浅谈新时期汽车档案管理工作的转型问题

苏莉

一、当前档案工作面临的挑战

1.档案工作理念的挑战

笔者对汽车企业传统的档案管理工作做过详细的了解，发现以前其侧重点非常明确，即实体管理。实体档案管理主要是从两点展开的，一是载体，二是信息，但整个工作过程都是被实体贯穿的。如大部分信息都是通过纸质文档进行登记或绘制的，即固化在纸质媒介上的，此类档案最显著的特点便是载体与信息是一个整体。而信息化的出现，打破了纸质文档所创造的平衡，电子文档可以同时出现在多个不同的载体上这一优势，极大的抢占了纸质文档的市场。此外，电子文档在各类存储载体中进行信息交换与转移的时候，不会出现信息的损失或改变，因此其管理理念已基本淘汰了传统理念，若是在管理电子档案时，生搬硬套传统理念，管理漏洞的大量出现将成为必然之事。

2.档案管理职责遭到挑战

在汽车企业以往的档案管理过程中，主要是由两个部门同时负责档案的管理工作，分别为档案部门与文件管理部门，其中档案部门的工作是就已完成归档的文件进行管理，而文件管理部门则是负责前期的整理与归档工作，两部门间的工作不产生交集；而电子档案则打破了这一平衡，实现了两者的交叉。因为电子档案是具有特定的格式的，所以在前期的数据采集过程中就必须完成系统的设计，这就要求档案部门正式的文件生产前与负责系统设计的文件管理部进行需求交接，进而实现两部门间的协同合作。

3.档案管理方式受到挑战

信息化技术的不断发展，使之已经广泛渗透到各行各业，档案管理工作也实现了手动操作到网络系统管理方式的升级。就目前汽车企业的档案管理而言，其对信息技术的依赖度是非常高的。当下行业发展的新形势需要更快更高的效率，而传统档案管理的低效显然已经不适用了，因此在档案管理领域铺开信息化建设工作是势在必行的。

4.档案信息的安全性受到挑战

处于信息化时代中的汽车企业档案管理，将包含更多的内容，如实体管理、电子档案以及档案信息的管理。不过，电子档案也存在一些缺点，如复制性强，容易丢失等，这就使得档案信息容易被篡改或丢失，难以全面保障其真实性与永久性。此外，网络系统以及相关的管理软件的更新换代速度很快，以及病毒的扩散，难以保证档案信息绝对安全。

二、信息化时代档案工作面临的机遇

1.动力要素：业务与系统

汽车企业所谓业务即设计制造文件管理业务，其中涵盖了多个不同的业务环节，如文件的形成、分类、处置以及提供利用等。而系统指的则是对文件进行管理的专业系统，其分为多个板块，如对文件进行捕获、维护以及处置的系统；还有对文件进行长时间保存的数字档案馆系统。这两种要素都是实现文件管理数字转型所必备的动力性要素，其对转型过程中所涉及的详细操作起决定性作用。在数字环境中，业务与系统两者间的关系是相辅相成的，其中业务是系统的开展对象，系统则是业务开展的主要平台，两者缺一不可，共同推进另一方的不断发展与优化。

2.保障：信息技术的持续更新升级

随着云技术的深入开发，其在档案管理中的应用已经非常深入，现在档案管理过程中已经能实现超大规模的数据存储，且确保信息的存储以及处理非常的灵活简便，大大节省了工作时间；随着互联网技术的持续发展，档案管理工作中的所有环节基本都已逐步实现智能化，且使用者在就档案进行查看利用时，操作也极为简单。现在，信息技术已经步入大数据时代，在档案信息管理中，相关资源的价值将被更深层次的挖掘与利用。现代经济与社会的发展已经离不开信息资源，在社会竞争中，要占据主导地位，有效进行战略决策都离不开信息资源的全面掌握。而主管信息资源的部门便是档案部门。信息资源中包含许多内容，如以往活动的运动轨迹、经验以及认知等，这些都是汽车企业设计制造的依据和宝贵财富，其中蕴含着许多事物发展的客观规律，这都将为后期工作的开展提供参考。因此，对企业资源进行掌握的部门与工作者，是信息时代中的中流砥柱，必须承担起时代发展的開拓责任。档案工作转型升级、提质增效的途径。能大幅提升信息保存的期限，甚至是永久保存。而传统档案管理受限于其信息与载体的不可分割，载体的寿命将直接影响信息寿命。而现代信息技术则可依托于复制、拷贝等方式，实现信息持续的向新载体移动，进而实现企业财富的永久保存。

三、档案工作转型升级、提质增效的途径

随着电子化技术和智能化技术的发展，传统的档案管理工作也需要进行全面的升级。例如将电子技术运用在对档案信息的检索中以及对客户提供针对性的指导，帮助档案使用者选择最适合的档案信息服务。档案管理工作是一项综合性的工作，想要实现全面转型需要从整体出发进行系统分析。通过不断的探索，大量的研究，与先进技术相结合，让企业的档案管理工作能够与时俱进。

