核电站重大技改项目文件管理方法研究

摘 要：本文针对目前核电站重大技改项目文档管理的现状加以分析，总结出现有良好实践，发现管理弱项，寻找解决方法：通过依托跟踪项目进度进展；跟踪合同文件管理其执行文件；深入了解技术改进实施工作等管理手段，并通过行政文件的定期收集；重大技改项目管理活动相关文件的定向收集；各专业组内项目文档的定点收集；合同文件编码、主题反映重大技改项目信息等具体的工作方法，改善重大技改项目文档管理中的薄弱部分以达到良好的管理效果。

关键词：重大技改项目；项目管理；文档管理；管理职能

1 前言

核电站通常设计寿期为30-50年，在核电站寿期之内由于技术革新、设备老化、寿期延长等原因，常有投资额大、经济效益显著的重大技改项目发生。同时依照《中国核工业集团公司固定资产投资项目档案验收办法》“总投资在1亿元以上的项目，核工业档案馆组织或委托项目主管部门组织档案预检……所有项目要进行档案专项验收”，因此重大技改项目中的文档管理工作尤为重要，首先需要保障项目文件收集、传递及时准确，辅助项目的顺利进展；其次要保证项目文件收集的完整与质量达标；最终要保障重大技改项目能够通过档案专项验收的实际检验。因此需要对重大技改项目中文档管理提出新的思考与探索，在档案行业整体业务能力向前发展的大趋势下循序前行。

2 核电站重大技改项目文档管理现状

秦山核电站30万机组，作为中国第一台核电机组，已经连续运行25年之久，已经接近30年的设计寿期。在25年之中连续多次进行重大技术改进。在目前由于寿期延续的需要，正在开展延寿项目的重大技术改进项目，该项目是近几年中尤为重大的技改项目。结合早期技术改进项目文档管理的情况，以及当下延寿项目文档管理的现状，将重大技改项目文档管理的状况总结如下。

2.1 当前技改项目文档管理活动的良好经验

秦山核电公司自从1991年并网发电，经过长期的生产运行，在此期间通过T4、T6等重大技术改进项目，逐步积累了良好的项目管理经验。同时随着20多年文档管理理论的不断更新，文档管理已经从后端保管，逐步过渡到前端控制且全生命周期管理的阶段。

2.1.1技术改进文件体系前端控制

文件体系的搭建与控制，是文档管理工作的基石之一。秦山核电自2012年起开发了一套适合公司内全部电厂的技术文件体系，将技术文件划分为大纲、技术手册、技术规程、图纸、记录等5大文种。技术改进领域（CM）为其中一个单独领域，依照技术改进工作的实际内容，在技术文件体系中设置了43类子文种，这些文种涵盖了技术改进工作的变更申请、设计、实施准备、验收评价关闭等全部阶段。技术改进文件体系规划完整，完全可以适应技术改进工作的实际需要。

2.1.2技术改进文件编码体系科学可用

“统一的、唯一的文档编码又被核电建设者称之为文档‘身份证”[1]技术改进文件编码体系依托于秦山核电技术文件编码体系，并且在该体系的基础上结合技术改进工作管理的特点进行了优化扩展。具体则为在技术改进文件编码的最末段“文件流水码”段将技术改进项目编号融入其中，该段编码总长9位数字码（图1），前6位为技术改进项目编号，后3位为分项流水码。如此设计该编码格式，该技术改进项目的全体文件则有了一个共同的可识别段，在文件的查询利用时清晰明了，同时也有利于在项目完工后的档案收集整理。图1是技改项目文件编码结构。

圖1：技改项目文件编码结构

2.1.3技改项目组织机构中文档管理职能明确

“如何在核电项目的管理中，能否发挥参与者的积极作用，往往是决定这个核电项目效率和成败的主要因素。”[2]秦山核电公司历次重大技改项目，均通过成立项目组的方式，将文档管理工作纳入项目管理整体工作中，充分发挥文档管理人员的职能，提高文档管理的参与度，提高重大技改项目的文档管理水平。

2.2 重大技改项目中文档管理工作还存在的不足之处

重大技改项目与核电基础建设项目一样具有投资大、实施周期长、管理水平高、文档建构方式的多视角[3]、文档描述的多层次[4]等特点。文档管理工作存在文档内容复杂、文档生命周期长、文件要求质量高、文件类型和载体广泛、文档信息要求及时性等特点。由于二者之间的特点差异，重大技改项目中，文档管理工作也会发生不能与项目管理相匹配的问题，存在以下较为普遍的不足之处。

