新时代背景下档案管理的规范化研究分析

【摘要】在当前新形势下，档案管理工作呈现出越来越重要的地位，它不仅能够记录求职人员的相关信息，更能够为相关单位及部门提供准确的决策依据。档案管理主要是保护档案信息及资料的完整性，尽可能保证档案有更长的留存时间，与此同时要合理、科学的对档案进行规划和整合。人工操作时传统档案管理工作的主要方法这不仅需要花费大量的时间和人力，其工作的效率和质量也无法保证，已经与当前的社会发展需求形成巨大反差，所以在新形势下必须对档案管理工作进行规范。

【关键词】新时代背景；档案管理；规范化

1、规范档案管理的重要性和必要性

1.1规范档案管理是新形势下档案管理工作的要求

政治经济环境的巨大变化使得企业和其他单位在运营中的环境发生了改变，这一改变伴随着一系列的变化，如果不能快速适应其中的变化，将不利于企业或是其他单位的正常发展。档案管理作为企业或是其他单位发展的资料记录，是企业等单位在发展过程中的道路选择，记载着企业发展中做出的一系列努力，具有十分重要的参考价值。

1.2规范档案管理是各单位加强自身管理的体现

档案管理是单位日常管理中的重要组成部分，对企业而言，就是对企业的发展道路，发展中面临的问题等进行整理、归档，使企业在今后的发展中尽量少走弯路。同时，档案管理也是企业进行企业文化创建的重要内容，有利于企业树立良好的形象。

1.3档案管理有助于企事业单位的长远发展

企业管理是企业日常经营中必须进行的活动，档案管理是现代企业管理中的重要内容，通过对企事业单位的发展历程、重要经验、基本资料等进行回顾和整理，可以总结出丰富的经验。档案中的资料是企事业单位发展过程中的精髓所在，是企事业发展进程中的智慧结晶，任何单位的发展都不是一帆风顺的，档案整理可以不断总结以往的经验。

2、档案管理的现状和存在的问题

2.1管理理念较为落后

中国的档案管理起源是比较早的，但是这也导致了档案管理工作的一个弊端，中国的档案管理人员的管理观念相较之西方先进国家是比较落后的，大多数的档案管理人员都认为自己的工作就是负责一下信息的管理和整理，没有认识到新时代背景下社会对档案管理工作的要求，更没有给予档案管理工作基本的重视，这种随波逐流的心态是非常不利于档案事业的发展的，再加上档案管理工作人员缺乏当代社会最需要的创新心理，这些因素都限制了档案管理工作的规范化发展，所以說，如果想要实现档案管理工作的规范化，如何实现管理人员管理观念的革新是应该引起领导阶层重视的。

2.2档案管理人员素质较低

档案管理工作不仅是一项繁琐的工作，同时也是一项较为严谨的工作。大量的文献资料和信息数据需要进行整理和分类，这就对档案管理人员提出了较高的文化素质要求。但是当今大部分档案管理人员的素质普遍较低，大多数领导阶层对于档案管理工作也没有给予基本的重视，录用年龄较大，素质较低的工作人员，另外给予的报酬也较低，这不仅降低了档案管理工作的工作效率，同时也大大降低了档案管理人员的工作积极性。这些情况也导致档案管理行业流失了大量的专业人才，总的来说是非常不利于档案管理的规范化发展的，所以说相关管理人员必须充分认识到档案管理工作中的这一个短板。

2.3管理技术和设施较为落后

由于得不到领导阶层的重视，也导致了管理技术和设施的落后。在信息技术高速发展的今天，如果仍然固守那套陈旧的管理技术和技术设施，那么毋庸置疑是不利于档案管理行业的发展的。另外虽然有些工作单位配备了先进的技术设施，但是由于管理人员的素质较低，无法对技术设施进行行之有效的利用，导致先进的技术设施搁置，这些因素都是严重影响档案管理的规范化发展的。

3、新形势下档案管理工作的规范化对策

3.1创新新型档案管理方法

随着信息技术与计算机技术的飞速发展，档案管理工作信息化成为一种必然趋势，利用信息手段和技术来管理事业单位档案，能够确保档案管理的实效性，同时提升事业单位档案的利用率。因此，事业单位应重视新型档案管理方法，应在硬件上保障档案管理信息化发展，根据事业单位实际情况来配备专业的硬件设备和软件系统，进而鼓励档案管理人员在现行工作方法的基础之上进行创新，及时了解世界先进的档案管理技术和手段，进而采用先进、科学、合理的方式来进行档案管理，通过计算机来整理事业单位档案，并利用计算机系统加以数据计算和分析，从而得出相关结果，使事业单位能够根据档案分析结果来调整生产、经营、管理目标，促进事业单位可持续发展。

3.2完善、健全档案管理工作的规章制度

俗話说：“无规矩不成方圆。”要想使档案管理工作更加系统化和规范化，就必须完善、健全档案管理工作的规章制度，使档案管理的基础工作稳定可靠，这不仅是提升其科学化、合理化、规范化的保证，也是档案管理工作法制化的要求。各企业及机关应从单位档案管理工作的实际出发，制定出一套行之有效的管理办法和规章制度，加强档案管理人员的法制教育，不断培养并提高其相关知识、职业素养及忧患意识，帮助他们明确相关的法律、法规，保证其工作行为的合法化，从而有效发挥出档案管理的作用。

3.3结合传统档案管理的优势，提升信息化档案管理的技巧

在档案管理中，利用信息技术的优势能够更好地满足群众对于档案管理的要求，但是由于有些条件的限制，信息化的档案管理不能取代传统的档案管理，需要合理借鉴传统的档案管理的优势，结合现代信息技术，提升档案管理的技巧。比如有些涉及机密的重要会议资料，文件资料不能通过数字化进行保存，以防被黑客攻击，利用传统的纸质资料可以更好地保障其安全性。因此，在档案管理上，要充分利用传统的档案管理的优势，积极吸收现代信息化技术，提升档案管理的技巧。

结语：

在当前飞速发展的大背景下，档案管理工作在收获了更多的发展机遇的同时，也面临着更多的挑战。想要对档案管理工作进行规范，离不开思想方面的建设，也需要先进的管理方法做辅助，只有各方面共同发展才能推动档案信息管理工作的完善。

参考文献：

[1]杨柳.新形势下档案管理工作的规范化研究[J].农村经济与科技，2017（8）：261，263.

[2]董乐晶.新形势下档案管理工作的规范化研究[J].办公室业务，2016（7）：84-84.

[3]王雨.新形势下档案管理工作的规范化研究[J].办公室业务，2017（9）：94.

作者简介：

孟丽，女，汉族，1987.11，河北省衡水市，郑州大学，档案管理。