如何提高办公室档案管理工作效率的思考

李俊

【摘要】随着我国经济的不断发展，单位内部的运行管理体系也不断地完备，办公室档案管理作为内部管理的一项重要环节，提高办公室档案管理的工作效率在单位业务管理工作中也越来越重要。

【关键词】办公室；档案管理；工作效率

一、提高办公室档案管理工作效率的意义

事实上，办公室档案管理具有非常重要的作用。就该项工作而言，提高其效率具有非常重要的意义。首先，提高档案管理工作效率，是适应时代发展的体现。其次，促进档案事业的持续发展。最后，有利于档案事业与国民经济、社会协调发展。

二、办公室档案管理存在的问题

（一）档案管理人员素质偏低

档案管理人员的管理意识淡薄，专业素养较低，使得大部分的档案没有得到及时的收集、分类等。档案未得到及时、有效的处理就会使得档案的利用率下降，档案的价值难以实现，若档案管理人员的工作态度差会加剧这一情况的恶化。加上大部分档案管理人员的知识面较窄，而档案所涉及的领域较广，两者之间就出现了矛盾，这直接使得相关的档案不能及时地进行分类整理等。

（二）管理制度有待完善

就当前情况而言，大部分企业的管理制度都待健全，即使是有能力的管理人员也不能很好地展开相应的工作。企业的领导对于档案管理工作不够重视，使得管理人员没有很好地执行现有的管理制度，这给档案管理工作带来了巨大的不良影响。因管理制度的不完善，管理人员但对自己的工作重视度不高，没有认真地处理档案的分类、归纳等事宜，使得档案损坏、缺失现象普遍存在。

三、提高办公室档案管理工作效率的措施

（一）建立健全完善的办公室档案管理制度

办公室档案管理工作效率的提升需要强有力的制度作为保障，所以在档案管理方面，单位应该有针对性地建立健全完善的办公室档案管理制度，对档案管理中涉及到的各方面内容进行明确规定。一些单位虽然制定了相关的管理制度，但在实际的管理过程中却没有贯彻落实，因此，为保障办公室档案管理制度得到充分落实，单位的管理人员除了要进行管理知识的培训外，还要学习和掌握法律知识，保障档案管理的工作人员自觉遵守档案管理制度。

（二）加强档案管理工作意识

在进行办公室档案管理的工作人员要对管理工作有充分的认识，了解档案管理的基本理论，改变在管理工作中的功利想法与消极的工作态度。工作人员要积极主动地了解单位或企业目前的运行情况，明确自己的工作职责与工作目标，做好日常工作中档案的收集与管理，在完成工作后把管理结果上报给管理人员，按照实际情况结合有关部门建立信息沟通平台，让档案管理工作更好地进行。在工作中，不能盲目和随意地对档案进行管理，要保证这些资料对单位或企业的进一步发展切实有效。提升档案管理的工作效率，同时为单位或企业的建设添砖加瓦。

（三）建立办公室档案管理数据库

目前信息化科技在当今社会中已经十分成熟，并且企业的档案信息量也不断地提高。过去在档案管理工作中主要是以手工抄写与转录作为主要的工作，和当今企业的发展需求已经很难适应。所以，建设一个健全的档案信息资料库十分迫切。这是对办公室档案管理工作的创新，是新时代进行档案管理工作的基础，对于管理工作有着十分重要的作用。使用档案数据库能够方便档案的存放与查询，把传统的管理工作和高新科技紧密结合，产生网络化、开发性的数据库，从根本上提高办公室档案管理的工作效率。

（四）提高办公室档案管理人员的水平

作为办公室档案管理人员应该顺应时代的进步与社会的发展，相应地提高自身的素质与知识能力，这样才能有效地提高办公室档案管理水平，办公室档案管理是一项比较枯燥的工作，正是由于这样它就要求管理人员对工作要有责任心和严谨、乐于奉献的精神，因此，就需要相关的管理人员有法律意识与保密意识，同时也要有一定的社会责任感，这样才能在具体的工作中减少失误，提高工作效率。对于管理人员，应该加强保密意识，根据档案文件管理工作的重要性与复杂性，配合档案人员做好保密工作，同时，大力提高法律意识与责任意识，加强管理人员的专业性培养，让每一个档案管理人员都能掌握管理工作的核心思想与操作技能。

（五）对网络电子信息化进行档案管理

将网络电子信息化技术应用到档案管理中，利用电子化的方式对档案文件进行处理，这样可以根据不同类别进行分类处理，还能够对办公室的其他资料进行修补，也不会由于办公室资料的堆积发生杂乱的现象，还能提高档案管理的效率，让资料的检索变得更加快捷与方便，在档案的管理人员对原有的文件插入新的文件也变得更加方便，还可以对专业水平较高、能力强的管理人员进行专门的培训，找出在档案管理中的不足之处进行分析与研究。可以看出，网络信息化的管理方式能够超出其他管理方式，提供更加高效的工作效率，工作的时候也十分方便，还有效地增強了办公室档案管理工作的准确性。

四、总结

办公室的档案管理工作作为企业内部管理的主要环节，在单位或企业管理中的重要性越来越明显。因此，加强档案管理的责任意识，运用新式管理模式进行办公室档案管理，对提高工作效率、促进各项工作的正常运行起着至关重要的推动作用。

参考文献

[1]张玉晓.浅析人事档案管理中存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2011，18（08）.

[2]李慧敏.浅谈档案管理的网络信息化[J].现代农业，2011（10）.