1.提升服务能力，不断开发档案的潜在价值

首先，需要提高档案编研人员的知识水平，对现有的档案编研人员进行定期培训，不断加强相关人员的业务能力，通过员工内部的评比实现积极竞争的氛围，选择综合能力最强的档案编研人员作为档案管理干部队伍的一员；第二，结合现有的先进技术，实现档案管理的网络化、电子化、智能化发展，让档案管理更加便捷，更加有针对性，这样不仅减轻了档案管理人员的工作量还有利于发掘档案中的大量信息。通过网络技术档案信息可以实现更加广泛的传播，为档案借阅者提供更加高效、更具个性化的服务。当档案工作实现了信息化管理，对于档案利用者而言，也是具有多方面优点的。例如，其一减少了档案利用者的借阅时间，包括路途时间和利用时间，档案工作实现信息化后，利用起来更加便捷，有利于利用者对信息的快速提取和加工；其二是档案利用者可以从多种渠道获取到档案信息，例如手机、电脑等。

2.创新体制机制，破解发展难题

（1）档案管理中的文档协同管理模式。文档一体化指的是对档案实现各个环节的一体化管理。它是诞生在信息化飞速发展的背景下，这为档案实现一体化管理提供了技术基础、环境基础，对于档案管理而言是一场突破性的改革。简而言之，就是对档案实现信息化管理、传播。利用信息技术将传统的档案进行电子转化，首先为生成原始的电子一体文档，其次对档案的管理系统进行信息化改革，建立一体化的电子文档管理系统，实现对电子文档的全面管理；最后实现从现行文件到馆藏档案的全面监控，其中包含文件的传递、转变过程。档案的一体化管理模式的建立其中非常基础的部分为对企业现有的档案管理流程的整理，数字化的管理系统需要将数字化融入到档案管理的各个环节，实现档案管理的流程化、标准化作业。由于档案文件的特殊性，对于文件的保存时间、文件的分类都有较高的要求，所以在进行信息化档案管理系统的设计时，需要对管理功能和实际需求相结合，对档案的保管时间和分类要求进行充分考虑。具体而言，在档案进行电子化转变时，需要对数字档案的生成信息源、数字档案的流转、分类、归档等进行控制和管理，实现档案在电子化以后依然具有原始凭证的功能。企业进行数字档案室的建立，需要进行的第一步为实现档案文档的协同管理。

（2）对于企业实现档案的数字化管理，与实现文档一体化具有同样重要的是对档案信息实现协同管理。档案信息协同管理模式 指的是对于档案相似的图书、情报信息等同样进行一体化的管理。我国政府对企业档案的信息化管理于1987年就正式颁布了管理办法提出企业需要对档案进行集中统一的管理，并且为企业档案建立信息化、数字化的档案管理中心。随着信息技术的不断发展，市场竞争更加的激烈，企业的信息化建设变得越来越必不可少，企业管理者也认识到了，在企业之间的竞争中，对市场信息以及相关企业和企业内部信息的收集整合是非常重要的。部分企业为了提高企业的竞争力，依托企业综合档案室建立企业自己的档案信息中心，档案信息中心是为了实现企业对情报数据、档案信息的收集、整合，服务于企业的领导层。美国、德国等发达国家在企业信息中心的基础上还提出了集成式企业数字档案室的建设理念。该理念为实现企业内部信息和行业信息的集中管理，包括内外部信息的收集和协调。这种理念将是企业未来竞争中必不可少的。

（3）企业档案信息管理中的组织架构协同模式。由于集成式数字档案室理念的提出，广大企业为了满足市场竞争的需要，在实际建设过程中更加注重对企业内部档案信息管理的架构重塑。这是因为在市场竞争愈发激烈的情况下，企业的领导者需要对现有的等级划分进行精确的认识。以企业总部为中心，实现对下属企业的辐射。建立网络式的企业信息收集模式为企业的发展提供信息支持。由于美国对企业档案信息的管理研究时间较长，拥有先进的企业信息化技术，对“分散式的档案管理模式”进行了探索性研究。企业总部的档案信息管理与下属企业的档案信息管理实现协同管理，管理架构实现扁平化发展。

（4）企业档案管理的主体集成式的战略联盟模式。上述文中提到过的档案文档的一体化以及档案信息的协同和组织结构的协同追究其根本都是对企业内部档案信息管理的集成。其中包括档案管理方式、信息中心的建设等的统一。该模式的重点也是关键点在于对企业内外部信息的整合，实现信息的共享，这对企业在未来竞争中更具竞争力。除此之外还能根据企业的特定以及汽车行业的特点选择更合适的战略聯盟模式。现有战略联盟模式：为以企业供应链为核心的基础纵向战略联盟。其立足于产业链展开的“合纵”联盟。汽车企业数字档案室采用“合纵”联盟模式是建立在多种信息技术之上的，如物联网、云计算以及大数据等，并立足于协同化公共服务平台，实现整个产业链条中各个环节的信息的有效整合，通过搭建好的管理平台以及集成的数字档案室实现信息资源的管理与共享。在就此模式的数字档案室进行建设的时候，需着重关注各信息管理部门间是否就合作达成一致，是否愿意组建成联盟来就完成管理平台与数据库的构建，并就相关数据的共享签署协议。

（作者单位：北京汽车股份有限公司）