2.2.1文档管理活动对项目进展参与度低

在重大技改项目中多则十几个专项组，文档人员无法完全参与到各改造专项组的日常工作中。同时，在传统的文档管理工作中，文档人员不具备项目管理的工作能力，对项目整体进展也不甚了解，导致在文档控制工作往往滞后于项目实际进度，收集文件也因此滞后。在时间线较长的重大技改项目中文档收集工作滞后的情况则尤为明显，项目文档的完整性得不到有力保障。

2.2.2文档管理工作对项目的整体范围了解不足

“长期以来我国国家项目文件管理在管理主体各自为政、缺乏统一管理的机制，管理活动自成体系相互分隔、缺乏统一管理的规范，管理客体相互矛盾、叠加重复、缺乏统一管理的法规等问题” [5]另外，文档人员未能参与到具体的专项组，对各专项组负责的项目范围与内容认识度不够，是文档管理工作中较为薄弱的环节。

2.2.3重大技改项目内部形成的文档收集不完整

重大技改项目中，项目文件的来源分为内部形成与外部形成。对于内部形成文件包括行政文件、合同文件、信函会议纪要、项目报告等各文种。由于内部生成文件由各部门产成，遗留在各部门与系统之内，收集整理工作常常为薄弱环节。

3 解决重大技改项目文档管理弱项可采用的管理手段

核电站重大技改项目是核电企业继续生存发展的重要工作之一，文档管理工作是该项目的基础之一。因此在发现文档管理现状的弱项之后，采用可行性管理手段进行弥补，提高文档管理的效率。

3.1 通过参与到项目进度跟踪工作，提高对技改项目的参与度

针对目前普遍存在的文档管理工作与项目进展契合度低的问题，文档管理人员尝试加入到项目进度工作组。此种方法需要文档人员学习项目管理知识技能，并能够独立跟踪项目进展，及时获取重大技改项目最新情况，依照项目节点收集文件。

3.1.1跟踪重大技改项目的总进度计划

重大技改项目首先确定总体进度计划，依照项目规模与难易程度，逐步将项目一级进度丰富递增为项目二级、三级、四级进度计划，以及项目滚动计划。文档管理者应根据实际能力选择其中一种进度计划作为文档跟踪控制的依据。通常可选择项目三级进度计划加以实施。三级计划详略得当，文档人依照其中的项目里程碑、项目节点定期与技改项目主管人员沟通，在项目节点未开始之前，则依照项目进度编制相应的文档编制计划，在项目节点结束时依照文档编制计划收集应当移交的文档。通过对此计划的跟踪，相关文档收集的及时性提升，同时也较好的控制项目阶段内的文件质量。

3.1.2跟踪重大技改项目的子项计划、相关项计划

在重大技改项目中，均有若干子项、子项进度计划加以支持。文档人员可以采用同样的项目管理方式对这些进度计划依照里程碑与节点进行跟踪。由于子项计划更为细致具体，对其加以跟踪可以将文档收集工作的阶段分割的更为精准，以避免因整体计划较粗而产生“潮汐现象”（指项目总体计划节点之间时间长，在长时间段内文档累计较多，在时间节点临近时文档收集工作量猛增）的问题。通过更精细的节点分割，将文档收集的工作较为平均的分散在各工作周期内。文档人员则有更充足的时间对文档的四性进行检查控制。

3.2 通过对合同的跟踪了解重大技改项目的整体范围

重大技改项目存在投资大、子项多、时间跨度长的特点。在项目的整个实施过程中，项目的范围会有所增减，动态且全面的了解该重大技改项目的范围，有利于文档管理随时调整收集范围，对取消的工作项及时完成文档收集工作，对新增的工作项及时提出文档收集计划、文档整理规则。各相关合同工作范围的汇总，则能反应并涵盖项目的总体范围，因此对合同的跟踪是必不可少的一个环节。

3.2.1通过技术规格书收集相关合同

重大技改项目总体以及各工作子项在加以实施之前，均需形成合规的技术规格书作为合同立项依据。每一份技术规格书最终将生成合同文件，因此建立对技术规格书的跟踪工作流程，将其与合同文件形成一一对应的关系表，则能将对应的合同文件完整收集。在某些特殊情况下，技术规格书失效，不再生成合同时，文档人员需要对存在疑惑的技术规格书向项目管理者加以咨询，加以澄清，进行备注，在文档最终验收时能给出合理解释。

