浅谈工程建设项目管理中材料采购成本的控制

蹇昱婷

【摘要】工程项目的大宗材料、设备采购环节是采购管理的重要组成部分，它不仅是保障工程项目如期完成的基础，也是保证项目质量的前提，合理的管理和控制有效降低項目总体成本。本文从制定完整的采购制度；建立完善的供应商管理制度；加强、执行内控制度三方面阐述了健全、完善的管理制度对材料采购成本控制的重要性。从增加激励机制；施工过程中的材料成本管控；争取“零库存”；充分利用商业信用减少财务费用等方面对材料采购成本控制进行探讨。

【关键词】工程项目 材料采购 成本控制 管理

一、材料采购成本控制对工程建设项目管理的重要性

国内钢铁行业已进入去产能时代，作为对环境影响最大的工业行业之一，众多钢铁企业面临整体异地搬迁或就地生产线升级改造或关停并转的选择。这对于处于产业链上游的项目总包企业，充满了机遇与挑战，现在具备设计、制造、安装、调试能力的企业较多，同行业的竞争十分激烈，作为承接项目的总包方，在合同价格没有赢利优势的前提下，只能通过压缩综合成本的方式达到增长利润的目的，降低综合管理成本、控制各项材料、设备的采购成本势在必行。工程项目的大宗材料、设备采购环节是采购管理的重要组成部分，它不仅是保障工程项目如期完成的基础，也是保证项目质量的前提，合理的管理和控制还能降低项目总体成本。

二、工程建设项目管理中材料采购成本控制的主要内容

材料采购是工程建设项目管理的基础环节，也是工程建设项目管理中重要的环节。由于各工程项目需要用到的材料种类繁多，采购环节耗用资金多，参与人员多，购买渠道多等，众多因素造成项目采购成本难以把控。所以，对采购的价格以及材料用量的控制就显得尤为重要。

（一）材料价格因素

材料采购成本包含买价，运杂费、运输过程中的损耗，材料的买价占采购成本的比重大，合理的控制材料价格对控制成本起到决定性作用。材料价格主要受外部环境影响，与市场动态、当前环境、相关政策有直接关系，但在内部控制上也有压缩空间。建立合理的供应商准入制度，与供应商紧密联系起来，实现利益共同体的联盟，这样企业能以较低的价格购入优质原材料，实现控制成本的目的。选择合适的运输方式及时间，与工程项目节点紧密结合，避开货运高峰，降低物流成本。

（二）材料用量因素

工程建设过程中，材料用量巨大，合理的安排用料势必是控制采购成本的关键。企业应结合工程项目施工情况，计量材料出、入库数据，对比计划用量与实际用量的情况，对采购工作中每个环节进行监督和控制。按照采购工作执行方案，对后续采购结果进行考核，确保材料物尽其用，避免造成浪费。

以我公司承接的某大型钢厂新建生产线项目中标的价格为10000万的某标段为例，我公司全面负责该标段的设计、建筑、安装、设备的采购、调试等工作。由于当地地质和气候原因，耗用沙石、水泥、钢结构用量大，人工成本也高；新上生产线工艺要求高，烟气排放指标严格，业主方对所需各种机械设备、配件的品质都提出具体要求，使得该工程执行难度大，采购成本高。我公司采取招标、邀标等方式，以竞争的手段完成材料采购工作，以较低的价格购入优质原材料。在施工过程中按照设计图纸与实际建设情况不断调整材料用量，严格把控不必要的耗费，从根本上控制了材料采购成本。并制定了一系列的内控制度，从供应商的选择、采购流程的设计、预算执行与调整等多个方面规范了采购行为。根据各项制度的要求，相关部门协同工程管理部根据实际情况制定应对措施，按制度分工合作，降低成本。且对采购资金进行检查和监控，以预算数据作为采购成本的考核指标，对相关人员进行激励使其在为自身增效的同时达到降低采购成本的目的。通过上述各种有效手段的应用，该项目结算时，实际成本比预算成本节约共计381.27万元，占项目总成本的3.66%。

由此可见，企业具备完善材料采购的各项管理和内控制度，使得项目施工中各个环节具有规范性特点，能合理、合法的控制成本，可提高提高企业效率，有利于企业的总包业务实施，在采购过程中各部门有效联动、环环相扣，通过增加激励机制；施工过程中的材料成本管控；争取“零库存”；减少财务费用等方面控制材料采购成本，实现企业的利润增长。

三、工程建设项目管理中材料采购成本控制的措施

（一）建立健全的材料成本控制管理制度

1.规范材料采购流程。规范企业材料采购的流程，加强各部门联动，明确各岗位职责，约束采购人员的行为，提交采购效率，有效降低采购成本。完善的原材料采购流程，可以增进材料采购部门与相关部门的沟通与协调，优化了企业的资源配置。工程管理部制定采购计划并编制项目预算；采购部门安排合理的采购进度，制定采购申请；财务部对预算执行情况进行考核；工程管理部根据项目实施情况，进行预算调整。

