浅论加强基层机关档案管理工作

【摘要】档案管理是重要的信息管理工作，包含着对实践活动的各项记录。当前基层机关档案管理工作中仍存在一些不足，需要进行进一步的规范管理。本文探讨了基层机关档案管理的发展状况，进一步分析了基层档案管理工作中的问题，并提出了有效的改善措施，具备一定参考借鉴价值。

【关键词】基层机关；档案管理；工作；现状

档案管理是一项重要的记录活動，包括对各种活动信息的记录与管理。基层机关单位里，各项工作与活动的发生需要建立档案并实行有效的记录。在形成完整的纸质或电子版档案后，还需要进行稳定的保管。因此，档案记录要求较严格，不仅要求真实有效，还要保证事件记录的完整性。一些不注重档案管理的单位，以散漫态度对待档案管理工作，在后期的档案查询工作中比较艰难。尤其对于基层机关单位，事件记录环节非常重要，代表着基层机关单位的重要变革。因此，需要提高对档案管理的重视度，提高管理效率与与质量。

一、档案管理的发展概要

当前，我国档案管理事业已经取得了较好的发展。档案管理工作延续至今，一直在持续变化着。以前大多为纸质档案管理，发展至今电子版档案管理也逐一出现。传统的档案管理方式，不仅没有规模，而且也不会派遣专人管制。只是简单对活动进行记录，并储存在案放置。而随着人们对信息管理要求的提高，开始摒弃过去散乱的档案管理方式，逐渐向规模化、有序的管理方向发展。尤其开始注重档案管理的便捷性、高效，要求保证档案信息的完整性，以及便于日后的档案查询工作的开展。人们以电子版与纸质版的方式，共同记录档案信息，促进档案信息的合理分布。同时，开发了多项高性能软件，便于档案管理中，对信息的整理与归档。由此可见，档案管理工作一直持续发展，并日益向更便捷、高效的领域革新。

二、基层机关档案管理工作的不足

（一）档案意识较为单薄，重视度不高

建立档案并实行管理，是对基层机关各项活动的有效记录。直接关系到日后对基层机关工作内容的核查等，因此需要秉持一个严格、负责的管理态度。但目前仍有些档案管理人员，在管理档案过程中，服务意识与管理态度都比较欠缺。没有意识到档案管理工作的重要性，在工作中态度敷衍、记录不及时，甚至对于一些不是大事件的内容，抱着可记可不记的态度。这种散漫的管理工作方式，将会对基层机关档案管理工作造成严重的不良影响。

（二）档案管理基础有待加强

良好的档案管理工作，不仅需要严谨的工作态度，还需要有一个坚实的管理基础。这种管理基础的重点在于，要形成一个良好的管理体系，并且管理人员要具备良好的管理能力，以及扎实的管理实践经验。由于基层机关单位的日常事务都较多，加之很多基层机关单位，所雇佣的普通管理人员甚至是兼职的，因此整个管理系统比较紊乱。在过于繁忙的情况下，档案管理人员会出现交叉作业，以及遗漏管理的现象。

（三）档案管理设施设备滞后

在基层机关档案管理中，管理设施设备配置方面一直不理想。很多基层机关单位对档案管理工作的重视度不高，配置的管理设备较滞后。例如，档案管理需要有一个专用库房，对纸质档案分册储存。可是据目前观察，仍有很多基层机关单位没有配备库房，而成册的档案也是随意分布于各部门的架子上保管。在缺乏专用设施设备管理的情况下，在需要进行档案查询时，会直接降低整个管理工作的效率与质量。

三、加强基层机关档案管理的有效策略（一）不断提升档案工作人员管理素质

需要不断提高档案管理人员的素质，增设多项管理技能培训，提高管理者的管理能力。对于基层机关相关档案，要及时并且准确进行记录。记录在册后，需要安置于相应的位置。档案管理是严谨的工作，而档案管理者是直接负责人，因此其管理素质，直接影响到整个档案工作的效率与质量。

（二）改善档案管理设施条件

提高档案管理设施设备水平，是提高档案管理工作效率的重要支撑。需要建立一个专用的档案库房，将重要的档案信息资料安置好，避免档案遗失或遗漏的现象发生。同时，需要配置相应的自动化信息设备，改善档案管理人员的管理条件。通过改善档案管理设施设备，促进档案管理资源与信息的优化分配。在优化管理资源的条件下，进一步提高档案管理质量。

（三）建立健全的档案管理机制

目前，很多基层机关在管理档案时都存在管理杂乱、没有秩序的问题。因此，机关内部的管理部门，应将此问题提上日程，建立一个良好的档案管理机制。需要以基层机关的实际工作，以及实践活动的开展为基础，建立符合本机关所需的档案管理机制。在档案管理的各项环节中，包括资料收集、整理、保管等工作，都要仔细规划。再通过实践，循序渐进不断优化管理机制，使之更符合管理需求。

四、结语

综上可知，在基层机关单位中，需要建立严格的档案管理机制，并按照机制有序管理。档案管理过程中，涉及到的每一个环节都要落实好。包括档案管理人员的素养、档案管理机制、档案管理设备等，做好相关的管理与指导工作。在日后发展中，还需坚持采用正确的工作方法与管理模式，这样才能不断促进基层机关单位的良好发展。

参考文献

[1]王桂琴.浅谈加强基层单位档案管理工作的建议[J].吉林工商学院学报，2011（05）：126～128.

[2]汪敏.浅谈基层企业档案电子化管理工作中存在的问题及对策[J].农经，2004（07）：63～64.

作者简介：徐小凤，女，广西钦州人，助理馆员，研究方向：档案管理。