论档案信息化管理中纸质档案的重要性

李明洋

摘 要：纸质档案是一种传统的档案载体，这种档案载体主要是通过纸和笔的形式展现的，主要的目的就是对人类的活动进行相应的记录，在一般的情况下，是通过文字的形式所存在的，还有些档案内容是通过图表的形式展现的。在信息化发展的过程中，电子档案越来越普遍，但是纸质档案在档案管理的过程中依然有着重要的作用。本文就是对档案信息化管理中纸质档案的重要性进行分析，为相关的研究提供借鉴。

关键词：档案信息化管理；纸质档案；重要性

我国的信息化水平在不断的提高，在信息化水平不断提高的今天，档案信息化管理已经成为了档案管理的重点，但是在档案信息化管理的过程中，不能够忽视纸质档案的重要性，纸质档案也是档案管理中十分重要的内容。在档案管理的过程中，必须要明确档案信息化管理是不能够完全的取代纸质档案的，只有将纸质档案与电子档案进行有机的结合，才能够保证档案的管理水平。

1 纸质档案

1.1 纸质档案的含义

纸质档案主要就是利用纸和笔来对相关的事件进行记录的一种方式，这种方式主要是通过图标或者是文字来进行表达的，在此基础上所形成的纸张内容就能够被记录成为档案，档案资料必须要进行保存。纸质档案有着悠久的历史，不同的阶段，纸质档案有着不同的作用，在纸质档案发展的过程当中，对我国经济社会有着重要的影响，是十分重要的文化载体，进一步的促进了档案文化的发展。

1.2 纸质档案的优点

1.2.1 载体和信息有着较强的依附性

纸质档案进行保存的过程当中，档案的载体和信息是统一的，这样就能够充分的保证整个纸质档案信息的原始性，而且纸质档案信息在利用的过程当中并不会被轻易地篡改，在一定程度上满足真实性的要求。而且档案信息在储存的过程当中，还有着一定的可靠性特征，是一种纸质存储介质，这种纸质存储介质有着较好的依附性。除此之外，纸质档案信息和载体是紧密联系的，在修改的过程当中是极为困难的，这样就保证了纸质档案内容有着一定的稳定性，使得载体和信息都能够被充分的利用，而且在应用的过程当中，仅仅对图表和文字进行获取就能够应用相关的信息，不需要经过比较复杂的步骤。

1.2.2 介质的耐久性较强

纸质档案自身耐久性的特征，正是由于这一特征，纸质档案在使用的过程当中，能够有着较长的存储时间，而且在存储的过程当中也不会受到损伤，储存的时间比较长。纸质档案在存储的过程当中，如果存储不当，也会出现氧化或者是水解的现象，但是对于这一现象可以进行人为的控制，只要减少可能会发生化学反应的条件，这样就能够延长纸质档案的使用寿命，最大限度地发挥纸质档案的价值。

2 纸质档案在档案信息化管理中的重要性

2.1 纸质档案原始凭证能够保证档案的真实性

纸质档案原始凭证是档案生命力的基本表现之一，在档案信息化的过程当中，通过网络化和数字化，无法充分的满足电子档案的法律效力和真实性的要求，而纸质档案在管理的过程当中，能够充分的保证及纸质档案内容的真实性。相对于电子档案来说，纸质档案自身的法律效力和真实性较高，在这样的情况下，纸质档案在应用的过程中就有着更大的价值，对于相关的研究来说，也有着重要的影响。在档案信息化管理的过程当中，有些电子档案无法确定其真实性，在这样的情况下，纸质档案就变得更加的重要，对于一些十分重要的文件档案，如果利用电子文档的形式进行保存，在这一过程当中，还必须保留有原始的纸质档案，这样才能够充分的保证档案内容的真实性，提高其法律效力。尤其是在计算机技术和网络技术不断发展的今天，档案的空间范围也在不断的进行扩大，因此必须要重视纸质档案管理中的真实性，在此基础上，对纸质档案进行保存。

2.2 纸质档案的稳定性能够满足档案信息安全性的要求

档案信息化管理的过程当中，需要使用计算机软件系统和硬件系统，在档案信息存储的过程当中，也需要使用计算机，能够提高管理的效率。相对于传统的纸质档案来说，电子档案在利用存储和传输的过程当中安全性较低，尤其是保密性文件极容易被泄露，这是因为网络自身有着一定的风险，可能会导致这些信息被盜取，这样就导致了电子档案的安全防护工作存在着极大的难题。很多存在于电子档案中的信息安全问题不可能出现在传统的纸质档案中，且纸质档案安全管理的模式和经验都已经非常成熟。要确保信息环境下的电子档案的安全可靠，不仅需要开发和应用诸多类型的信息安全与技术手段，纸质档案提供的安全保障也有着不可替代的作用。

2.3 增强档案信息保存与利用价值的永久性

因为电子文件必须在光盘、磁盘等电子介质的虚拟空间中存储，就不可避免地被存储载体、技术条件和外部环境等因素影响，与纸质实体档案相比，有着比较低的保存和使用寿命。纸质档案安全保存产生威胁的环境，对电子档案存储载体和使用设施保管的要求更为苛刻。对纸质档案来说，为其提供冷热干湿条件适宜、远离自然灾害和人为盗取破坏等因素的环境，则其有着可以超过一千年以上的长期寿命。

3 发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的方法

3.1 促进档案管理人员观念的更新

长期以来，纸质档案都是档案管理人员的管理客体，档案管理人员已习惯于传统纸质档案的管理方式和方法。但是，由于纸质档案与电子档案共存是一个无法避免的发展趋势，这就要求档案管理人员面对现代档案管理信息化大趋势尽快使自己的思想观念实现从传统到现代的转变，以全面型档案管理人才的标准要求自己，与时代的要求合拍，科学管理电子档案。档案管理人员只有在不断提高自己综合素质的基础上，进一步强化自我创新能力，才能树立起现代档案管理人员的新形象。

3.2 完善档案管理标准与制度

档案信息化管理离不开与计算机技术的结合。数据的质量决定着档案信息的质量，合格的数据格式必须将相关的标准建立和完善。同时，还要推进新型档案信息载体存贮格式与转换标准、多媒体设备标准等项目。因此，必须将完善的档案管理标准与制度建立起来，进一步规范电子档案和纸质档案工作。

4 结论

在档案信息化管理的过程中，档案管理人员要认识到档案管理的重要性，重视纸质档案的存在，充分了解纸质档案对于档案管理的意义，明白其真实可靠性以及稳定性是电子档案所不能替代的。因此，在信息化转变的过程中，档案管理人员要充分发挥电子档案以及纸质档案的优势，将二者互补，只有共同发展，才能确保档案利用得到最佳效果。

参考文献

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