创新 实干 服务——杭州市公安局创建省级示范数字档案室侧记

孟庆闽子 虞征平/杭州市档案局

薛 晓/杭州市公安局

杭州市拱墅区公安分局米市巷派出所户籍窗口为群众提供户籍查询服务

近日，家住杭州市的赵先生因办理移民手续的需要，来到户籍所在地米市巷派出所查询其出生证。赵先生出生于1965年，加之出生证上登记的姓名与现用名并不一致，查证过程颇费周折。负责接待的民警经过反复询问、研究，并利用“公安档案管理系统”从出生时间相近人员的信息中展开模糊查询，最终找到了赵先生的出生证，前后花费约3小时。这是目前米市巷派出所利用档案数字化成果提供户籍查询服务的写照，也是当前杭州市各级公安机关利用数字档案室服务民生的缩影。而在若干年前，要完成这样的工作量，需要2至3名民警协同工作，且至少需要耗费2天的时间。

一

近年来，杭州市各级公安机关每年仅市局机关产生的专业档案就有5000余卷、文书档案10000余件，有的年份达到了20000余卷（件）。至2017年底，杭州市（含派出所）公安档案库藏总量431万卷（件）。2017年全市各级公安机关累计接待查档41800余人次，查阅档案63000余卷（件）。在这样的情况下，仅通过条目查询再依靠人工翻阅的传统查档方式，已远远不能满足数字时代社会及公众的利用需求。特别是当前公众对于户籍信息的查阅利用需求快速增长，要求公安机关变革档案管理工作的方式方法，加快档案数字化进程。

所谓老户籍档案，是指2000年之前未经电脑录入或未通过系统手续办理的各类户籍档案。在现实生活中，证明亲属关系、遗产继承、户口迁移、查出生证明、出国留学等，都要用到老户籍档案。2011年，杭州市公安局着手对中华人民共和国成立初期至2000年底的全市老户籍档案（常住人口表）总量进行调研，市公安局科通处（现称科信局）相关技术人员赴江苏省常州市、无锡市和苏州市学习考察当地公安档案数字化管理成功经验，在此基础上决定将老户籍档案数字化作为全市公安档案数字化的切入点。2012年初，杭州市公安局争取到48万元人民币的专项经费，正式启动老户籍档案数字化建设项目。

2012年，该项目在拱墅区公安分局米市巷派出所和下城区公安分局长庆派出所进行试点工作。米市巷派出所为了能在有限资金内完成更多老户籍档案的数字化工作、既节约成本又保质保量，想尽了办法、动足了脑筋，如把能拼凑成一页的档案粘贴在一张A4纸上进行扫描。至2013年4月数字化工作完毕时，两个所一共完成中华人民共和国成立初期至2000年底的常住人口登记表、四项变更登记簿、出生迁入材料等老户籍档案数字化扫描37.6万页、录入信息1970万个字节。这些工作，为市公安局成功创建省级示范数字档案室奠定了坚实基础。

二

2015年，为进一步推进公安档案数字化建设，充分发挥公安档案信息资源服务领导决策、服务公安实战、服务社会民生的作用，市公安局根据省公安厅、省档案局《关于开展全省数字档案室建设测评的通知》要求，认真组织、积极筹备，采取“四保障”确保省级示范数字档案室创建工作顺利进行。

一是后勤保障到位。为切实提升公安档案信息化管理水平，市公安局不断加强基础设施建设、加大档案工作投入。近三年，市公安局多次对档案管理工作和档案数字化建设投入专项经费，并于2014年将婺江路169号局指挥中心大楼四楼裙楼划出一半用作新档案库房和业务技术用房，新划出的面积约1400平方米，至此市局档案库房及辅助用房面积达到2000余平方米。

二是组织保障到位。市公安局党委始终把科技强警作为公安工作头等大事，把公安档案信息化建设作为科技强警的重要工作内容来谋划。2015年，市公安局成立以局党委副书记、副局长为组长，局办公室主任为副组长，局机关各职能部门一把手为成员的档案工作暨档案信息化建设领导小组，明确职责分工，形成了局“主要领导分管—办公室档案科具体管—内勤民警协管”的档案数字化建设和管理体系。

