关于外贸出口企业业财一体化建设的研究

卢山

【摘 要】随着国家“走出去”战略的推广，以及企业内外部信息融通需求的增长，外贸出口企业的业财一体化需求越来越迫切了，而同时财务信息化和“互联网+”的发展，也为业财融合提供了技术保障。本文结合实际对外贸出口企业采购、销售、收款、物流等环节普遍存在的问题进行分析，提出了业财一体化是公司内部控制的要求也是公司长远发展必由之路的观点。接下来以安泰国际贸易有限公司业财一体化为例，对安泰国际一体化建设中的基础框架构建、业财流程重塑、内外信息融通、单项台账追踪和业务财务岗位建立这五个方面的成功经验进行了分析和总结。最后对外贸出口企业业财一体化的关键控制点进行了概括，业财一体化建设应抓住对外报送的控制点，设立业务财务岗位，应以价值链的信息共享为切入点，建立信息的融通与比对链条。同时，外贸企业应加强自检力度和实物流转的参与度，应做好合同应收的管理和信用评价体制的建设，只有这样才能够弥补外贸企业缺乏业务参与度的短板，实现内控的完善以及达到运行的高效。

【关键词】业财一体化；信息共享；外贸出口企业

一、外贸企业业财一体化的必要性

业财一体化是网络信息技术迅猛发展和企业管理要求不断提升的产物。通过建立一体化管理的信息平台，可以实现企业经济活动的共享和信息的融通。通俗的说就是原来业务做一遍，财务做一遍，业务和财务再核对一遍的工作，变成业务和财务一起做一遍，然后不用核对。业财一体化包含采购管理、销售管理、固定资产管理、成本控制、费用控制等等方面，本文仅对外贸出口企业容易出现问题的采购、销售、收款、物流等环节进行分析和提出改善建议。主要必要性分析如下：

1.加强对出入库、物流环节的管理

出口货物一般是由供应商处直接发往国外，不经过外贸出口企业仓库。外贸企业对出口产品的数量、质量、物流，甚至于真实性缺乏监督。虽然根据出口退税要求，增值税发票、出口报关单必须单单一致且与实际相符，但外贸企业的检查往往仅限于对出口单据的核对。一体化就是要将单据核对与实物监督结合起来，加强单据流和实物流的一致性审核。

2.深入对合同应收款的监控

合同应收款一般是截点日而不是时点日，即合同一般签订为发货后多少天付款，而不是具体某天付款，由于对发货时间的信息沟通不顺畅，财务部不容易知道哪些应收款的逾期风险比较大，哪些应收款还在账期之内。业财的融通能让财务部按照逾期风险将应收账款进行分类，有利于监控和风险应对。

3.避免误退税风险，加快货物验收情况的实时反馈速度

根据出口退税政策，一般贸易出口货物必须在次年4月15日以前收汇，否则不可以办理出口退税。同时，出口货物出现质量问题，也应在一年内退回，以退货方式报关进口，原出口货物不得办理出口退税。但实际中存在外商认为商品质量有问题而拒绝付汇或要求退款，但外贸企业由于不知情而办理出口退税的风险。实现信息的共享，可以使外贸企业的出口退税申报真实准确。

4.提升信息准确性和报表质量

外贸企业由于收到的出入库和物流信息滞后，导致公司在收入体现、成本预估、应收确认等方面滞后，报表无法反映公司的经营以及风险情况。财务更关注众多品类商品的匹配，采购与报关的单单一致，而忽视对当期业务进展的监控。业财一体化能让财务深入业务前端，实时掌握并反映合同的进展情况和公司的经营状况。

二、安泰国际业财一体化案例分析

1.案例企业背景

安泰国际贸易有限公司（以下简称安泰国际）是中国钢研科技集团有限公司旗下全资二级子公司，作为集团的出口平台主要从事金属原材料、冶金制品的出口贸易，客户集中在美国、德国、香港等地，其中不乏世界五百强企业。主要商品均采购自集团内的制造企业，同时自身也在寻找集团外的优质供应商。安泰国际出口特点是批次多、品种繁杂、贸易形式多样。

