如何优化人事档案管理工作

黄桂珍

摘要：随着人才流动性的日益提高，人事档案管理工作中暴露出诸多问题，为使人事档案工作能够与新时代社会发展要求相适应，需要不断提高人事档案的管理水平。现有的人事档案工作能否适应社会的变化和需求，如何优化人事档案管理流程，提高档案利用价值是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。

关键词：优化；人事档案；管理

一、人事档案管理的重要意义

现代管理理论强调管理的核心是人的管理，人必须具备一定的能力才可能完成管理过程。而人事档案对于每个人来说都非常重要，它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录，具有重要的价值。它的作用不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益都无从得以保障。

1.1人事档案管理的重要意义

对于用人单位来说，档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。档案是历史的真实记录，通过利用档案可以清楚地了解一个人过去的工作轨迹，总结经验教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。现代的机关、事业单位为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面、准确地了解一个人，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总、归入本人档案，作为考核依据，从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。

现阶段，在档案的凭证、参考等诸多作用中，普通公民还是主要利用档案的凭证作用。由于档案具有真实性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效力。人事档案不仅为单位用人、选人及人力资源科研、教学和管理等工作服务，同时也为个人切身利益服务，帮助解决没有档案就无法解决的问题。对于个人来说，无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等手续都将以档案材料的审核为重要依据。

二、人事档案管理中存在的问题

首先，真实性是档案的基本属性，失真使人事档案失去了凭证价值。我们在工作中发现，有的档案材料中参加工作的年龄越填越小、学历越填越高、工龄越填越长、有的档案材料甚至出现了有涂改痕迹的现象，严重削弱了档案的权威性、严肃性，使得人力资源管理计划中的配置、退休解聘、补充等计划不能正确制定，必将给当前配置及未来人力资源的开发和使用带来极大的阻碍，从而有可能使单位错过很好的发展机遇。其次，人事档案是一个人社会实践经历的真实写照，它是对一个人面貌的全面、历史、客观地反映，它能使考察者在翻阅档案时，如见其人。但是，如今的人事档案材料单一、内容抽象，鉴定、考察材料中套话、空话多，根本体现不出个性特色，在个人正常晋升和选拔中已经失去了参考价值，进而影响了一个人工作的积极性，导致单位整体工作水平及工作效率的低下，削弱了人事档案对人力资源开发的价值。另外，人事档案归档过程应当是一个前后衔接、连续划一的有机整体，但长期以来，由于宣传力度不够，个人重视不够，导致了档案材料分散、缺失。如：由于工作调动，致使一部分档案材料滞留在原工作单位；学生参加工作，档案留在学校；取得学历文凭，学历材料存放在自己手里等等。当前，人才流动性大，各单位为提高工作效率，采取一系列措施引进高素质人才，其中就包括为引进的人才重新建档的情况。这些现象，严重破坏了人事档案内容的完整统一，降低了人力资源管理的效力。

三、优化人事档案管理工作的策略

时代在发展，社会在进步，档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，科学规范的档案管理可以不断地提升一个机关、事业单位的管理水平。

1.提高相关工作者的责任感。对收集的档案必须进行严格的审核，努力将真实、完整的档案归进档案库中，严格控制好质量。坚决杜绝粗心大意，鉴别档案的时候，管档工作者应该认真负责，具有较高的责任感。

2.提高档案管理意识。切实强化对人事档案工作的管理。领导关注是落实好档案管理工作的前提条件，应该把人事档案管理工作归进自己单位的议事日程之中，切实加大资金、人力、物力等投入，定期督导检查人事档案管理工作。另一方面，针对现阶段档案管理意识普遍较低的具体状况，应该进行积极宣传，使广大干部职工充分认识人事档案工作关乎个人利益，在整个组织内部对人事档案形成统一认识，进而使整个社会体会到人事档案管理工作的价值。

3.规范档案材料鉴定。人事档案的鉴别，是一项政策性很强的工作，它决定材料的取舍，是维护人事档案真实性和完整性的一项重要工作。所以要做到随时收集、随时鉴别，包括鉴别是否属于人事档案材料，手续是否齐全，格式、填写是否规范，材料是否真实，把好材料“入口关”，剔除没有价值的材料、假材料。坚持实事求是，以有关文件及相关部门制定的政策规定为依据判定材料的价值，确定材料的取舍，明确鉴别工作的政策、界限、工作程序及归档范围。文件各项规定对鉴别工作具有宏观指导意义，但每一份材料所反映的具体问题，是不可能从中央文件中都找到现成答案的，需要人事档案工作者对具体问题作具体的分析。确定材料的取舍，切忌主观臆断和望题生意，一定根據材料的内容和材料形成的客观历史条件来判定。

4.推动人事档案管理工作实现信息化。运用信息化技术手段开展人事档案管理工作是新时期的一个必然要求，能够起到事半功倍的效果。通过扫描仪、照相机、录像机、计算机等相关技术手段，将图片、文字等纸质资料转变为电子数据信息，实现人事档案的信息化和无纸化办公，构建起系统全面的人事档案管理信息系统，通过专业管理软件开展人事档案相关工作，例如编制目录、检索与档案资料传阅、档案催缴以及查询等，从而使人事档案信息的正确性与实效性得以提高。

5.加强培训，提高人事档案管理人员的业务素质

加强人事档案工作队伍建设，选择党性强、作风正、工作勤恳、忠于职守的人员从事档案工作。定期举办关于人事档案管理方面的培训班，进一步提高基层单位工作人员的档案管理业务知识水平。熟练掌握如何收集、鉴别归档材料，整理、装订档案的技术，丰富外语和计算机知识，全面提高档案管理人员的业务素质。要深入开展职业道德教育，培养档案管理人员的事业心、责任感和使命感，使其树立法律意识，维护档案材料的真实性，加强档案工作的保密性，使档案管理工作沿着更加正规的轨道发展。

结束语：总之，时代的发展给人事档案的工作提出了新的要求，也带来了新的机遇，我们应该以对党的事业高度负责的态度， 以对后代、对他人高度负责的精神， 解放思想、实事求是，积极探索档案现代管理模式，做到档案管理工作的规范化、科学化、现代化，以增强档案管理工作的活力和生命力，使人事档案管理工作获得更大的发展。

参考文献：

[1]李文琴.浅谈人事档案管理工作. 2009.11

[2]周新平.当前人事档案管理中存在的问题及对策探究.2015.7

[3]郑嘉欣.加强人事档案管理工作的一点想法.2011.6.

[4]王晖.谈人事档案规范管理的必要性.2014.3