OA办公系统在公司管理中的应用与实施

周筠

摘要： OA是一个将现代化办公思想和计算机、网络、通讯等现代化工具集成在一起的新型办公方式，中交天津航道局有限公司OA系统在办公室工作中的应用主要体现在公文处理、会议管理、车辆管理、印信管理、办公用品管理、综合业务六个方面，并在应用中大大提高了办公效率。

Abstract： OA is a new office mode that integrates modern office ideas with modern tools such as computers， networks， and communications. The application of OA system in CCCC Tianjin Dredging Co.， Ltd. is mainly reflected in document processing， meeting management， vehicle management， and letter management， office supplies management， comprehensive business， and it greatly enhanced the office efficiency in the application.

关键词： OA；办公室业务；效率；应用

Key words： OA；office business；efficiency；application

中图分类号：C931.4 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2018）12-0223-02

0 引言

随着我国信息化技术的飞速发展，各行各业都开始运用信息化手段来处理公司的各项业务，协同办公系统（OA）是一个将现代办公思想和计算机、网络、通讯等现代化工具集成在一起的新型办公方式。在应用中能规范工作流程，快速有效地处理公司内部的办公业务，使公司事务工作自动化、网络化、无纸化，达到协同工作的目的。

中交天津航道局有限公司于2011年开始建立协同办公系统，在前期主要建立了综合办公、资讯管理、合同管理、人力资源、财务管理、知识管理、法律业务等方面，几乎涵盖了公司管理的所有相关业务，其中综合办公涵盖了办公室六个业务板块（公文处理、会议管理、车辆管理、印信管理、办公用品、综合业务）实现了自动化办公的需求，通过对六个业务板块工作思路、工作流程的分析，相关数据的录入，设计出相对应的网上流程，每个流程节点都与日常工作中的岗位人员相对应，从而实现办公自动化、标准化、规范化。下面笔者就OA系统在公司管理中相关业务板块的应用体会与大家分享。

1 OA系统在公司公文处理工作中的应用

公文是日常业务和管理中的必要性和经常性工作。收发文管理作为传递信息、交流情况、商洽工作的重要途径，是公司管理重要的一部分。公文管理引进OA的主要目的，就是希望利用OA管理好公文收发的上行下达。

1.1 收发文管理

通过流程的设计及流程节点的控制，收文管理顺利实现了来文登记、分办、复核、承办、传阅、归档等功能，发文管理也实现了发文拟稿、审核、承办、会签、核稿、签发、印制、校对、分发、复核、归档等全过程管理。

中交天津航道局有限公司在收文登记中的特色功能就是发文转收文功能，通过此功能，可将二级公司的上行发文及上级单位下达的文件直接转换成公司的收文，并自动将来文单位、字号、题目及正文转入收文承办单，从而避免了来文登记繁琐的信息录入操作；在传阅过程中，根据文件内容对于一些阅知类的文件，可同时将文件送到多个部门及多位领导的系统中；文件办理完毕后，可直接将文件归入档案管理系统。据统计，自我公司引入协同办公系统以来，单份文件的平均办理效率由之前的三天节省到了一天，大大提高了文件的流转效率。

发文办理中的特色功能一是会签，在会签节点，通过设置会签串行或会签并行两个可选择的节点，文件发起人可根据文件内容选择适当的会签方式；二是印制，在印制节点，开发出了文件自动套红功能，通过提前将标准的文件格式录入系统，在文件制作过程中，可以通过此功能自动生成标准格式的公文，降低了文件格式出错的几率。同样，在文件发送完毕之后，可自动将文件转入档案管理系统。

1.2 文件催督办功能

催办是指對需要办复的公文，根据来文内容的缓急程度和承办的时限要求，对承办情况进行督促检查，以防文件积压。在催办过程中，秉承紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办的原则，中交天津航道局有限公司在OA系统中开发出了文件催办功能。该公司的公文催办功能主要是通过对收文登记表的设置，来设定需要催办文件的缓急程度、时限、主办部门的责任人相关信息，在到达文件办理时限的前一天系统将自动发短信到主责人员的手机，提醒主责人员尽快办理文件。系统还将所有需要督办的文件自动汇总，方便督办人员随时掌握文件办理进度，避免了文件积压现象。

1.3 OA系统在公文管理工作中较传统办公的好处

1.3.1 提高办公效率

传统办公中，对公文的签收、登记、分办、流转、传阅、承办，每一环节都需要工作人员带着公文到负责人员手中实现，依靠人为推动运转，整个流程受人为因素影响很大，同时也存在较大的随意性，过程复杂，时间长，办公效率极低。OA系统在公文流转中的应用，可以实现公文流转的自动化，每个环节都可以在OA系统中进行，甚至可以根据OA系统设定的公文流转自动化推进，保证公文的实效性，OA系统还可以实现无纸化的编辑、流转、审批等各个办公环节，在管理中也减少了公文管理人员的工作负荷。同时工作人员可以通过设置需要催办的文件，系统实现自动催办，工作人员实时跟踪公文状态，比人为的电话催办更省时省力。OA系统还通过规范公文格式自动套红等功能，自动生成标准格式的公文，减少了人为操作带来的失误，在公文处理的质量上实现总体的把控。

