医院办公室行政精细化管理的重要性以及措施

汤小娟

[摘要] 为了能够满足现代化、专业化、精细化管理发展新模式，需要医院相关管理者与时俱进，积极创造更加新颖、高效的医院办公室管理路径。近些年，医院相关行业机制不断完善，医院办公室精细化管理逐渐被广泛地应用于日常医院过程当中。并且得到很多医院相关人士的普遍好评。该文从医院办公室行政精细化管理的重要性这个方向为出发点，对此展开深入、详细的探讨与论述。

[关键词] 精细化管理；医院；办公室；行政管理

[中图分类号] R197.3 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）09（b）-0059-02

隨着社会经济持续不断进步，各行各业都在向前发展，医疗行业竞争更是异常激烈。在现代化社会快速发展的形势下，不论是民营医院或者公立医院都将面临着更多的挑战和发展机遇。为了能够适应医院快速发展的新节奏，需要医院行政部门管理人员采取有效策略来应对这些严峻问题，尤其是医院办公室的行政工作，更加需要升级、改善。近些年，行政精细化管理模式被广泛应用在很多医院行政管理部门当中，并且给相关部门带来了很大收益。通过对医院办公室实行精细化管理，在某种程度上促进了医院办公室行政管理工作快速发展，进而提升医院行政相关办公室的工作效率。医院行政办公室管理工作对整个医院的综合竞争力产生着重要影响，是医院开展日常工作的最根本基础，同时也是医院能够持续发展不可缺少的重要因素。为提升广大民众对医院相关工作满意度，医院管理人员应该采取科学、合理的有效举措来改善以往落后的工作模式，进而提升医院办公室行政服务效用，精细化管理可以有效弥补以往很多在医院办公室中出现的各种问题，使得医院办公室能够有效发挥其功能和价值。

1 医院行政相关办公室的重要意义

1.1 检查、督促管理工作各项职能

医院办公室在整个医院系统里起着承上启下的重要作用和意义，同时又担负着对各项工作进行督促和检查的重要角色。它在患者和医院中间起着良好桥梁作用，是医院与客户进行有效沟通的重要保障。医院里有各种各样的问题，它是一个综合、复杂的集成系统，因此，各项与医院相关工作的检查就变得非常有意义，也是很多工作能够正常运行的重要前提条件，从而推动医院更加健康、稳定向前发展[1]。

1.2 完善各项管理工作机制职能

医院的很多管理条例和制度，绝大多数都是通过医院办公室人员制订的，它在整个管理机制方面，占有重要地位与价值。在制定好相关部门制度后，一定要及时通知每个单元或者相关部门，并且对这些新制订出来的管理机制进行监督和引导，使管理机制能够发挥最大价值，以此提高医院的工作效率。在落实相关管理机制的时候，还应该解决每个科室或岗位所遇到的具体问题，及时把这些问题反馈给有关管理部门去落实，保证每项工作都能够公平、公正正常进行[2]。

1.3 处理协调工作职能

医院办公室在思考和处理一些事情时，需要站在整个医院的角度出发，一定要按照相关规则条例去进行，最大限度地保证每个部门都能够正常开展工作，调动每个部门工作的积极性、主动性，进而提升医院的服务品质，尤其在开展一些重大活动时，需要科学安排时间，积极做好各部门之间的协调工作。

2 医院行政精细化相关办公室工作中出现的一些问题

医院进行精细化管理程序中，常常会遇到各种各样问题。其中比较常见的有以下几种：①很多医院相关办公设备过于落后，造成工作效率下降。随着网络信息化技术的持续不断进步，各行各业普遍都在使用新型现代化办公设备，然而，还是有很多医院因为各种原因没有及时进行更新。除此之外，还有少数医院的工作人员对计算机网络知识缺乏深入了解，不能够熟练使用计算机相关操作，使得工作效率降低了很多。②监督管理机制工作不够完善，没有专业部门或者人员监督领导布置的任务。③很多医院行政人员对信访患者不重视，服务态度不到位。④工作职责没有明确，工作管理机制不够完善[3]。

