Mindoc基于Wiki的知识管理系统在图书馆数据中心文档管理中的应用

宋小录

[摘 要] 面对图书馆数据中心业务越来越多，文档需要多人更新及共享，图书馆数据中心文档管理需要技术手段创新。阐述了文档管理软件Mindoc在数据中心文档管理中的应用方案、效果及经验启示。结合这几方面实践说明了Mindoc在文档管理中的应用价值，也提出了扩展应用的价值，以期抛砖引玉。

[关 键 词] 图书馆数据中心；文档管理；wiki

[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）07-0100-01

郑州大学图书馆数据中心是一个为全校提供数字资源现代化服务和致力于服务水平现代化的基础数据中心，是为全校师生知识获取、分享及生成新知识提供主要保证的基础平台。各应用系统的文档在不同人员手中，而且版本不统一。基于以上问题，通过系统部人多方实践，提出了解决方案——利用开源Mindoc软件，建立基于Wiki进行协同创造分享的文档管理系统。

一、功能概述

Wiki（多人协作的写作系统）是一种在网络上开放且可供多人协同创作的超文本系统，如果其他人编辑覆盖了正确和应该保留的信息，可以很方便地恢复。MinDoc是一款针对IT团队开发的简单好用的文档管理系统。主要功能支持项目（在本Mindoc软件中，开启一个主题的编辑是发起一个项目，以下提到本软件中的项目，其意思和这里表达相同）编辑、更改及成员添加，支持多人编写和历史版本恢复合并等。上面是Mindoc的介绍，而且本软件是完全开源。系统文档属于一个机构核心资料，而且本软件开源。作为图情人认为功能特点是Wiki的协作编写，而且可以选择每人有各人的私有项目，而且项目分享可以选择只读、编辑或者管理分享。作为是一个类Wiki软件可以记录和比较任何一个不同人编辑版本差异而且支持版本回溯。

二、mindoc在数据中心文档管理中的应用

1.部署。从github按照安装说明或者安装源码或者安装编译好的，配置一台带系统服务器，安装调试，弄好备份方案等，启用系统。

2.为了文档的安全。因为文档记录各个核心信息，选择ssL加内网运转，通过管理员权限在后台打开软件的个人注册功能成为本系统用户。

3.使用中，因为很多公司或者协作单位或者人员等在外部，为使这些人员能够安全地使用本系统，使用了系统内部人员以前基于nginx配置的安全访问行为探测和反向代理机制。

4.使用过程。先把个人认为应该大家共同编写和使用的服务维护信息发在相关的项目里面，而且把相关的需要查看和修改人员加入成员。之后试运行，在试运行了近一个月之后，逐步地与相关同事建立了相关项目，而且也把需要查看的相关信息人员加为成员。在部室内部因为有领导的大力支持运行还不错，但很多和其他部室或其他单位有托管关系的公司、部门或者机构，沟通就不是特别顺利，有的认为信息不能共享，也许有的也确实不能共享，但是站在学校性质和大的立场上这些信息必须共享。

5.运行效果。通过尽力地推广，经过半年的运行，里面各种项目已经有200多个，成员数也大幅度地增加。而且慢慢演变到以一个相关事情作为一个项目，并不只限于数据中心文档了。特别是这个协作编写功能，配合各人相关的账号，文档都是自动更新的，现在大家的习惯都是共同从系统查询相关机器维护信息；而且可喜的是这个系统成为很多人的私人笔记。当然也有很多问题，比如，文档管理系统需要不断迭代的过程，需要站在一个大的角度，利用行政手段管理的过程。下面在经验启示中会具体分析。

三、经验及启示

1.工作分散、不便于管理的问题得到了改善，回首那种分散的标准文档管理阶段，数据中心运行简直是一个噩梦。

2.文档共享中和其他单位的沟通和全馆相关业务的共享中，很多不是本部室人员认为这些是他管理的信息，不需要给其他人共享。这需要领导的上层规划：一个大单位是一盘棋，利用科技能提高办公效率。而且图书馆一个很大的功能就是研究信息的共享，先把自身管理的资源信息在管理层面的管理人员中共享，之后再研究这些资源的共享将是一个相当快的方案。而且从意识上认识到图书馆资源管理的手段也需要工作流再造。

3.擁抱开源，利用开源，因为软件是开源软件，而且本系统人员也加入了相关的系统讨论QQ群，也提交了一些issue，目前计划fork及pull一个分支开发。

4.数据中心文档管理结合和业务的协同管理，保证了多人管理的便捷性，也方便信息的二次利用。下一步本软件要争取记录图书馆的电子资源资产的管理信息，为图书馆摸清数字资产，协同管理数字资产，为下一步打通数据资源孤岛和大数据分析乃至新知识生成打下坚实基础。

5.把一个个单独的文档编辑使用人员看成一只只蜜蜂，他们共同按照一种看不到的力量最终实现了一个大的群体行为，而每个人的知识又是其他人编辑的原因，这里面没有特别必须依靠的中心。按照凯文·凯利的理论蜂群思想：因即是果思想及非中心思想——在本文档编写中任何人都是贡献者也是文档的使用者，本软件可以经过迭代成为一个为全馆或者全校师生提供协作创新，为全馆建立分级的知识协作平台，解决员工信息沟通和协作办公。图书馆的新方向就是协作创新、资源分析评价和新观点生成乃至因为前面的基础为资源找人和为人找资源。而本项目因是开源项目，可以根据需求重新开发，可以利用各方力量完成开发，也可以利用本系统的源码加上我们的需求锻炼学生，增加其接触实际项目的机会。

参考文献：

凯文·凯利.失控：全人类的最终命运和结局[M].新星出版社，2010.