1.3.2 实现广泛的信息共享

传统纸质公文在信息流转与共享上受到很大的限制，一份公文只能同时在少数几人手中实现传递共享。但OA系统的应用则实现了公文的共享，通过电子公文的形式，实现全企业内的共享，甚至还可以跨地域的共享与交流。此外，在查找OA系统可以支持多条件组合方式，快速定位公文文件。

1.3.3 降低办公成本

傳统的公文都是纸质文档，不易存储、查询、重复利用率低。即时归类清晰，但查找起来也十分困难。OA系统的应用，实现了无纸化办公，降低了资源成本。

2 OA系统在会议管理中的应用

在传统的会议室管理中，需要人为的预订、登记，各部门对会议室的使用情况不能第一时间掌握，很容易出现工作安排不周到不及时及会议室登记不全被重复定出的事情，而办公室作为会议室管理部门，出现这样的事情还需要花费大量的时间去沟通协调，大大降低了办公效率。

自中交天津航道局有限公司OA系统引入会议管理功能以来，会议管理实现了登记、申请、审核、发布等一体化的管理。首先，办公室会议室管理人员将各会议室的大小、设备、位置、可使用时间等基本信息登记到系统中，公司各部门如需使用会议室可直接登录到会议管理系统中进行查看，然后在会议申请中选取此会议室，将会议召开的时间、人数等基本信息录入到系统并提交申请至会议室管理人员，会议室管理人员根据会议室的整体使用情况进行统筹安排后将会议室占用信息发布到系统，通过颜色的区分，更加清晰明了的显示会议室的使用情况，这样，更加方便下一个申请部门，大大提高了办公效率。

3 OA系统在印信管理中的应用

印章管理是企业管理工作中一项重要性的工作，且印章的使用是非常频繁的，在未开发OA系统印信管理工作之前，中交天津航道局有限公司对印章的申请使用主要以填写纸质审批单为主，纸质审批单的过程复杂、时间长、效率低，且用印事由处只能笼统的概括，不能清楚的记录每笔业务的内容，每年所需要盖章的文件多大2000多份，所产生的用印审批单也就存在积压堆积现象，日后的查找工作难度也很大，且随着时间的推移及岗位调动，经手人员无法清楚记得当时所加盖印章的具体内容。

OA系统在印信管理中的应用就解决了传统管理中诸多不便的问题，对于审批过程，经办人将审批单提交到负责人处，负责人可通过电脑或手机直接登录OA系统进行快速处理，同时，经办人在填写用印审批表的时候可以将需要用印的文件电子版上传至电脑，系统也讲永久性的保存这些数据，方便日后的查询及追踪（如图1）。

同样印信管理中的检索功能也是很强大的，查询人员只需要通过关键字的索引，就可快速查出想要查看的单据，并及时查看到当时所用印的文件，大大提高了办公效率。

4 OA系统在办公用品及综合业务中的应用

办公用品的申领是一个复杂的工作，由于部门数量较多，申请物品较零散，对于各部门每月的办公用品申请汇总是一个很繁琐的工作，而OA系统通过系统自动挑选、汇总，恰恰能将这项工作化繁为简。首先，工作人员可将公司可提供购买的办公用品型号、规格、样式录入系统，各部门人员如需申请办公用品，可于每月月底登录系统选择所需物品，之后系统将自动汇总公司各部门申请办公用品的数量、规格、价格，管理人员根据汇总结果采购分发即可。同时，系统可自动统计全年办公用品的消费情况，避免了人为统计所造成的失误及繁琐的工作量，工作人员还可实时查询已购买办公用品的花费情况，根据年度预算实时调整。

当然，OA系统在办公室工作中的应用不仅仅表现在以上的四大板块，在日常的工作中，经常会遇到一项制度或文件需要征求多位领导意见的情况，那么我们就可以通过OA系统中的系统中的协同工作来完成，工作人员可通过协同工作将次文件同时发送给需要办理的领导，领导们可同时对文件进行签批，最终的意见将返回到经办人手中，较之纸质文件的层层传递情况，大大提高了效率。

参考文献：

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[2]张佳蕊，王斐.办公自动化系统的发展与实现[J].科技致富向导，2009（14）.

[3]刘雁.OA办公自动化系统在企业中的实际应用价值[J].科技资讯，2009（13）.