中新天津生态城档案资源整合、利用的实践及探索

摘 要：档案信息资源整合是档案行业顺应新时代发展的必然要求，档案资源整合能有效完善馆藏结构，有利于档案社会功能的实现。本文介绍了中新天津生态城现阶段档案管理状况，分享了生态城在跨行业、跨部门、跨专业进行资源整合的成功经验，剖析现阶段档案整合管理面临的问题，并提出相应政策，旨在更好地规划生态城档案事业的发展思路，为其他档案工作实践部门提供借鉴，引起档案界对区域性档案信息资源整合更多的关注和思考。

关键词：档案信息；资源整合；图书档案；一体化

中新天津生态城是中国、新加坡两国政府的一项战略性合作项目。2009年，生态城设立档案室，隶属生态城办公室；2013年11月，图书档案馆正式成立，将图书、档案集中管理，是隶属于生态城管委会的全额事业单位。生态城管委会领导一向重视档案工作，积极推动档案事业的发展。自滨海旅游区、中心渔港经济区与中新天津生态城合并后，生态 城的社会经济发展进入快车道，作为存史资政的档案管理部门，如何科学、高效地挖掘区域档案资源，深度开展档案资源整合，建设统一、完善的区域档案资源管理服务平台，提升档案资源利用效能，使档案工作更好地服务于区域政治建设、经济建设、社会建设及文化建设，是我们面对且亟需解决的课题。

1 生态城档案资源整合实证分析

1.1 实施档案资源整合的内外因素

1、区域档案数量、门类不断增加

从生态城2007年筹建至2017年，馆藏总量为44586件/卷/张，其中文书档案18612件；城建档案18513卷；会计档案963卷；实物档案161件；照片档案6319张。按照区域档案统一收集，各门类档案统一保存管理，档案服务统一标准的发展思路，形成了以文书、城建档案为基础，房管、建设、会计、声像、照片、实物等多门类档案并存，民生档案（包含先进人物、社会团体、准生证、二胎、出生证、收养、低保、残疾人、复退军人、学籍、死亡干部、就失业登记、公屋等13类档案）、生态档案陆续进馆的发展状态。目前馆内涉及的档案门类已达22种，区域内未入馆的专业档案仍有十余类。

区域档案数量及门类的不断增加，加大了分散管理的难度及资源投入，多渠道的档案服务也给利用者带来不便，促使我们对区域档案逐步实施整合。

2、档案信息化发展的迫切需求

档案的分散管理方式会造成管理系统重复建设、系统化管理水平参差不齐、档案信息没法共享等诸多弊端。为避免上述问题，我馆在系统建设方面做了多方面努力。一是陆续搭建了综合档案、城建档案统一管理平台；二是建立综合档案虚拟档案室子系统，将系统服务直接延伸至各管委会局室；三是与管委会OA系统数据对接，实现文档一体化管理；四是建立城建档案虚拟档案室子系统，将服务延伸至建设业务档案部门；五是合作开发GIS系统，与档案系统实施对接；六是进一步完善民生档案及生态档案数据库建设。虽然我馆在信息化建设方面已开展诸多尝试，但整合力度仍待加强，仍然没能达到区域档案统一系统管理的发展目标。相对于国内其他公共行业的发展，我馆乃至国内档案行业信息化的发展相对滞后，更有效的资源整合能够助推档案事业朝大数据、云计算等热门技术方向发展。同时，“智慧城市”是生态城目前发展的重要方向，区域档案有效整合，建立统一的管理、服务平台，将使数字档案馆成为智慧城市建设更加重要一环。

3、档案事业发展新要求

近些年来，档案资源整合成为档案事业深入发展的新趋势，引起档案行业广泛研究、实践。国内许多公共档案馆在推进本行政区域内档案资源的整合，广东的顺德和深圳、上海浦东、安徽和县等地在整合当地档案资源、改革档案管理模式等方面已迈出了先行的步伐。在2008年2月颁布实施的《市、县级国家综合档案馆测评办法 》中，明确将档案资源整合作为一项具体内容列入测评指标体系，将是否实施了档案资源整合作为衡量综合档案馆基础业务开展情况的一项指标。天津市档案局积极鼓励推进档案整合工作，并以民生档案资源整合为突破口，在全市建立了一站式服务平台；另外，京津冀三地已签署《京津冀档案事业协同发展合作框架协议》，加大京津冀档案资源的整合力度。