3 医院办公室行政精细化管理相关策略

3.1 加强监督考核力度

以往很多医院行政相关办公室管理人员上班后只是按照以往的工作模式先开会制定任务、发布任务，接下来就忙其他事情了，没有专业部门或者人员考查这些任务到底是否已经完成，至于布置的任务完成到哪一种程度，没有人去关注和重视，缺乏良好的工作责任意识。不仅要制订任务，而且还要安排相关项目跟踪人员进行检查、落实，保障任务的进程与品质，避免漏掉每个小任务，发现任务中出现的问题一定要及时去解决。有经济实力的医院最好设置一个专业监督小组，让小组成员轮流进行值班。在日常行政办公过程中，一定要按照专事专项的工作原则，逐步完善医院管理相关工作的监督，医院办公室应该发挥其自身独特功能，进而提升医院办公室的工作效率。

3.2 完善群众接待工作，发挥重要辅助作用

医院办公室相关人员应该认真对待每一个来访群众或者患者，用心倾听患者反映的有关问题，并做好记录工作，结束后组织相关管理层人员对这些问题展开详细的讨论，尤其关系到医院长久发展的服务问题，或者其他重要问题，一定要制订出科学、合理的解决方案，并给相关来访患者提供帮助与解答。如果患者反应的问题无法短时间内解决，就应该告知患者，提交院领导讨论决策做长期部署；如果能够随时解决的就不要推脱，尽快处理。医院领导在面对重要工作时，需要参考更多相关资料，结合自身经验、能力做出综合性决策，医院行政相关工作人员应该及时给领导提供所需要的参考资料，同时提出建议，最大限度避免相关决策失误。除此之外，医院办公室还要能够简化无用资料，让领导腾出来时间去做更重要、有利于医院发展的事情。

3.3 认真落实医院相关会议制度

医院行政管理部门可以根据每个部门的不同情况，定期举行有利于日常管理工作的会议。但不要过于频繁。一般以1～2周召开1次为宜，医院有关领导主要对一些重要的活动进行决策，行政办公室工作人员应该把会议中各种议题或者方案进行整理、汇总，并且制作成完整的文件方案，负责传送给每个部门。除此之外，行政办公室有可能会临时召开会议，讨论一些日常工作遇到的棘手问题。医院行政相关办公室工作人员，在接收到相关任务后，及时行动快速完成各项任务，这和办公室工作人员的工作责任意识、积极性、主动性、执行能力有很大影响。快速果断的执行能力能够有效提升行政办公效率，逐步把以往的服务模式转变为主动服务，针对每一项重要任务都要充分分析，经过不断尝试寻找更加科学、合理的解决路径。

3.4 简化相关工作流程

医院办公室管理人员，一定要整合、优化以往的工作流程，以此来达到提升医院办公室的工作效率：①把以往纷繁复杂的工作流程经过有效梳理，转变为现代比较盛行的“网状”结构模式，进一步加快各项业务的传递效率。②减少第三方的涉足，让医院和每个部门能够进行直接沟通、交流。只有通过有效的交流，才能够发现各自的真实想法。③采购现代化办公设备，有效结合网络信息化资源，通过使用现代化网络设备，来完成各项会务、文件管理任务。④对医院行政相关办公室工作流程进行逐步细化，明确每个部门的行为准则、任务、责任等其他事项。

3.5 健全相关工作机制，明确相关职责

医院里很多事务，都是通过行政部门来进行发布、处理。很多日常事务都比较紧急重要，而且涉及到的有关部门也比较多，相关管理人员应该加强对行政部门的管理，从医院发展的实际情况出发，认真制订合理、完善的规则条例与准则，并根据办公室工作人员完成任务的进度情况，结合工作人员的职责范围和不同层级，完善奖惩机制和管理办法，可以有效提升行政工作人员的积极性与主动性。

4 总结

医院的精细化相关管理工作，对医院日常运行、发展具有重要指导性意义。医院是一个纷繁复杂的综合性系统架构，日常所要处理的工作比较多，都要靠医院行政管理部门进行解决。不断对医院行政工作进行优化，采用精细化管理模式，不仅可以提升医院的服务品质，而且还能够推动医院向更加科学、稳定、持续发展的方向前进。

[参考文献]

[1] 陈苒.刍议医院财务精细化管理[J].行政事业资产与财务，2017（12）：66-67.

[2] 李淑挺.医院预算精细化管理的实践与思考[J].行政事业资产与财务，2017（7）：43-44.

[3] 王延欣.以全成本为重点的医院财务精细化管理探讨[J].中国国际财经：中英文，2017（16）：115-116.

[4] 吴灵喜.以全成本为重点的医院财务精细化管理探讨[J].中国乡镇企业会计，2017（10）：151-152.

（收稿日期：2018-06-21）