三是队伍保障到位。目前市公安局档案科配备有4名民警和2名文职人员作为专职档案员。市公安局采用了数字化外包的工作模式，为确保工作保质保量完成，要求档案科副科长带领1名文职人员专门负责档案数字化工作，坚持每天在加工现场负责监督指导工作，严格执行档案加工出入库台账管理，做到加工档案绝不在现场“过夜”，确保数字化工作有序开展，并保证档案安全。

四是制度保障到位。严格按照数字档案室建设测评标准，建立健全电子文件归档制度、纸质档案数字化技术规范、档案数据安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、数字化加工场所管理规定等一系列档案数字化管理保障制度，从目标责任、风险治理、预防控制、措施保障等几方面逐项抓好落实，确保档案管理有效、档案信息与实体安全。

三

首先是开展室藏档案数字化外包加工工作，完成存量档案载体转换。市公安局将2014年度科技项目专项资金用于档案数字化外包加工项目，并挑选经验丰富、信誉度高的公司承揽此项业务。现已完成文书、专业（业务）、声像等三大类档案的数字化加工及加工成果的挂接任务。

其次是主抓数字化加工工作的规范性，提高档案信息准确率。数字化加工过程严格遵循《浙江省公安档案数字化技术规范》，加工之前把好审核关，按要求填写工作流程单，仔细审核案卷质量，发现漏页、重页、错编及时重编页码，破损严重、无法直接进行扫描的进行技术修复；加工中把好质量关，在著录目录时实行“两录一校”，即由外包公司安排2名工作人员对同一案卷逐页逐条进行著录，录好后由第3名工作人员参照案卷在该公司自行研发的软件上进行电脑比对、人工校正，以进一步提高准确率。对扫描的图像实行逐图检查，发现不符合要求的及时进行纠偏、去污、拼接、裁边等处理；加工之后把好验收关，市公安局专门安排3名文职人员对数字化加工成果进行检查验收，准确率要求达到100%。

最后是加强电子文件收集归档工作，提升档案信息化建设成效。市公安局根据国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》精神，全面做好摸底调研，在此基础上公布了《电子文件归档范围和保管期限》，以加强对电子文件的日常管理。如，市局要求局机关各业务部门将当年形成的电子公安文书与纸质文书归档，实现“双轨制”归档。

四

2017年，市公安局扫描专业档案44989卷，录入条目823482条，形成影像530082页；扫描文书档案16709卷310539件，录入条目327248条，形成影像页2150922页。2016年底，市公安局“公安档案管理系统”与省厅“公安档案管理系统”完成了数据库对接，在全市范围内启用省厅“公安档案管理系统”，该系统分管理版、查询版、单机版3个版块，其中管理版包括了市局、区县分局、基层派出所三级的文书、业务档案条目和户籍档案的数字化加工成果，实现全市公安档案数字化成果共享；查询版可供全市公安民警查询不涉密的数字化文书档案；单机版可供市局、区县分局专职档案员查询本单位所有涉密、非涉密文书及业务档案的数字化加工成果。老户籍档案数字化工作也在不断推进，到目前为止，市区已有59个派出所完成了老户籍档案数字化加工任务。

2016年底，省公安厅和省档案局联合组成专家组，对市公安局数字档案室进行测评。专家组根据《浙江省公安机关数字档案室建设标准》，就组织保障、数字化建设、数据管理、资源共享等4大项20子项进行逐一检查，并查看台账、核查数字化加工成果、实地检查库房，同意市公安局通过省级示范数字档案室测评，自此市公安局成为全省公安系统首批通过省级示范数字档案室测评的单位。

在此基础上，市公安局将持续深化档案信息化建设，基于大数据视角建立面向市局机关、区县分局、基层派出所的档案信息管理体系，该体系具有“分层管理、数据共享”的特点，该体系投入使用后将成为杭州市公安档案工作的新亮点，并将服务于户籍档案异地查阅工作，同时也将成为市公安局服务“最多跑一次”改革的重要手段。