安泰国际自身没有生产能力，一般的贸易流程是通过展会和商务考察寻找客源，通过市场调研、交易磋商選定集团内供应商，在样品试单完成后，签订正式的贸易合同。集团内生产的产品属于工业半成品，需要按照客户要求的尺寸规格、标准含量等来进行生产，属于差异化产品。所以，一旦销售稳定之后，安泰国际在出口贸易中的话语权就会逐渐下降。同时，由于货物一般都是由供应商仓库直接发往口岸然后出口，安泰国际以往在整个贸易过程中，对商品实物流转的控制以及商品合规合法性的控制比较弱，业财融合度一般不高。由于存在以上种种弊端，安泰国际开始推行基于财务信息化和价值链管理的业财一体化。

2.安泰国际业财一体化构建

安泰国际在一体化实施之初进行了广泛的市场调研，选择了适应出口流程和合同核算的南北天地软件作为一体化和流程重建的平台。安泰国际一体化实施以框架设计为基础，以流程再造为主线，以信息共享为纽带，大胆设立业务会计岗位，一体化建设卓有成效。

（1）做好框架设计，统一基础信息

信息化搭建的基础就是要实现人员结构的统一、商品库的统一和合同号的规范统一。在建立基础数据库时，安泰国际充分了考虑了公司业务类型、审批要求，甚至考核标准，按照一个标准一个分类来统一进行人员结构搭建。统一商品库的建立方便了出口单据的制作，也满足了后续业务和财务统计的需求。由于出口业务需要单项业务核算资金、损益、税金的需要，建立了公司合同号的规范编号制度，实现了合同号与业务类型、出口年份、部门代码、商品编码的映射关系，为以后单项业务的分析和统计奠定了基础。

（2）重塑业财流程，固化操作规范

流程再造，将内控固化在信息系统里强制执行，将标准化贯穿于整个价值链。业财一体化不仅包含内部一体化还包含价值链的一体化。价值链的一体化突破了企业组织的界限，将企业与组织上下游的贸易伙伴和客户紧密联系在一起，带来了整个公司信息流、物流、资金流以及作业流的协同合作。

安泰国际在一体化实施中力推业务表单化，表单流程化。将合同询价、合同签订、采购入库、现金付款、报关出口、商品验收、出口收款等流程，按照特点进行分类，汇总相关表单，实现信息自动采集、共享、实时控制与输出。将公司的内控管理嵌入到ERP執行的过程中，将业务运行的审批流固化，将信息流分类汇总。同时，规范不相容岗位的分离，比如询价与合同签订、单据管理与物流管理等岗位。

（3）利用内外信息，融通始于共享

建立数据共享平台，将业务部的合同数据、采购数据、报关数据、付款申请、发票信息共享到数据平台，将财务部的来款信息、付款信息也共享到数据平台，在平台内进行数据比对验证，然后将对方的工作进展回录入相关流程中。

要做好一体化，就要做好信息化建设，做好内外部资源的整合和流程再造。对内做好ERP软件的设计和执行，对外充分利用XBRL语言做好各类报告间的数据映射。出口业务由于涉外及风险大的特征，税务局、海关、外管局的管理手段都强于对国内贸易的管理，安泰国际利用政府管理监督的数据开放平台，通过接口，抓取政府部门的权威数据，完成对业务的实时监控与反馈。

（4）设立业务财务，加强业务管理

财务会计从核算型财务向业务型财务转变，业务财务渗透在业务的各个层面，为经营提供专业支持，真正成为业务的伙伴，分析经济运行，进行内控执行和评价。

核算会计更多的强调专业技术性而不是管理信息决策的支持，而业务会计则更加重视与业务的沟通交流和报表背后数据信息的有用性。会计人员不但加强协同协作，而且向业务管理范畴延伸。将财务的重点工作从交易处理向管理控制、决策支持推进。

合同执行过程中，采购合同需要加盖单位公章，销售报关需要公司出具报关委托书或者使用公司口岸IC卡。业务会计在此时的审核重点是：

①主要审核原始订单以及合同录入的完整性和正确性，特别关注生产周期和账期。

②在合同审核的过程中一定要关注客户的要求，尤其是客户所需要的型号、交货期、运输方式等，并与相应的采购合同匹配，在采购合同中同样表明以上信息，以免出口后由于质量问题产生纠纷。

