论档案信息化的系统性及要素关联模式

王菊

摘 要：在信息化技术的不断渗透过程中，新型的档案系统被构建起来，在处理档案相关的事务时，应用信息化技术可以达到更快的处理速度，因此很多档案管理部门已经加大了信息化手段的应用频率，虽然档案事业的信息化改进进程在不断加快，但是一些特殊的问题仍旧对于档案事业的改进活动起到了阻碍的作用，管理者要充分系统信息化改进活动的要素关联模式以及系统性。

关键词：档案信息化；系统性；要素关联模式

信息化活动是现代化档案事业进步的一种比较明显的标志，基于档案行业原有的问题，信息化活动已经全面开展，从档案信息所处的载体以及处理方法等多种角度来优化该行业。在进行档案信息化相应的工作时，管理人员需要将档案信息具有的价值充分提升，使其系统性更为明显，加大对部分特殊的档案资源的开发力度，构建出可靠的要素关联模式来完善信息化的档案资源库。本文谈谈关于档案信息化活动的要素关联模式以及系统性的主要看法。

1 系统性概述

档案信息化具有突出的系统性，这种系统性体现在工作要素以及工作环境方面，由于工作环境与常规的工作要素具有紧密的连接性，因此档案信息体系可以被看做一种内涵丰富的综合体，在信息化工作中，需要先优化信息结构，同时将原有的封闭化档案部门进行开放，以此为共享档案信息做好准备，为了给档案信息化活动提供开设条件，需要做好环境以及技术等多个方面的准备性工作，档案信息应用工作具有一定的服务性，因此档案应用者的实际需求很关键，技术升级以及优化管理都是必要行为。如果想要提升信息化改进活动的成功率，就要把握好这项工作的系统性，强化各种内部元素之间的联系，从技术、工作环境等多个方面给收益极高的档案服务活动提供条件。

2 要素关联模式分析

在构建信息化要素的关联性模式时，必须要处理好几个基本要素之间的关系。

2.1 操作要素与属性要素

档案信息的多元化的产生原因基于档案的数字化，其中包括各种格式的文本，图像和声音以及音频和视频等等。但是不同的属性特点需要采用的操作模式也会随之变化，因此，属性和操作的信息共同构成了档案信息的复杂性。可见在实际的档案信息化系统中，需要充分考虑到信息的载体形式以及实现的网络环境等等。档案信息化的服务和设计功能是相对较为重要的两个因素。

在应用中，要做好这两种模式的关联工作，具体来说，复合文档模式要和相对应的操作相结合，形成一种操作性较强的信息实体。在实际的工作中，描述方式和转换方式要并用，要应用科学的元数据来对各种类型的信息属性践行描述和处理，同时将硬件环境和软件环境向区别。组件模式也是档案信息化过程中一种必不可少的形式。通过组件进行分装可以促进各种关联要素的协调发展。

属性要素和关联要素相关联的最有效途径就是采用组件方式，主要是由于这种方式的应用可以对系统的结构进行简化，同时还能够实现一种较为常见的动态效果。另外，从管理角度和技术角度来看，这一点是很容易理解的。同时还需要结合面向服务的体系结构来形成不同功能的信息单元，也就是将相应的结构和契约线连接。

2.2 技术要素与管理要素

在构建关联模式时，必须要对技术与管理这两种要素之间的关系进行认识，在做好分别做好两方面工作同时，还要将这两种截然不同的工作结合进行，在安排档案管理工作人员时，需要优先选用具有极强的实践能力的工作人员，这部分工作人员还要具有较强的专业能力，因为管理工作的必要条件就是管理者的技术性。为了更好地做管理工作，可以尝试将其进行分解，划分成不同的部分，分别处理。技术性工作也是信息化活动中的必要工作，尤其是在软件开发这个方面事务处理上，开发工作必定需要技术援助，但是这部分的管理工作也很重要，科学的管理行为可以给技术人员创建良好的技術研发环境，开发效率也能够充分提升。因此可知在信息化工作环节中，必须要缩小技术与管理两种元素之间的距离，这两种要素均会影响信息服务效果。

2.3 系统相关性分析

完整的企业信息系统包括了事务处理系统、管理信息系统、决策支持系统、人工智能、专家系统，这些系统形成了操作、战术、战略三个功能层次及自低向上的信息数据支撑结构。对应于档案信息化服务系统，可以将档案管理与服务形成一个类似的系统层次，将其对应分为档案事务处理、档案信息化系统、档案信息资源管理与服务系统，它们自底向上形成具有数据支撑关系的层次结构，其中事务处理子系统按照档案管理的要求对档案原始资源进行收集、加工及保存，也是对上层服务的基础，具有相对的完备性、独立性及稳定性。档案信息化系统用于将档案资源按照社会服务需求将其组织成数字信息资源，通过进一步对其进行分类、加工、存储，最终形成便于在分布式网络环境下应用的信息资源管理系统，该子系统在基本管理内涵与数据结构上有一定的稳定性，但在技术环境、数据模型等方面有一定的动态性。服务子系统按照一定的主题需求发布相关信息，直接向社会提供服务，或进行信息分析、决策支持等应用，系统具有相对的动态性、虚拟性、时效性。

2.4 一致性分析

在档案信息化及利用过程中，由于信息与信源的可分离性，因此在信息化与信息服务过程中，要保持档案实体蕴涵的内容与对应的数字信息在语义上保持一致性也是面临的关键问题之一。档案是非现行或半现行状态下的文件，具有长期不变性的要求，但对应的数字信息在利用过程中必然与计算机内存及网络传输信号相关，从理论上来说任何基于数字形式并存在于计算机内存中的数据都是可以被访问和修改的，只是要求的技术水平和代价不同。

因此，为了维护档案实体与对应信息资源的一致性，必然产生各种附加属性，如副本信息、元数据信息、用户访问控制信息、摘要信息等，保持这些信息与档案实体相关元素的一致性关联，无论从技术层面还是管理层面都是十分困难的事，需要较高的维护代价和管理成本，同时也导致利用效率的降低。这些要素之间的关联应建立在主因素基础之上，在相关技术条件允许的情况下建立以语义为核心的关联模式，通过语义形成能够唯一标识的关键字段建立各相关信息要素之间的联系。

3 结束语

档案信息化活动给档案部门带去了一些极富生命力的新变化，将传统化的档案系统充分改进之后，使更多的档案资源被赋予了新的价值，在开展并完善档案信息化活动时需要将常规的信息服务的基本特征充分展现，包括时效性、可用性、高效性积极公正性，而档案具有的价值特点包括凭证性、原始性等，因此在信息化进程中，不能将信息化改进与数字化改进混为一谈，而是要充分区分二者，同时认知档案信息系统的复杂特点，积极找出档案系统的各种存在关联性的要素。

参考文献：

[1]姜思茗. （2016）. 论档案信息化的系统性及要素关联模式. 中国科技投资（24）.

[2]王宇. （2015）. 论档案信息化的系统性及要素关联模式. 科学与财富（8）， 9-9.

[3]罗评娉. （2015）. 论档案信息化的系统性及要素关联模式. 民营科技（2）， 257-257.