2.制定合理的管理制度，选择优质供应商。建立供应商数据库，通过已有供应商、业主方推荐、业务部门推荐等多种渠道储备供应商信息，对其资产情况、管理情况、实际制造、加工技术能力，设备状况，人员配置等进行实地考察，并根据供应商的设备能力和业绩、信誉、财务状况等指标进行评审进行分级管理。建立供应商数据库，企业加强对供应商的日常管理和评审，建立安全、稳定的供应商队伍。整理供应商设备、材料的详细型号、产能、报价等并进行分类管理，根据采购需求，筛选符合条件的供应商进行公开邀标、招标以竞争方式科学、公证、透明的选择优质供应商。

3.加强、执行材料采购内控制度。加强企业材料采购过程中的内部控制，不但可规范企业的采购行为，防范采购过程中的差错和舞弊，还能对相关部门的工作起到指导和制约的作用。没有完善的内控制度，在材料采购过程中，资金没有预算，存在财务风险；采购价格随意，存在人为左右采购价格的风险。从企业的角度出发，应设定好材料采购环节的审批制度，划分计划内采购与计划外采购的审批权限，严格按照内控制度要求进行层层审批。项目总工程师应对其审批的采购有审查、监督及领导责任，以确保材料质量。对外进行招标时，严格执行招、投标管理制度审核供应商资格，邀约至少3家但不超过5家供应商参加，引入竞争机制，保障材料采购的价格与质量优势。企业通过制定有效的内控制度，各业务执行部门各司其职，从成本预算、责任人审批权限、招标规则等发面，约束和规范材料采购过程中的各种行为。

（二）材料采购成本控制方法

1.加强企业采购环节预算管理，引入激励机制。预算是一种科学手段，在工程项目的实施中起到检查和监控采购费用的作用，有效的材料预算可实现资金合理配置的效果。在项目采购管理中，材料采购成本预算尤为重要，项目决策人可根据预算数据进行成本、效益分析，对成本进行管控和考核，从而建立完善、严格的成本控制系统。各职能部门根据项目节点修改采购计划、申请，并调整预算数据，及时按照调整后的用量进行采购，通过项目前预算、项目中控制、项目后结算等财务手段管理和审核项目采购成本，从而达到控制成本的目的。根据项目中各节点的采购申请调整预算数据，对比原预算成本分析节约成本情况及指标，以此作为考核指标，对相关人员进行考核，奖惩分明，以此达到制约采购人员行为的目的，促使其站在企业的角度积极参与，达到降低人为成本的可能性。

2.施工过程中的材料成本管控。每个工程项目耗用沙石、水泥、钢结构量不一致，且受环境、地理、设计等因素影响，用量不可控。特别是钢结构切割后的废料损耗大，购买价格远高于处理价，如果这部分工作管理得当，将大量减少原材料的损耗，减少企业成本。

根据项目具体情况，可以有两种解决方式用以选择。①施工单位提供原材料，将材料损耗风险转移。像钢结构一类的材料可由施工方提供，只需达到业主方对规格型号的要求即可；同样沙石、水泥等用量大的原材料，也直接外包给施工方，按预期损耗率考虑成本，这样除了避免价格波动造成的成本變动外，也节约了材料的仓储、管理成本用。但由于合同签订时，对于材料损耗的预估，一般是由项目部凭借的工作经验和各种规范进行预判，可能造成材料损耗率过高，使得采购成本较高。②安排专人管理原材料，配料供应。在施工过程中，安排专人对购入材料进行管理，根据施工方实际用料情况进行合理安排，将每份材料物尽其用，从根本上降低材料损耗。但由于砂石、水泥、钢结构等材料耗用量大，需要增加企业仓储和管理成本，从而使得施工成本增加。上诉两种方式各有利弊，企业可结合自身情况和工程项目特点，对比成本数据，选择较优方案执行。

3.掌握工程进度，争取实现“零库存”目标。要想实现“零库存”目标，总包方需具备较强的组织、协调能力，把握工程建设阶段各节点进度，处理项目实施过程中各种常规情况、突发状况，尽可能在项目施工地完成原材料的出、入库程序，争取一步到位的完成搭建、安装、调试工作，避免物流中转、材料存储环节，减少物流，仓储、材料损耗、人工等成本。但实现“零库存”目标难度较大，需要有周密的采购计划，加强各方衔接，制定针对供应、物流等方面应急预案，更重要的是预留一定时间和风险金，用于降低突发事件产生的影响工程进度风险和增加采购成本的风险。

4.充分利用商业信用，变相降低采购成本。在与供应商谈判时尽量延长付款期限或将付款方式约定为承兑支付。延迟付款可减少资金压力，加强资金周转；承兑支付可增强企业资信，节约财务开支。开具银行承兑汇票不仅能提高企业在银行的信用记录，还能以延期支付的方式，让企业本应立即支付的货款享受6个月-1年（电子）的定期利息，减少财务费用。也能将应收票据背书转让，减少货币支出，通过财务手段合理分配企业货币资金，减少资金占用获取更多资源。

综上所述，加强工程建设项目中材料采购成本控制可使企业在钢铁行业大环境萧条的前提下，降低合同执行成本，增加企业的经济效益，大幅提高企业在困境下的生存能力。企业应当结合战略发展规划和业务特点，找到符合企业自身特点的调控方式，达到控制成本，增长收益的目的。

参考文献

[1]邢矫健.浅谈工程建设项目管理中材料采购成本的控制.中国集体经济.2012年第08期，P167-P169.

[2]郑凌之.工程项目材料采购的成本控制研究.时代金融. 2016年第8期，P336-P337.