对医院档案开发利用工作的探讨

文/罗素颖

医院档案对医院各项工作开展具有重要意义，开发利用医院档案应当区分轻重缓急，将医疗档案的开发利用放在首位，其他档案紧随其后相继有序展开。为确保医院档案开发利用工作顺利进行，需要医院给予组织、制度和技术保障。

医院档案包括文书、人事、基建、会计、科研、设备和病历档案等七大类，是医院在日常行政工作、医治病患、进行教学和科研等各项事务中形成的原始信息记录。透过医院的档案，可以清楚认识到医院的发展轨迹和带动其发展的医疗力量，是一个医院的荣誉的见证者，是一个医院的重要财富，对医院各项工作开展和医院发展具有重要意义。

医院档案具有多样性的特点。除了文书、人事、会计、基建档案等常见的档案类型，还包括具有行业特色的病历档案、科研档案、设备档案。病历档案简称病案，又称病历，是医务人员对病人疾病诊断治疗过程所形成的原始记录，是临床进行科学诊断治疗的重要参考材料。医院最主要的业务是看诊医治病患，对患者的病情记录是从始至终的，即患者第一次到医院看诊时就建立个人的病历档案，直到治愈为止，根据患者的就诊情况增添病历信息，并对病历信息作永久存储。 医疗技术的进步有赖于医学研究，只有不断地对疾病与药物进行研究、实验才能解开医学难题、获得新的医学成就。医务人员在进行医学研究工作的过程中形成的各种载体、各种形式的原始信息记录就是科研档案，包括各种各样的科研项目资料。随着技术的发展，医院早已使用先进的诊疗设备作为辅助手段诊治疾病，一旦设备出现问题将影响诊疗工作的顺利进行，所以给每个设备建立档案很有必要。设备档案包括采购责任人、供应商、设备的使用说明、设备结构资料、使用过程中出现的问题说明及维修情况、检修情况等，建立设备档案有助于设备的维护、保养和延长使用寿命。

一、医院档案开发利用工作的重要性

档案资源的开发利用包括两个方面：一是开发，即将档案资源中蕴含的各种价值予以揭示，获取较为系统集中或有特殊价值的档案信息；二是利用，即及时、有效地为档案用户或社会提供所需要的档案信息。虽然医院具有的档案资源丰富多样，但是目前医院档案工作的重点还是收集和保管，开发利用工作有所缺失，表现在：一是不重视医院档案的整体开发利用工作，较少将医院档案的开发利用工作纳入医院工作计划；二是开发利用工作有所偏颇，存在极端做法，即很重视某一部分档案的开发利用却完全不理会另一部分档案的开发利用。以上情况会影响医院档案工作的总体发展水平,医院档案工作应当将重心从收集保管扩展到档案资源的开发利用工作上来。

开展医院档案开发利用工作是医院工作的需求,医院各项评比检查工作的顺利开展都离不开系统成套的档案信息为其佐证。医院档案主要是服务于医院各项事务的开展，为医院的重大决策、重大事务提供参考信息，混乱的未开发的档案信息必将影响决策的进程、准确性及科学性。

二、医院档案开发利用工作应当区分轻重缓急

医院档案的开发利用工作既要区分轻重缓急，又要全部不落。在医院档案开发利用工作中，将医疗档案的开发利用工作放在首要位置，其他档案的开发利用紧随其后相继有序地展开。对于医院而言，医疗业务是医院工作的基础工作也是重点工作，在医疗业务中形成的医疗档案是经济价值和社会价值最快速外显的档案种类，也是最能够引起领导和医务人员重视的档案种类，从最容易引起关注的档案种类作为开发利用工作的切入点，能够较好较快提升档案工作在医院的整体地位。其他种类的档案开发利用工作可以趁势而上，借助医疗档案对医院工作的影响力创造的氛围展示各自的特色和作用。各档案种类的开发侧重点也有轻重缓急，文书档案的开发首先从能够帮助医院工作人员和社会群众了解一个医院的历史沿革和发展轨迹开始，人事档案的开发利用工作则从医院名人、专家的档案入手，基建档案的开发利用以医院平面结构图打头阵，科研档案的开发利用从公开发表的论文着手，设备档案的开发利用工作以使用说明、维修情况为主。开发首选医院工作人员和社会群众最想看到的、最能体现档案价值的、最能为医院管理者和医务人员提供参考服务的医院档案资源，区分轻重缓急，循序渐进，保证医院档案的开发利用工作有的放矢。