3.2.2通过合同文件内的移交项及时间节点，收集相应的合同执行文件

合同文件的完整收集，只是了解重大技改项目的整体范围，但还不能了解该项目的深度。在各类合同中，例如技术服务合同、设备采购合同等，详细描述了范围内的事项深度。文档管理工作需要对项目深度加以了解，例如合同内描述应提交哪些技术支持文件、合同内描述需采购哪些设备以及设备交货时间等。文档人员只有深入阅读汇总这些信息，才能建立完整的事项文档跟踪机制。依照合同内约定的时间点、移交项，逐项按阶段、按时限完成文档规划、文档收集的工作任务。

3.3 重点参与技改项目实施，收集公司内部形成文档

在重大技改活动中，文档形成来源分为外部文档与内部文档。外部文档可以通过合同跟踪、合同执行文件跟踪加以规划与收集，内部形成的文档一直是规划收集工作中的弱项。在以往的重大技改项目活动中，存在内部形成文档由于收集不及时而最终移交不完整的情况，因此只有深入参与到技改实施、通过信息系统约束文件的生成才能达到内部文档完整收集的工作效果。

3.3.1通过信息系统约束内部文档的生成

在以往的重大技改项目中，内部文档通常是生成纸质文档，在工作结束后，收集并移交与文档管理部门。在此种情况下，完全依赖于技术人员对文档工作的重视程度，无法保证内部文档收集完整、也无法保证文档质量符合归档要求。秦山核电通过使用EAM系统，将技改项目完整的加以管理。技改相关文档的生成需要通过技改模块加以触发，因此每一份内部形成的文档在技改模块、文档模块中均有正式记录。保证了文档生成阶段的可控。

3.3.2技改项目文档审批流程增加文档控制环节

重大技改项目文档质量，需要从文件形成源头加以控制，若不控制，在最终收集整理阶段则需加以整改，因此在文件生成阶段就需加以质量控制。秦山核电EAM系统的文档管理模块中，变更文档在审批流程中最后一个环节是文档发布，在此环节中文档管理人员对文档质量加以检查，质量不符的则退回修訂，最终每一份正式发布的文件均得到质量可控。

4 对于不同文种文档控制可以采用的方法

每一项重大技改项目，在项目全过程中包含有多种文种，这些文种的最终集合则成为了项目文档总体，并最终要通过上级部门的验收审查。其中需要与各业务部门进行沟通，形成各种定期收集的机制，文档人员也要在各阶段主动收集，项目管理实施人员与文档人员互相配合，才能提高档案管理的工作效率。

4.1 行政文件的定期收集

重大技改项目在整个周期中，与上级单位、内部单位均会发生业务关系。通常重大事项如请示、报批、批复等均是以行政文件的形式产生。同时各行政文件往往是项目开展、实施、完工的重要依据性文件，因此对行政文件的收集是十分重要的事项。对于重大技改项目行政文件的收集，文档人员作为此工作的主体，形成定期查找收集的周期。良好实践是文档管理人员每月主动收集的清单，交于项目管理组加以确认并补充，逐步完成行政文件汇总清单。

4.2 各改造专项组内项目文档的定点收集

在重大技改项目工作开展中，各专项组承担了具体事项的开展工作，通常大体分为各技术专业准备组，各改进实施组。各专项组在具体开展工作中，均需要规划具体的节点作为工作进展考核依据。因此文档人员也可以参照这些工作节点作为文档收集工作的节点，通过定点收集的方式保障项目文档整体可控。

4.2.1关注各技术专业组的业务节点并收集文件

各技术专业组在工作开展阶段，通常分为多个重大节点，例如项目筛选、工作大纲开发、工作大纲评估、技术分析论证、方案定案等。文档管理人员需要对各专业技术组的工作计划加以了解，从大节点入手，提前与技术人员讨论文档移交计划，在时间点到期之前，提醒技术组管理者移交相应的文档。

4.2.2各改进实施组中文档定点收集

在各专业技术组的工作计划中，各组之间的计划节点，会有不小的变化。与此相比各改进实施组，因为工作方法类似，因此其各组的计划节点有相似性。一个管理成熟度高的重大改進项目，在各改进实施组中，应使用相同的计划进度模板。图2是改进实施组计划图。

