浅谈民办高校教学秘书工作

【摘要】教学秘书作为高校学院基层的教学管理人员，在教学和科研的管理中起着上传下达、联系左右的重要作用。教学和科研的管理工作和其他现代化管理一样，其基本要素，包括人力、物力、机构和规章制度等。这几个要素中尤其以人为特殊，人既是掌握管理手段的管理者又是被管理者，现代管理之所以认为人是最重要的因素，是因为人有巨大的能动性。从这个意义上说，要想做好教学秘书工作，在提高自身能力的同时也要处理好与上下级以及与同事之间的关系。

【关键词】教学秘书；工作职责；问题

一、民办高校教学秘书的主要职责

教学秘书是各院系承担教学管理工作的专职人员，负责处理院系内的有关教学事务，保证本部门各专业教学计划的正常执行，负责管理教学信息的收集、综合、整理工作，为部门和上级领导提供决策依据、及时跟踪、监督教学过程，发现问题及时解决，并及时向教务部门和相关领导汇报，使问题得到及时调整。所以，教学秘书是教务处和院系之间教学组织和管理的桥梁和纽带，不仅协调教务部门、教师、学生之间的关系，又要完成院系内部的教学管理和组织工作，所以教学秘书是高校管理队伍中的一个重要组成部分。

然而，民办高校由于其特殊性，其教学秘书工作除了以上职责之外，还兼顾了以下职责：（1）负责任课教师的调、停课工作，及时向教务处呈报教务处调、停课申请表，经批准后安排相关教师办理手续。（2）负责学生期末成绩以及期末考试试卷的汇总整理及上报工作。

二、民办高校教学秘书工作中的常见问题

（一）工作未受到充分重视

普通高校最核心的工作就是本科教学，而教学秘书又是负责全面教学活动的最直接的管理者。很多人甚至是系部领导不能清楚地认识教务工作，认为教务工作只是简单的接打电话、收发文件等事务性工作，对教学秘书工作的支持力度远远不够。另外，有些科目组长或者教研室主任不能担负工作责任，把一些通知和统计类的事务性工作让老师直接对接教学秘书，容易出现一个教学秘书对接几十个老师的情况，给教学秘书增加了繁重的工作量。教学秘书的工作头绪多，事情繁杂，接口对象多，出了问题总是要教学秘书承担责任，出了成绩往往归功于领导和老师，这样严重挫伤了教学秘书工作的信心和积极性。

民办高校的教学秘书工作更是得不到应有的重视，在长期的工作中都是一人承担几人工作量，人员配备不充分，职务与责任不对等，收入与工作量不对等。虽然有一定的管理权限，但是有责无权，给实际工作的开展带来了较大困难。

（二）缺少培训学习机会

教学秘书岗位做的都是事务性的工作，许多教学秘书都是“无证上岗、摸着石头过河”，缺乏专业系统的上岗培训，都是根据自己的经验，在工作中边学习边积累。随时随地保障教学工作的正常运行，很难抽出时间进修和深造，导致视野不宽阔，储备知识不能与时俱进，阻碍了创新能力和整体素质的提高。

三、工作中常见问题的解决方法（一）建立更加完善的制度保障

教学秘书的工作对象是“一人对多人”，对上要对接教务处的各个行政单位和自己院系的领导，对下要对接院系几十名教师。在对教学秘书工作的考核中，教务处、自己院系领导、教师均可对教学秘书进行评分评定，但是教学秘书无法评定其他对象，严重造成了教学秘书岗位有责无权，身在管理服务岗位，却只能力尽服务功能，无法开展管理权限，教师不配合，工作难开展，也难以对教师有约束力。健全双向评分的考核制度，对上对下都形成双向的约束力，在为师生提供服务的同时也能更好地进行管理工作。

（二）完善教学秘书人员配置

教学秘书不是三头六臂的神，教学秘书往往一人承担多人工作，一个人做整个院系的教学管理服务工作，教务处的教学运行科、学籍管理科、考务科、教材与实训科、督导室乃至科研处等众多行政单位都是直接对接系部的教学秘书，教学秘书在收到各种工作任务的布置、通知的下达以后又需要传达到各位院系的老师，整个工作机制犹如一个漏斗，统统经过教学秘书这一个口，所以面对繁重的工作量，教学秘书都是超负荷在工作，应该完善院系的教学秘书配备，使教学秘书工作也能模块化、专业化，而不是满盘抓，不利于教学秘书的个人成长，也不利于学校的长效发展。

（三）重视提高教学秘书本身的综合素质

定期或者不定期的对教学秘书开展有关教学管理方面的培训，使得教学秘书可以系统地学习到教学管理方面的知识理论；给予教学秘书外出参观学習的机会，可以学到其他院校先进的教学管理经验，和其他教学秘书互相探讨交流，接触新思想、新理念，共同提高业务水平；给教学秘书进修的机会，加强理论知识的学习和全面素质的提高；关注前沿的教育教学方面的动态，提高自身的整体水平。

四、结语

综上所述，教学秘书的工作本身是高校教学管理工作中不可或缺的一个部分，但是由于民办高校体制等原因，大部分民办高校对教学秘书岗位不重视，因此民办高校的教学秘书工作者在工作中面临众多问题。教学秘书的工作直接影响院系正常的教学秩序，教学秘书应该正确认识自己所处的位置和使命，应总结经验教训，与时俱进，提高自身的综合水平。学校也应针对教学秘书的岗位特点建立和完善院系教学管理质量的长效机制。

参考文献

[1]李静波.关于高校二级学院本科教学秘书工作机制研究[J].教育现代化，2017（09）：59～61.

[2]薛宝颖.对高校教学秘书工作的认识与思考[J].河北农业大学学报（农林教育版），2009，11（03）：316～319.

作者简介：王泉（1987—），女，武汉学院法律系专职教学秘书。