1.2 多种档案资源整合模式发展的尝试

1、档案、图书跨行业资源整合共享

我馆实施图书、档案一体化管理模式，图书、档案机构统一设置，管理服务功能有机结合。这种整合方式能够实现资源互通、共享，服务互补、互促，主要体现在几个方面：第一，档案、图书共建地方文献和特色数据库，共享资源收集、整理的成果，可极大丰富项目资源信息，也能节约项目成本；第二，与图书资源整合，对档案资源的利用服务有促进作用，为用户提供更完整、系统的信息资源，实现资源互通，满足用户全面、准确、多元化的信息需求；第三，共享查询检索、网络发布等渠道，档案资源可获得更多的用户利用机会及关注；第四，图书行业现代化技术相对超前，把图书行业的物联网、整合检索、自助服务等技术移植到档案行业，可实现档案资源更加方便、快捷的管理。

2、综合档案与城建档案统一管理

我馆在成立之初就将城建档案的管理纳入职能范围内，之后成立城建档案管理部，实现与综合档案统一管理。这样的模式可更加合理分配档案管理職责，划分档案收集范围，统一分配馆内资源，共享档案成果，方便用户综合利用。并将综合档案、城建档案系统管理功能集成到一个系统框架内，建立了一个综合性的档案管理系统，全面整合两类电子档案的资源管理。

3、建设业务档案合作管理

我馆充分考虑建设业务档案归属单位的工作需要及合理利益，与建设局、房管中心沟通、协商，拟定了一套创新性档案资源整合机制。该机制的基本思路是建设局、房管中心自建档案室，负责各自业务档案的管理，我馆进行业务指导、监督；纸质档案短期内自行保管，保存一定期限后移交档案馆；我馆将管理系统延伸至各档案室，各档案室使用我馆提供的个性化管理功能，进行纸质档案100%数字化扫描、挂接，我馆与各档案室共享电子档案管理、使用职权。这种管理机制可有效解决档案归属、管理、利用等问题，实现建设业务档案资源的科学配置管理。

4、地下管线档案资源整合开发

生态城十分重视地下管线管理工作，我馆较早就与生态城投资开发有限公司合作开发生态城GIS二维、三维系统，目前已建成一套核心技术国内领先、红线内外信息完整、功能完善的综合性GIS系统。另外我们正在实现GIS系统与数字档案馆系统的系统对接、数据共享、功能互动，借助GIS强大的空间信息分析、处理能力，实现地下管线档案更加科学、高效的管理与利用。

5、积极建设民生档案资源

我馆将民生档案、生态档案建设作为2017年的档案工作重点。截止目前，已梳理出先进人物、社会团体、准生证、二胎、出生证、收养、低保、残疾人、复退军人、学籍、死亡干部、就失业登记、公屋13类民生档案，制定了民生档案管理办法、民生档案保管期限表、民生档案数据结构表等管理文件，各类已产生档案基本已接收入馆。

6、创新性开展生态档案建设

生态城确定了22项控制性指标和4项引导性指标，致力于运用生态经济、生态人居、生态文化、和谐社区和科学管理的规划理念，聚合国际先进的生态、环保、节能技术，造就自然、和谐、宜居的生活环境，建设经济蓬勃、社会和谐、环境友好、资源节约的生态城市。为全面复制、实行、推广生态城经验提供资料保障，我馆研究、制定了具有生态城特色的生态档案管理模式，用于综合收集、管理各类生态、环保、节能档案资料。生态档案内容包含：环境监测数据，环境质量报告，环境污染防治，环境行政处罚、复议及诉讼，环境科学研究，环境标准、计量，自然保护，重点环保（治理）建设项目，绿色生态（绿色交通、绿色建筑、绿色产业、绿色生活等）。

1.3 积极拓展各类档案利用方式

1、拓展在线利用方式

为方便生态城管委会各局室查询利用档案，我馆研发了虚拟档案室档案利用模块，各局室兼职档案员可通过该功能模块自行查找目标档案目录，申请电子原文查看、下载或纸质档案查阅，经过档案查阅部门领导、档案所属部门领导、我馆领导及管理员在线审核通过，可限时利用目标档案。

2、加强民生档案服务

我馆积极加强民生档案利用工作。2014年12月生态城第三社区入选天津市首批街道、社区“民生档案远程服务平台示范窗口”（共10家），为区域居民提供方便、快捷的档案查询服务。另外，我馆还按照市档案局数据标准自建民生档案数据库，下一步计划将自建资源整合至市档案局平台，进一步丰富全市民生档案资源。

3、积极开展档案编研

完成《2007-2014年合同协议汇编》、《中新双方达成的系列协议和文件汇编》以及每年的批、函、报、发文件分类汇编等20余项档案编研工作。其中，《中新双方达成的系列协议和文件汇编》在管委会与天津市政府协商解决土地流转问题时起到了重要作用。