文档管理人员，依照如图所示，对各项已经完成的节点应主动向项目管理者收集各节点的输出文件，例如设计委托阶段，应收集设计委托单，技术规格书编制阶段应收集对应技术规格书。合同签订阶段，应收集立项申请、合同正本、招投标文件等等。通过一致的项目节点划分，文档人员可以对各改进实施组形成统一的文件收集方法，可以将不同的改进实施组由不同的文档人员加以跟踪，通过一致的工作方法，保证文档管理工作在项目整体中有条不紊，循序进行。

4.3 合同文件编码、主题反映重大技改项目信息

合同文件在重大技改项目中的收集工作是重点也是难点。由于合同文件由不同的合同业务人员负责，各业务人员各司其职，又不进行项目跟踪，因此导致文档部门收集的信息容易缺失，由此文档人员在主动收集合同文件时存在不小的困难。通过以下几个小窍门可以较好的改善以上的问题。

4.3.1合同文件编码规则反映项目信息

对于重大技改项目相关合同，可以在合同文件编码中增加项目代码字段，如此在合同检索过程中则可将该项目所有合同一并检索出来，形成完整清单，便于使用。

4.3.2在合同文件主题中增加项目描述

对于重大技改项目，有一些相关项虽然不是项目本身范围，但是对该项目有支撑作用，关联性很强，可以在合同文件主题中增加与其相关的重大技改项目的描述。通过主题检索可以将相关项的合同收集齐全。

4.3.3合同文件主题包含技术规格书主题

在重大技改项目中，技术规格书是由技术人员编写，合同文件是由合同部门控制。为了能够快速追踪，将技术规格书主题完整纳入到合同文件主题中，则技术人员与文档人员可以自身主动检索跟踪，而不需要跨部门反复提交数据，既提高便利度，又提高合同文件跟踪的效率。

5 结论

核电重大技改项目通常投资大、周期长、文件体系复杂，本文通过对目前秦山核电重大技改项目中文档管理现状的分析，总结出现在的良好经验以及存在的弱项：

良好经验：1、技术改进文件体系实现了前端控制；2、成熟的技术改进文件编码体系可用性高；3、技改项目组织机构中文档管理职能明确。

存在不足：1、文档管理活动对项目进展参与度低；2、文档管理工作对项目的整体范围不了解3、重大技改项目内部形成的文档收集不完整。

通过对以上不足之处的分析，笔者提出几项可行的管理手段与管理方法加以改善：1、通过参与到项目进度跟踪工作，提高对技改项目的参与度；2、通过对合同与合同执行文件的跟踪，了解重大技改项目的整体范围与深度；3、重点参与技改项目实施，收集公司内部形成文档。通过这些具体的管理手段，解决重大技改项目中文档管理及时规划、及时收集等目前不足之处。

另外通过1、行政文件的定期收集；2、重大技改项目管理活动相关文件的定向收集；3、各专业组内项目文档的定点收集；4合同文件编码、主题反映重大技改项目信息等具体的工作方法，将文件收集整理工作开展的更细致有序，提高文档质量，加快文档管理工作效率。

核电厂重大技改项目文档控制工作，随着文档管理理念的逐步提升，信息化技术的推广，以及项目管理领域工作成熟度提高，文档管理工作的整体方向是在向前迈进。但在无统一管理机制的条件下，很难实现重大技改项目文件的多元化和多层次管理，还需要更多的思考与开拓，建立完善的管理制度和管理网络，通过引进项目管理的思路和措施将此工作开展的更加有声有色。

参考文献

[1]任红，邱杰峰.全生命周期文档管理模式在核电项目的应用，中国档案2010（8），第42页

[2]王晋君.核电项目人力资源的配置和管理，黑龙江科技信息，2007，23，第101页

[3]屈社明.多元视角中的英语学习档案建构[J].黑龙江高教研究，2007，（6）第136-138页

[4]王畅.网络信息资源保存——基于多元层次描述的构建方法探析[J].图书情报工作，2010，（21）第80-83页

[5]赵九轩.科研项目档案管理存在的问题与对策，山西科技，2010，25（2）第69-70页

作者简介

吴勤雅（1986-），女，本科，现从事核电站文档管理工作。