建设现代化管理模式的办公室

吴新军

摘 要：随着社会的发展，各大公司也在积极的进行自身的改革。主要是因为当前社会发展太快，如果不进行变革就将会被淘汰。但是这种变革一般来说都是从最基础的单位进行的。不过，在单位中，虽然人是最基础的单位，但是每个人由于隐私权等问题是无法进行一对一改革管理的。这就需要从人的上一级单位开始，也就是办公室。在当前来说，办公室对于公司，就像是细胞对于人，如果办公室出现问题，那么公司也会出现问题。笔者就针对当前的办公室情况进行探究，来得出如何进行办公室的现代化管理。

关键词：办公室；管理；科学化

随着社会的发展，任何行业想要获得更好的前景，都需要企业本身能够快速高效的运行。这就需要企业从每一个部分进行优化。而优化的主要部分就是办公室的管理。办公室是企业中最基础的部分，只有做好办公室部分的管理，才能保证任务的具体实行不会出现问题。尤其是当前社会，信息量较大，如果办公室的现代化管理工作做不好，很容易导致办公室内部出现混乱的情况。

1 办公室的重要性

在阐述办公室的重要性之前，我们首先要知道的就是办公室是什么。根据官方解释，办公室一个集中处理中枢，它负责汇总，传达，处理等一系列任务。有些类似于电子计算机的CPU。而通俗的讲，办公室所负责的工作就是上傳下达。有些类似于清代的军机处。它需要接收上级的命令，然后将命令按照具体的工作进行分工，然后再按照分工将内容下达到不同的部门中去。这就是办公室的作用。因此，在整个公司的狂阶结构中，办公室就是一个处理中枢。它紧密的连接着每一个部分让每个部分都能有序的进行运转。如果办公室自身出现了混乱等问题，那就会导致整个公司一塌糊涂。其具体的重要性，笔者认为可以体现为如下几个方面：首先是办公室承载着处理的重要任务。根据办公室的具体任务，我们得知办公室的任务之一就是处理公司上下汇到的一些文件，这些文件是整个公司运行的指令。只有这些指令都得到有效的合理的处理，才能让公司正常运转。因此，就需要办公室能够有一个合理的管理制度，首先确保办公室的高速运转。其次是办公室有效的将各个部门联合在一起。公司的各个部门之间的相互联系其实并不多，因为去分工都是独立的。为了能够让这些独立的信息形成一个整体，就需要办公室能够将这些信息整合起来。如果不能有效的整合，那么各个部门之间就无法形成有效的配合。企业也会产生混乱。最后是简化决策层的任务。一般来说，公司对于各类信息的第一次删选了处理是由办公室来完成的。如果办公室不做这个工作，那么这个工作就需要交由上层决策结构进行，这样就耽误了决策机构的工作，导致公司的运转速度下降。所以，在当前看来，为了保证企业的高效运转，进行办公室的现代化管理模式建设，是非常有必要的。

2 办公室现代化科学管理的主要内容

随着现代公司经营管理模式的演变，办公室的职责也逐渐发生了变化，目前来看，可主要概括到管理的制度化、程序化和自动化三个方面。

2.1 制度化。办公室管理的制度化，是指办公室的管理有一套健全而又切实可行的规章制度，将办公室的办事规程、行为准则以条文的形式确定下来，把办公室人员的行为纳入管理规范之中，提高工作效率和质量，做到凡事有章可循，有据可依，确保公司决策与管理制度化、标准化、规范化，为公司近期目标实现和长远发展提供制度保障。制度化工作应着重抓好如下几项制度：一是会议制度。会议是传达指示、研究问题、形成决策、部署工作、总结经验的一种重要形式和管理手段。研究会议管理规律、提高会议效率已成为当今一门新兴的专门学问，是科学管理办公室的重要内容。搞好会议管理必须着重解决如下两个问题：（1）严格控制会议数量。如果无论大小事情都要通过开会决定，会议将会泛滥成灾，领导者的许多精力和时间也将消磨在茫茫“会海”之中。因此，建立严格的会议审批制度，可开可不开的会议一律不要开；能小会解决问题的就不要开大会；能短会解决问题的就不要开长会。（2）提高会议质量和效率，充分做好会前准备，并严控会议时间，做到议而有决，决而有行，防止拖泥带水、会议结论模糊不清。二是公文处理制度。公文的处理是一项政策性强且细致复杂的工作，如没有一定的章法很容易出差错或造成公文旅行、公文积压，导致效率低下。为此，必须建立健全公文制度，通过现代化公文管理软件和工具，提高办文质量，加速公文运转。（1）规范公文种类，通过办公OA等现代化途径发布公文分类。（2）统一公文格式和固定行文关系，通过办公OA系统设置，统一规范各类公文的行文要求和行文关系；（3）准确、及时、安全、保密地完成各道公文处理程序，保证和提高公文运转的效率。三是接待制度。迎来送往是办公室日常管理的基本内容。其工作的好坏，直接影响到机关或企业的形象和声誉。

2.2 程序化。所谓的程序化就是办公室在进行具体的工作的时候，应该是按照一个具体的顺序进行的。在当前看来，制定这个顺序，所需要做的就是考虑这四个方面：可行性，有序性，系统性和简洁性。这四个方面必须全部做到，才能保证办公室的新程序能够有效的运转。首先我们来说说可行性，可行性就是指办公室的具体运转流程是可以实现的。而不是一种空想的合理流程，否则就会造成工作室工作中出现断层，在某一部分的时候出现卡顿或者无法实行的情况。第二点就是有序性。办公室的运转具备有序性是非常正常的。因为其工作是较为杂乱的，因此就需要程序具备一定的秩序，这样才能保证整个流畅正常运转，不会出现疏忽和遗漏，这样才能保证办公室的工作是正常进行的。第三个方面是系统性。系统性主要是因为办公室作为一个连接的枢纽，如果办公室的办公流程不是一个全面的系统，那么就会让其他部门与办公室做合作的时候无从下手。最后是间接性。这点原则基于当前社会的情况，当前公司的发展都需要公司能够高效高速的运行，而办公室作为一个处理中枢，如果其办公流程不够简洁就会拖慢整个公司的办公效率。因此在进行程序化制定的时候，就必须考虑简洁性。只有具备了这几点的办公程序化规则才是符合当前社会发展的规则。

2.3 信息化。随着互联网信息时代的到来，信息化办公应运而生。办公自动化为办公室信息的收集和传递，公文的处理以及其他管理工作创造了良好的条件，大大地提高了办事效率，促使办公室管理由传统的、经验的管理转向现代的、科学的管理。这是办公室管理的重大变革。因此，办公室人员必须高度重视办公自动化在实现办公室管理科学化中的重要地位和作用，努力创造条件，积极地促进办公室自动化的进程。如可以在办公OA里综合建立系统，覆盖公文、公告、制度、日程等模块，大幅提高公文处理效能，建成效率高、反应快的办公决策服务系统。

3 结束语

现代科技的快速发展带来了现代办公的便利，办公室管理应紧跟时代步伐，秉承现代化科学管理理念，在办公管理具体工作中充分使用现代化管理方法和工具，从而将办公室传统意义上“重、苦、杂、难”的各类工作系统地规范化并“简化”，更好地做好办公室各项基本工作的同时为现代组织提供更优的办公室服务。

参考文献

[1]李晓军.针对科研单位特点 努力做好办公室工作[J].办公室业务，2002，6.

[2]邵源梅.浅谈科研单位办公室管理的定位与转型[J].云南科技管理，2004，5.