③关注出口货物的货运、报关、投保手续。

（5）建立单项台账，实现合同追踪

根据出口退税单单一致的要求，出口企业务必建立发货、报关、收款一一对应的台账管理模式。单项业务台账包括单项业务资金台账、单项业务购销台账、单项业务损益台账。根据单项业务台账可以根据合同查看发货情况，可以根据合同账期和发货日期统计应收账款账龄和逾期情况。同时，还能查询到退税是否收到、货款是否支付、发票是否开具等信息。

3.安泰国际业财一体化的实施效果和评价

安泰国际推行业财融合以来，取得了较好的成效，第一解决了财务业务信息相互独立的问题，实现了数据库内数据的共享；第二财务工作前置，加强了对物流、资金流、合同流的控制；第三将管理会计融合到企业的经营活动，提高了管理会计信息的决策支持有用性。

安泰国际一体化实施的不足就是信息交互平台的工作量过于繁重，物流部门、购销部门、财务部门传递的信息需要在这里进行核对，由于信息量过大，有问题的数据有可能会淹没在众多正常的数据中间，为发现问题造成了障碍。

三、完善外贸出口企业业财一体化的关键控制点

1.抓住购销始末，将业务会计嵌入合同执行中

出口操作是一个集成化的流程，应对采购、销售、库存、生产、应收等环节进行集中化管理。公司对业务管理的突破口就是对采购合同和销售合同的管理。采购和销售合同需要加盖公司印章，而报关环节需要使用公司的报关委托书和电子口岸IC卡。控制好了以上对外输出的关键点，就能保证在采购销售出口之前已经完成了内部的审批和数据的比对，业务会计此时应核对资金流、物流、信息流、发票流的一致和合规，为以后物流和应收的追踪和管理奠定了基础。

2.关注电子口岸及订舱租船信息，与供应商系统接口，完成出入库和物流信息匹配

货物出口报关后及时从电子口岸下载出口信息，并与集团内的兄弟单位做好业务系统的对接，将相关信息导入系统中，与采购合同和销售合同进行匹配。电子口岸信息是海关核对后的信息，供应商出口信息是第三方信息，核对后数据的准确性、及时性都比较高，出现问题，比如延迟发货等都能及时发现。根据船公司的提单，关注收发货人、商品数量、种类、价格等要素，与购销合同核对，完成对业务正确性和真实性的核对。

做好订单的跟进，完成客户和供应商的有效衔接。同时，新产品还应关注抽样结果和整改意见，批量生产的产品也应注意监测结果，尤其是对于精密零件，加强质量的监督管控，避免出口后的损失。

3.做好自检，对可能发生的退货或者回款问题及时进行反馈和调整

外贸企业不仅要做到采购和销售的单单一致，还要对商品进行抽查自检，这样可以发现问题，避免客户验货不合格和海关查验的风险。而且，如果不自检，那么如果不良供应商装货是一种东西，报关时另一个东西，外贸企业就发现不了，最后就外贸企业就容易被海关处罚甚至还要被定性为走私。自检的过程也要固化到流程中，对于新业务、批量大的业务，应加强抽查比例。

4.对应收账款按照合同进行统计和关注

根据合同，有的销售是给予账期的，有的是要收预付款的，根据合同出具应收款分析表，做好资金的管理和预警的工作。应收账款不仅按照账龄进行分析，还按照合同应收款的进度表进行分析。对于发货后1个月的货物，应向客户催要验收入库单，以便后续办理出口退税或者合同账期催要收款。

5.建立信用评价机制

建立供应商和客户的信用评价体系，对于多次出现质量问题的供应商以及未按照合同回款的客户降低信用评级。供应商评价方面可以制定供应商评价制度，对于存在质量问题的供应商应及时从名录中摘除。客户评价方面可以建立出口赊销查询库，根据合同，将合同应收款和实际收款进行比对和追踪，对未足额收款和未按期收款的合同进行定期排查，这样财务人员就可以协助业务人员选择最佳供应商，在后续业务中优先选择评级高的企业。

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