三、医院档案开发利用工作的保障建设

医院在医学技术进步中扮演着中坚力量，应当开发与医院水平相适应的档案成果，让宝贵的档案资源系统化，为医院各项工作的开展提供良好服务。医院档案开发利用工作的顺利开展并获得有益成果，需要得到医院方面给予的保障，包括组织保障、制度保障和技术保障。

1.组织保障

组织保障包括执行人员和管理方法。首先需要明确由哪个部门承担开发档案资源工作。医院档案室的综合档案管理工作人员对档案工作最为熟悉，但仅限于自己职责范围内的档案，并不是所有的医院档案都在医院档案室的工作人员管辖中，如病历档案由各个科室自行保管，会计档案由财务部门管理，人事档案由人事部门负责。医院档案管理分散化，最熟悉档案内容的仍为其管理部门，他们对档案中的哪部分内容最适合用于开发利用也最有把握，所以诸如医疗档案、科研档案、人事档案、会计档案的开发工作以各类型的档案管理部门打头阵，由熟悉档案内容的人员负责内容的筛选，医院综合档案管理人员负责中后期工作的开展。

为保证医院档案信息资源开发利用的顺利开展，需要科学有效的组织管理方法。笔者认为医院档案开发利用工作目标责任制和岗位责任制。目标责任制是围绕政策目标或计划的实施开展的，目的是使负责医院档案资源开发利用项目中的每个工作人员都能明确自己应该做什么、怎样做以及应该达到怎样的目标，有利于目标按照计划一步一步完成取得最终成果。目标责任制适用于医院综合档案室管理人员与病历档案、科研档案、人事档案、会计档案管理部门合作开发医院档案资源的工作。岗位责任制是以岗位定人员，责任落实到个人，明确规定档案资源开发工作是档案管理岗位的职责之一。岗位责任制适用于医院综合档案室的档案管理员。此外，还需要一位医院领导责任人对医院档案资源的开发利用工作负总责，构建医院领导重视的开发利用环境。

2.制度保障

没有规矩不成方圆，医院档案的信息资源开发利用工作离不开制度保障。医院档案资源开发利用工作的制度保障，包括开发和利用以及与之相对应的有档案工作制度、编研工作制度、利用制度以及利用过程中需要的保密制度。

在医院档案工作制度中，应明确医院档案资源的开发利用工作责任。制定档案编研工作制度的目的在于指导编研工作的开展，注重于工作原则、编研计划、编研工作中各环节的注意事项。利用制度是指档案资源开发成果的利用制度，明确提供开发成果的主体、利用开发成果的主体、利用程序、相关责任等。保密制度是针对医院档案资源开发利用工作中涉及的每一个工作人员，查阅没有公开的档案内容，为防止泄密而需要保密制度作保障。

3.技术保障

医院档案开发利用工作的技术保障，离不开医院档案信息系统、网络共享技术和网络安全技术。

在信息化时代，电脑和网络帮助人们提高工作效率，在工作中发挥着重要的不可或缺的作用。档案工作也适应时代的步伐，加入到电脑办公的环境中，存储海量的资源，并能够快速从海量的资源中检索到目标资源。医院档案资源的开发利用首要就是选择可开发的资源，需要依赖档案信息系统强大的检索功能。随着信息的复杂多变，医院的档案信息系统也要随时适应变化，不断调整升级，使其在使用的时候能够更加高效和人性化。

档案开发成果的适用对象分两种，一是医院内部使用，二是供社会使用。医院内部使用的开发成果，实物的可以在医院内部传阅，而电子视频等可以通过医院局域网上传共享；供社会使用的开发成果通过网络共享是明智的选择。经过开发的档案资源变成医院专家介绍宣传片、常见疾病自我诊断作品等等，通过电脑、智能手机等连接网络都可以共享，同时起到宣传的作用。

档案信息资源重要且宝贵，一旦丢失或泄露将造成不可估量的损失，加上木马病毒的攻击层出不穷，医院的网络安全需要网络安全技术作保障。防火墙技术、认证技术、密码技术等网络安全技术必须齐上阵，确保档案信息安全。

档案的“收、管、存、用”四部曲，少了哪一部都会让档案工作失去色彩和意义，档案工作也因为效益的隐蔽性和滞后性容易被忽视。作为档案的管理者和守护者，更应该积极主动地思考如何做出成绩为大局工作服务，开发利用是必由之路，也是重点工作。除了档案人员的努力之外，单位给予的各方面保障也很重要，能够保证工作顺利开展。