对中等职业学校档案管理工作实践的分析

摘 要 加强中等职业学校档案工作的管理，对提高我国学校管理工作效率具有极为重要的意义。目前存在的问题包括，对中等职业学校在现今教育行业的地位认识不够;对档案管理的重要性认识不够，以及管理理念跟不上时代更替的步伐。对此的几点建议，摆正对中等职业学校地位的认识;了解档案管理的重要性，以及实现信息化档案管理。

关键词 中等职业学校 档案管理工作 实践分析

中图分类号：G717文献标识码：A

0引言

随着互联网的发展，信息传播速度越来越快，中职院校作为人数流动较大的单位，每天每年产生的数据量越来越多，传统的档案管理方式已经无法满足数据增长的需要，而效率更好的信息化档案管理方式也逐渐占据主流。在数据传输和移动速度飞速提高的今天，中职院校也应当进行档案信息化建设。做好档案信息化建设工作也是中等职业院校发展的基本要求。

1当前中等职业院校档案信息化建设现状

虽然随着互联网的发展，档案信息化建设已经在全国范围内展开，但是很多地方还没有完全进行改革。中等职业院校之中已经达到档案信息化建设的学校仅占百分之四十五，这离我们的目标还相差很远。我们将从几个角度探讨一下中等职业院校档案信息化建设过程中存在的问题。

1.1对档案管理工作认识不足

从当前中等职业院校档案信息化建设普及程度我们可以明显看出来，当前我国中等院校校方领导对档案信息化管理的认识仍然不足。部分中职院校对档案信息化建设还有一定的偏见，认为是浪费时间的行为。但事实上，无论是大型企业还是单位个人，当前都已进入了信息化的时代，档案作为人信息的一部分，也应当顺应时代的潮流，迈入信息化进程。虽然传统的方式已经沿用很多年，但是显然适者生存，新型的档案管理方式已经逐渐替代传统的档案储存方式。除了档案信息化建设滞后，我国很多中等职业院校的依法归档意识也不强，我国已经颁布《档案法》，明确规定了档案管理的重要性，很多学校仍然一意孤行，事实上却是与我国的发展相背离的，这样的不重视往往会严重阻碍中等职业院校档案信息化进程。

1.2档案管理制度不到位

虽然很多院校已经开始进行档案信息化建设，但是建设过程中的实际配套措施还不够完善，部分中职院校在进行档案管理工作时往往制度不明，奖惩措施也不足，因此本身属于长期工作的档案管理建设更加难以推进。档案信息化建设者的工作热情和工作积极性常常受到打击，反而难以促进档案信息化建设的完善。

1.3档案信息化建设人数素质水平一般

我国档案信息化建设是近几年起步的工程，因此很多院校难以直接招来人员，很多档案信息化建设人员都是临时雇佣，甚至有些达不到档案信息化建设的学历水平。建设人员的水平参差不齐，也就很难造就优秀的团队，那么在实际的建设过程中就会产生一定的影响，无论是工作效率还是工作质量都难以把控，这对我国中职院校的档案信息化建设来说是一个较大的问题。

2解决对策

在档案管理工作的发展过程总有很多的问题和困难需要解决，但是中职院校产生的问题都有一定的相似性。通过经验的积累，我们可以熟知常出现的问题，在面对这些常见问题时，我们可以顺利的进行解决。档案管理工作发展到今天以及逐步完善，然而中职院校的档案管理工作才在起步阶段，本文就当前大环境下档案管理工作的一些问题举例，以期对中职院校的档案管理工作有所启发，强化档案管理工作的有效性。

2.1提高重视

档案信息化建设结束之后，学校存储和提取档案的效率会直线上升，对学校对学生都有利，这是一件惠及全校人的大事。因此一定要提高学校的重视程度，这样在建设过程中也能保证效率。信息化建设必然是一项耗费资金的工程，因此学校要明白，拖的时间越长越消耗资金，学校应当把信息化建设归属到资金投入中去，确定工程建设的造价和时间，以免拖延时间太长，增大经济支出。

2.2完善档案信息化管理体系

首先，要形成档案管理工作的制度。聘请业务熟练的专制档案管理人员，专业的、系统的进行信息化档案管理工作，这样才能把档案管理工作结合到各项内容当中，使得档案管理实现正常化与规范化。档案管理的信息化具有很强的业务性与技术性，从原始资料的形成到信息档案的归档，中间内容复杂且又环环相扣。各个阶段形成的资料，需及时的归档封存，并及时的做好移交工作。我们要建立一套严谨的自上而下的档案信息化管理体系，资料的制作部门、档案的管理部门及使用部门需相互协调，相互制约，从而形成一套系统的文件信息化管理体系，强化档案资料的质量，保证档案资源的真实性可靠性，进而促进信息化档案管理的发展。

2.3改变档案管理的传统思维

档案管理的旧有体系，以人工操作为主，效率低，功能差等缺陷，造成档案管理的利用率大幅度降低。科学技术的不断前进，事业的飞速发展，旧有的传统档案管理体系无法满足当今的需求，信息化在档案管理中的应用尤为重要。通过软件的自我研发，或通过引进的方式对现有系统进行更新，利用便捷的工程软件来更好的进行档案的信息化管理。加强软件资源的开发工作，积极引进国外优秀的管理软件，创造条件使得国内的从业人员能够学习到发达国家档案软件方面的知识。

3结束语

档案管理事业有益于学校发展，对于人们意义非常重大，与院校内每个人的生活息息相关。时代的进步，中职院校也应当摒弃原有的传统的档案管理方式，由繁入简，采用效率更高，更有利于中职院校发展的档案存储方式。

作者简介：王元卿，男，生于1975年2月12日，籍贯，云南富民，汉族，毕业于昆明学院，本科学历，现任云南省轻工业技工学校老师。

参考文献

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