浅谈房产数据资料管理的重要性

摘 要：房产基础数据是全局数据采集的的核心，需要给与高度的重视，房产基础数据资料的管理是重点。通过建立完善的信息安全协调机制，完善信息安全管理的制度建设，建立纸质档案的数字化管理，重视数据资料管理的重要性，让广大居民的个人利益和信息安全得到保障。

关键词：房产数据；档案；电子化；安全

一、房产数据资料具体情况

目前，房产基础数据维护系统的信息数据比较集中，数据记录的住户内容非常全面。随着第三方的应用服务逐渐增多，如油田开发的“胜利管家”手机APP，使得油田职工足不出户就可以实现缴费、报修、个人信息查询等功能，其公积金、住房等数据即提取自房产基础数据。还有各小区各个物业站的一体化收费管理系统，需要根据房产数据的二手房交易情况，职工个人情况（如在职、退休、已故，离婚或再婚，房屋继承）的变更等，对数据做出最实时的更新，以保证物业站收费价格的准确性。另外在职工房屋权属登记工作中，子女上学开具住房证明，房屋权属纠纷，房屋档案查询等各项生活中常见的状况，社区房产必须保证房屋权属明确，数据准确，档案齐全，查找及时。可见房产基础数据维护工作的重要性，无论是在社区还是在全局，房产基础数据发挥着不可替代的作用。随着现代化信息量应用越来越广泛，这就要求对基础数据的维护工作更加重视，承担的科技维护任务也更加重，然而科技维护的岗位被逐渐忽视，房产数据资料管理出现了“短板现象”。

二、房产数据资料管理存在的“短板现象”

1、信息安全的协调机制不够完善

如今房产基础数据是全局数据采集的的核心，需要给与高度的重视，房产基础数据的信息安全是重点。作为房产基础数据的信息安全是其它各类业务顺利开展的保障，信息安全管理还涉及其他的数据应用机构。因此，需要建立完善的房产基础数据安全协调机制，强化各部门机构之间能够进行安全的沟通与协调，保障各部门之间数据的互相应用，强化数据应用人员对数据的保密性和安全性，使得房产基础数据的信息安全管理得到完善，还需要不断的完善信息安全协调机制，并且积极的开展信息安全管理的检查。

2、 房产数据资料管理的重视程度不够

通过社区实际情况的调查，各部门机构对于本单位的信息安全领导小组名单，仅仅局限于形式，而没有正式的管理规范。各部门机构都没有设置专职的房产信息安全管理人员，大部分都是其它工作的管理员兼职，对工作人员的管理不够规范，基础设施不够健全。各单位需要房产数据时，只有口头提出需求，没有提交书面需求报告，且经常更换接收数据的工作人员，对于数据的提取、去向，无法掌控，很容易造成职工住房及个人信息泄漏的风险。可见各部门机构对于信息安全的重视程度应该有所提高。

3、房产纸质档案管理方式落后

房产实物档案，目前一直沿用93年建立档案之初的模式进行，保存内容主要为：购房申请、购房发票、二手房交易资料、住户身份证复印件、房屋户型图等。保存方式为，按照房屋购买顺序，手工粘贴，一户一档案袋，按照楼号顺序摆放。由于纸质档案留存年代较久，特别是购房发票纸质很薄，而且都是复写的，经常会出现黏连撕破、复写的字迹越来越淡的现象。在查阅档案的时候，有些内容都模糊不清，难以辨认。长此以往，房产档案的管理将会有名无实，失去其保存的价值，迫切需要改善当前的管理模式，摒弃落后的管理方式，及时与现代电子化管理挂钩，加大保存力度。

三、房产数据资料管理的策略

1、建立完善的信息安全协调机制

为了能够增强房产管理机构对于信息安全管理的重视程度，房产管理工作积极与各机构部门进行良好的数据信息安全沟通与协调，使得房产基础数据能够实现资源共享并且保证数据的安全。各部门安排专职房产工作人員，数据提取时，提供相应的数据需求及用途，做好保密守则，绝不出现个人信息泄漏情况。不断的提高房产基础信息安全管理的应急能力，建立协调机制的同时，确保协调机制能够持续的正常运作。

2、完善信息安全管理的制度建设

为了能够提高房产基础数据信息安全的标准化，应该结合信息安全检查相关法律法规，制定完善的数据信息安全管理制度，明确各部门的法律责任以及义务。制定完善的信息安全检查制度，确保检查内容以及流程的一致性。进行责任制度细化，对于违反规定的相关事项，根据规定进行处罚，确保制度的约束力。

3、建立纸质档案的数字化管理

为了更加规范房产实物档案的管理，协调配备扫描设备，更新管理软件，部署人员到位的基础上，加大业务规范，前期完成当年二手房交易的房产纸质档案的电子化，形成电子档案，便于后期的查询与迎检工作。在此基础上，按照业务量，分批将以往有价值的档案资料进行电子归档。尤其是从1993年房改以来至2003年开始内部二手房交易业务，由于相隔年代较久，职工常常出现找不到购房发票的现象，可见这部分档案资料具有多年保存价值，需要通过留存电子档案进行备份，以便查询。

针对互联网时代各类犯罪活动增长，信息安全面临的形势越来越严峻。房产基础数据虽然只是庞大的网络资源的一点点，但是也关系着广大居民的个人利益和信息安全。做为房产管理人员，切实要求自己，做好房产基础信息的维护，时刻提醒自己，房产数据安全永远放在第一位，确保房产基础信息安全得到保障，重视对各部门机构做好房产数据资料管理的检查工作以及指导工作。

参考文献：

[1]蒋明师，浅谈运用计算机对企业房屋管理的必要性，科技创新与应用，2012（9）：41-41

[2]高尚泉 金强，推进我市个人住房信息系统建设的几点思考，中国房地产，2011（03）

[3]左琪，论个人住房信息系统在房地产经济管理中的重要性及创建思路，科学之友，2011（08）

作者简介：

李洪领（1969—），男，山东禹城人，大学本科，经济师