断地更新管理方法和手段，他们面临着前所未有的压力。因此，需要领导给予鼓励和关注，认可劳动、提供机会，使每个工作人员都能在岗位上真正发挥出自己的才能。

（二）更新激励机制，唤起工作热情

与专任教师相比，综合办公室工作人员的工作内容显得单调、枯燥，因实行坐班制，上班时间较长，然而工资待遇却不如专任教师高，这大大消磨了综合办公室工作人员的工作热情，使不少人员出现了“不求无功、但求无过”的心态[4]。为改变这种现状，学院领导应该在综合办公室管理中引入激励机制、竞争机制和淘汰机制，逐渐形成一套操作性强、便于监督和检查的考核制度，从而激发综合办公室工作人员的积极性和创造性，发挥其潜能。

（三）促进双向流动，加强交互学习

首先，采取“走出去”的形式，派综合办公室工作人员参加相关的专业培训，如中国高等教育学会秘书学专业委员会定期开展的办公室文秘写作培训、办公室管理人员专业培训等，提高其业务能力。其次，积极采用“请进来”的办法，定期邀请校内有经验的老办公室工作人员或者校外专家经常到学院与工作人员交流经验。最后，为综合办公室工作人员提供参与课题项目和外出考察学习的机会，使工作人员在学习研究的过程中能够了解学术前沿动态，掌握最新知识，提升科研水平，并应用于自身工作实践。

三、个人层面

（一）形成学习意识

随着“互联网+”时代的到来，社会各行各业都在发生着日新月异的变化。高职院校作为面向社会培养优秀人才的前沿阵地，应当走在时代发展的前列，综合办公室工作人员的学习就显得尤其重要和紧迫，需要工作人员树立终身学习的意识，转换思维方式，提升自身水平，适应新的工作模式。一是要系统掌握马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、三个代表重要思想科学发展观、和习近平新时代中国特色社会主义思想，提高思想觉悟;二是全面了解国家、地方、学校及学院的教育方针政策、法律法规，提高理论政策水平;三是要定时学习现代互联网科技和办公自动化等，使自己的业务水平跟上社会步伐，提高工作效率。

（二）培养良好心态

综合办公室工作内容多、事务杂、突发性强，工作人员经常需要做自己本职工作以外的一些协调性工作，而且容易成为诸多矛盾的焦点，最终造成工作人员有较重的心理负担，容易急躁、不安[5]。又由于坐班时间长、工作任务重，综合办工作人员容易患肩颈、腰背等职业病。为了保持充沛的工作精力、良好的工作态度，工作人员必须具备健康的体魄和良好的心理素质，以积极向上的心态去工作。为此，综合办工作人员平时应多参加体育项目、健身活动，保证身体健康，同时多阅读减压书籍、欣赏文化艺术，放松心情，保持心态平和。只有这样，综合办公室工作人员才能具备较强的抗挫折能力，能在复杂的环境中冷静、高效地处理各种事务。

（三）树立服务理念

二级学院综合办公室从体制上讲属于学校下属办公室，受学院领导直接指挥，并为全院师生服务。综合办公室工作以“服务”为核心，一是服务院领导、二是服务师生，服务的质量和效果决定了学院能否正常运行，教学、科研等工作能否顺利开展，这就要求综合办公室工作人员一定要具备兢兢业业的服务理念和全心全意的服务精神。服务领导方面，工作人员要具备较强的理解能力和反应能力，快速对领导交办的事情做出理解、判断，付诸实践并及时反馈。除此之外，还要主动抓好信息处理工作，完成好信息收集、协助监察等任务，及时为领导决策提供全面、系统、周密的信息。服务师生方面，要保持细心、耐心、负责的工作态度，踏实、严谨、负责的工作作风，想师生之所想、急师生之所急，不松懈、不将就、不懒惰、不怠慢，为大家做好后勤保障工作。

（四）发挥创新精神

任何墨守成规的管理都不能取得长足的进步，经济和科技的快速发展要求综合办工作人员与时俱进、开拓创新，充分发挥主观能动性，要求工作人员在遵守基本法律制度的前提下，开辟工作思路、转变工作方式、创新工作模式。因此，办公室工作人员要做到以下几个方面：一是转变固有观念，克服形式主义、教条主义，开发新的工作方式。在工作中消除“多一事不如少一事”的想法，緊密围绕学院每阶段的重点工作部署，创造性地开展工作，勇于尝试更高效、更新颖的方式方法，使基本工作向优质工作转变，不能怕犯错、怕被批评;二是积极学习新技术、新方法。要做到不耻下问，多学习、多研究新的办公工具，主动接受新鲜事物，使工作事半功倍;三是主动拓展工作领域。二级学院综合办公室工作人员要勇于走出去，跳出自身办公室狭小的范围，凡是有助于学院发展的、广大师生需要和要求的都应该主动纳入工作范围，尽量做到面面俱到[6]。

努力发展高职教育是当前政治、经济、科技迅速发展的需要，是我们从“制造业大国”走向“制造业强国”的必经之路。如何发展高职教育已是当下炙手可热的话题，高职教育的革命也是“人”的革命，作为高职院校枢纽的二级学院综合办公室，此时应审视自身的工作现状，从提高工作人员素质开始，提高办公室工作能力和效率，为职业教育更好的明天奉献力量。

参考文献：

[1]洪鸿麟.高校二级学院办公室人员素质探讨[J].高等教育在线，2014（772）：143.

[2]陈全文.论高校办公室人员能力素质提升的途径[J].湖南工业职业技术学院学报，2014（5）：112-115.

[3]陆一.浅谈高校二级管理学院院办工作人员综合素质及能力的发展[J].办公室业务，2013（7）：233-234.

[4]杜世平，赵凯.提升农林高校二级学院综合办公室业务绩效的对策选择[J].吉林省教育学院学报，2013（8）：64-67.

[5]秦悦悦.高校二级学院综合办公室职能特点及工作创新途径研究[J].高教论坛，2015（4）：16-17.

[6]王瑞萍.试论校、院二级管理模式下学院办公室人员素质的提升[J].中国电力教育，2010（19）：28-29.