档案信息化建设与档案管理的几点思考

刘海霞

摘 要：在现代信息技术飞速发展和人类社会不断进步的今天，先进技术的广泛应用与先进管理水平的全面提升，为档案管理开创了良好的前景，也给档案信息化建设与工程档案管理工作提出了新的要求，这就要求档案工作者适应信息化时代档案工作的需要，不断推进档案信息化建设进程，丰富档案工作创新发展内含，实现档案信息社会化和档案信息资源共享。文章重点就档案信息化建设与档案管理相关问题进行研究分析，以供参考和借鉴。

关键词：档案管理；信息化建设；思考；研究

引言

档案信息化建设是社会信息化发展的必然趋势，它不仅可以提升档案部门的服务能力，同时又能提升档案工作的管理能力，当前为顺应时代发展趋势，对档案信息化建设与管理的研究，已成为档案工作人员的一项重要任务。

1档案信息化建设的内容及作用

1.1档案信息化建设的基本内容

档案信息化的内容包括狭义上的信息化和广义上的信息化两个方面：第一，狭义上的信息化，即档案自身内容的信息化；第二，广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等多方面的信息进行融合处理的信息化。因此，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播；另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，广泛地服务于社会，这两个方面的目标相互联系，相互促进，因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案信息资源，必然与社会发生普遍联系，与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成广义上的档案信息化。

1.2档案信息化建设的重要作用

1.2.1改善档案管理工作

档案工作只有实现信息化，才能走向开放，实现档案真正的价值，档案部门通过信息化的建设，使档案工作从管理利用慢慢向资源采集、管理及服务的方向转变，使档案信息资源得到科学有效的配置与管理，为社会提供优质高效的服务。

1.2.2拓展档案服务

档案管理工作实质上就是信息资源管理，而信息资源的真正价值在于其如何收集利用，其利用效果更是直接关系到信息资源的时效性及利用范围，所以档案信息化建设对于现代的档案工作来说十分重要，其服务领域更宽。

1.2.3增加信息储量

科学技术的发展带动了信息技术行业的发展，而这其中的信息储存技术更是得到了广泛应用，使得档案信息资源的储存更加方便，同时储存量更加大，储存密度相比以前的纸质储存要高，而且其储存的安全系数也得到了成倍的提高，从纸质储存的信息单一化到现在储存形式多样化，不仅有文字、表格，还包含图片、影像、声音、动画等。

2档案信息化建设的现状分析

2.1信息来源分散复杂

档案资料通常来源较为分散，难免出现各个相关单位或管理部门移交的档案文件出现重叠的情况，在同一主题下的资料整理出现大量无差异化的信息。因此，对于繁杂冗余的大量档案资料，进行科学的筛选、管理，合理的对具有重要价值的信息进行选择、发掘，就成为了一项重要课题。通常情况下，受传统档案人工处理方式的效率限制，档案信息的筛选和挖掘过程繁琐、主观性强，浪费大量人力物力。

2.2档案管理模式陈旧滞后

随着经济社会的迅速发展，传统的档案管理模式已经不能满足信息化时代的需要。过去的档案管理制度对档案移交、文件信息汇集、资料报送等操作要求周期长、操作滞后，造成档案信息老化、价值缺失、资料不全甚至无据可查，难以保障当前对档案信息的现实需要。近年来，国家大力推进信息化办公进程，然而在部分档案管理部门，仍然沿用传统的手工档案管理模式。档案管理软硬件设施不足，档案管理流程繁复，造成档案信息服务效率低下。

2.3人员心态亟待转变

在大力推动档案信息化建设的新形势下，档案管理人员的心态亟待转变。传统档案管理工作中，档案管理单位主动性较低，部分管理人员服务意识差，工作缺乏热情和责任感，难以在实际工作中树立正确的工作态度，无法真正积极的投入到工作当中。很多档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，怠于紧跟政策步伐、积极学习新的技能。一些档案管理人员甚至在工作中逃避责任、消极工作，难以很好的端正服务心态，这些思想上、专业技能上出现的心态问题，影响了档案信息化建设和档案管理工作的顺利开展。

3档案管理信息化建设应采取的措施

3.1加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平

根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案（纸质档案和照片、录音、录像档案）进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、着录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技術方法，并制订电子档案管理办法。

3.2稳定档案队伍，提高业务素质

保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展，人的因素是主要的。档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才；提高整支队伍素质，创造条件有针对性适合不同工作岗位的学习进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥入的主观能动性，有他们的用武之地和舒展才能的场所；建立激励机制，合理设置岗位。工作科学量化，体现一个单位内工作量大与小不一样、专与不专不一样，有利于工作人员的积极性和创造性充分发挥。

3.3提高现代化管理手段，实行资源共享

档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”，实现信息共享、共建的目的。对此，开展现代化管理工作，必须做到档案管理软件的选择，推广要慎重。选择的软件需具备规范化、通用化，并有很强的包容性。

结束语

综上所述，档案信息化建设的积极推进，有助于帮助档案管理工作更好的实现和发展。随着我国在政治制度和建设方向的不断深化改革，档案管理部门应当顺应发展形式，积极响应政策发展档案信息化建设，保障档案管理工作的进一步发展。

参考文献

[1]孙锐.医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值[J].城建档案，2015（07）：19-20.

[2]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014（23）：150-151.

（作者单位：兴隆县卫生和计划生育局）