2 生态城档案资源整合过程存在问题

2.1 图书行业管理技术借鉴不足

与档案行业相比，图书行业的现代化管理技术相对较高，能够及时跟进现代科技技术的快速发展，在移动互联网、物联网、云计算等领域均已有成熟应用。我馆虽然在档案、图书方面的体制、资源整合等已有较多尝试，但图书行业技术的借鉴仍旧有限，有待进一步整合技术应用，深化资源整合。

2.2 特色档案开发有待深化

特色档案资源具有一定的地域特点，具有一定的地方特色，利用价值较高，又比较分散，我馆在资源整合中已加强生态档案研究和实践，但是对于区域内社会、经济、文化等多方面的档案资源整合力度不足，没能及早形成区域特色档案资源体系。

2.3 管理水平参差不齐

由于多数归档单位档案管理员均为兼职，受领导的重视程度、人员素质和掌握技术标准的能力及水平等各种因素的限制，各个单位的档案管理水平参差不齐，一定程度影响到档案资源整合质量。

2.4 电子文件直接归档范围不足

目前，我馆数字档案馆系统已实现与管委会OA、环境管理系统的对接，OA及环境管理系统产生的电子文件可直接通过系统接口导入档案系统，并加以整理、归档，极大减少了纸质档案扫描、挂接的人财损耗。虽然多数专业档案均来自各业务单位的专业系统，但受专业系统网络环境、接入限制及保密要求等影响，对于管委会其他专业系统产生的数据，我馆仍旧以接收纸质档案，再扫描、挂接为主。

2.5 条块分割体系影响资源全面整合

虽然我国相关档案法规已明确档案行政管理部门依法主管本区域档案事业，但在实际执行过程会出现一些矛盾。比如像公安、工商、税务等派驻单位监督指导、行政执法职能归属不清，档案因为信息不公开、涉密等因素无法正常移交。

3 深化档案资源整合的策略思考

3.1 加强组织领导，组建档案工作小组

为了完善档案资源的整合，，可通过建立档案工作小组制度，解决区域内档案业务沟通联系不够紧密、资源整合协调繁琐等问题。档案馆负责牵头成立档案工作小组，主管档案馆领导作为组长，档案馆及區域各档案归属单位作为小组成员单位，各单位领导作为成员，每年档案馆定期组织档案工作推动会，解决资源整合过程中碰到的问题。

3.2 创新管理模式，多种管理模式并存发展

现有的专业档案的条块管理体制已持续多年，是专业档案的一种主流管理模式。如果采取过于单一的整合方式，或急于实现档案资源的实体整合，可能会出现档案馆和其他专业档案主管单位之间的不和谐，甚至在整合问题上产生严重分歧，这不利于档案事业的整体发展。一方面，可以延续城建业务档案现有电子档案实现共享管理的模式；另一方面，对于业务档案主管单位无法移交档案，本单位管理不够规范的情况，可以将业务档案划归档案馆，档案馆派工作人员到业务档案单位驻地管理，这样可有效实现档案资源的整合。

3.3 深化业务互动，打造档案图书资源综合体系

在档案、图书资源的整合方面已有成就的基础上，从工作组织方式、服务方式、系统设备集成等方面继续深化。整合档案编研与图书信息服务的工作人员，集合档案编研和信息服务的技术优势，综合开展业务。统一服务标准，集成系统设备，将门户系统、移动app、信息发布系统、查询检索设备、办证设备等统一集成图书、档案功能，在信息发布、检索查询、活动等各业务层次实施服务整合。从业务开展方式乃至服务理念层次进行资源科学、高效整合。

3.4 拓展收集范圍，加强区域特色资源建设

研究区域档案资源分布特点，扩大资源收集范围，建设具有地方特色、能够满足人民群众利用需求的特色档案门类。比如收集本区域新闻报道、中新合作成果等有价值材料作为特色档案门类。另外，扩大民生档案收集范围，加强民生档案资源的整合力度，进一步丰富馆藏，改善馆藏结构，向社会提供利用，建立覆盖人民群众的档案资源体系和建立方便人民群众的档案利用体系。

3.5 倡导信息化管理，完善电子文件归档体系

随着计算机网络技术的发展，各专业档案归属单位基本都建有自己的业务系统，主要的业务文件均在系统内形成。这就为电子业务文件直接形成电子档案提供了可能，省去了纸质档案数字化扫描、挂接的繁重工作。这就要求档案馆以数字档案馆系统为载体深化整合，以虚拟档案室系统为窗口，在对接政务办公系统的基础上，积极对接其他业务系统，最大限度实现电子档案在线归档。对于无法实现网络互通的系统，可开发离线工具，实现业务系统与数字档案馆系统间电子文件的导入导出。

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作者简介

颜丙东（1985-），男，汉族，山东郯城人，本科学历，中新天津生态城图书档案馆中级工程师，研究方向：档案信息化。